आप किसी भी समय किसी भी समय से निपटने के लिए ईमेल की मात्रा सीमित करके अपने सभी ईमेल प्राप्त कर सकते हैं।
यदि आपके पास दिन के एक से अधिक संदेश हैं ...
... आपके इनबॉक्स में, "यह हर पल के साथ सौदा करता है" - दृष्टिकोण आपके लिए काम नहीं कर रहा है।
यह तुम्हारी गलती नहीं है। यह दृष्टिकोण केवल उन लोगों के लिए काम कर सकता है जिनकी केवल नौकरी ईमेल जितनी जल्दी हो सके उत्तर देना है।
सौभाग्य से, थोड़ा अलग एवेन्यू आपको ईमेल द्वारा निर्बाध काम करने देता है, फिर भी उचित समय के भीतर जवाब देता है, महीनों तक कोई ईमेल अतिदेय नहीं है और ईमेल बैकलॉग से छुटकारा पाता है।
कल से निपटकर आसानी से अपने ईमेल के शीर्ष पर जाओ और रहें
अपने ईमेल पर पकड़ पाने के लिए:
- इन्हें इनबॉक्स से बाहर ले जाएं ।
- सुनिश्चित करें कि स्वचालित मेल जांच और नई मेल घोषणाएं बंद हैं।
- कल मिलने वाले सभी मेलों के साथ सौदा करें , जैसा कि आप फिट देखते हैं उतने बैचों में।
- कम बैचों, बेहतर। यदि आप कल के सभी मेलों को एक ही समय में देखते हैं, तो संभावना है कि आपने कम से कम समय और प्रयास बिताया है।
- आपके ईमेल प्रसंस्करण के लिए समय निर्धारित करें ।
- क्रम में संदेशों के साथ सौदा करें।
- अगर किसी संदेश को शोध की आवश्यकता होती है, तो कल के लिए उस शोध को शेड्यूल करें, और प्रेषक को पता चले कि आप उन्हें वापस ले लेंगे। यदि अधिक काम की आवश्यकता है, तो लंबी अवधि के लिए शेड्यूल करें।
- सुनिश्चित करें कि काम पूरा होने पर आप मूल संदेश पा सकते हैं। प्रेषक और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कार्य के साथ मिलकर नोट पर्याप्त होना चाहिए। मैक ओएस एक्स मेल में , आप लिंकबू का भी उपयोग कर सकते हैं।
- आप एक स्मार्ट फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं जो कल केवल आने वाले संदेशों को प्रदर्शित करता है, उदाहरण के लिए झंडे (वैकल्पिक रंगों में लेबल दिन, उदाहरण के लिए) लागू करें, या आगमन की तारीख से क्रमबद्ध करने पर भरोसा करें।
- आप किसी भी ईमेल के लिए समय-समय पर अपने इनबॉक्स को तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता के लिए देख सकते हैं।
यदि आपका काम इसकी मांग करता है, उदाहरण के लिए दिन में तीन बार दैनिक से अधिक बार प्रक्रिया करें। आप जो भी अवधि चुनते हैं, महत्वपूर्ण तत्व यह है कि जब आप इस पर काम करते हैं तो ईमेल की सूची नई प्रविष्टियों के लिए बंद होती है।
ईमेल इनबॉक्स की दैनिक प्रसंस्करण क्यों?
जब तक आपको मेल से अधिक बार निपटना न पड़े, मैं आपको दैनिक प्रसंस्करण की कोशिश करने के लिए आमंत्रित करता हूं। इसके अतिरिक्त लाभ हैं:
- आप तुरंत जवाब देने के उदाहरण को खतरनाक रूप से सेट नहीं करते हैं, एक प्रतिबद्धता जिसे पूरा नहीं किया जा सकता है।
- एक दैनिक कार्यक्रम रखना और याद रखना आसान है।
- आप प्रत्येक प्रकार के संदेश के लिए दिन का सही समय चुन सकते हैं।
सबसे आसान ईमेल पहले संभाल लें!
भले ही यह आपकी शैली सामान्य रूप से नहीं है,
- पहले रास्ते से सबसे आसान संदेश प्राप्त करने के साथ प्रयोग करें।
एक बार जब आप अधिक चुनौतीपूर्ण ईमेल प्राप्त कर लेते हैं, तो स्थिर प्रगति ने उन्हें पहले ही थोड़ा सा ठहराया है। यदि आप आसानी से आगे बढ़ने से पहले जटिल को स्कैन करते हैं, तो आपने समाधान के साथ कुछ समय बिताया है।
क्या होगा यदि मैं अपना इनबॉक्स खाली करने का दिन याद करता हूं?
यदि आप यात्रा या छुट्टियों के कारण कुछ दिनों से चूक जाते हैं, तो यह कोई बड़ा सौदा नहीं है।
- ईमेल के साथ सौदा करें जैसे कि वे कल पहुंचे थे।
अक्सर, दो दिन या यहां तक कि एक सप्ताह के ईमेल से गुज़रने से एक दिन संभालने से ज्यादा समय और प्रयास नहीं होता है।
यदि ईमेल का ढेर इतना ऊंचा है कि आप इसे एक दिन में सौदा नहीं कर सकते हैं, तो दूसरी रणनीति आपको मदद करेगी:
ईमेल का बैकलॉग कैसे साफ़ करें
ईमेल के बैकलॉग से छुटकारा पाने के लिए:
- एक नया फ़ोल्डर बनाएँ।
- अपने इनबॉक्स से सभी बकाया ईमेल को उस फ़ोल्डर में ले जाएं।
- हर दिन और किसी और चीज से पहले, बैकलॉग फ़ोल्डर में कम से कम एक संदेश के साथ कुछ करें।
- आपको इसका जवाब नहीं देना है। आपको इसे फाइल करने की ज़रूरत नहीं है। कुछ करो, यद्यपि। ऐसी साइट के लिए खोजें जो आपको उत्तर देने में मदद कर सके, उदाहरण के लिए। या किसी ऐसे व्यक्ति का ईमेल पता (या संख्या) देखें जो आपकी मदद कर सके।
- कुछ दिनों में, आप न्यूनतम करेंगे। महान! कई अन्य लोगों पर, आप एक बार में संदेशों के ढेर से निपटेंगे। महान!
- ऊपर के रूप में सभी नए मेल संभाल लें।
मैंने मार्क फोर्स्टर के डू इट कलम से इन रणनीतियों को सीखा है : और समय प्रबंधन के अन्य रहस्य (कीमतों की तुलना करें), यदि आप सबकुछ पूरा करना चाहते हैं और अभी भी खेलने का समय है (कीमतों की तुलना करें) -मार्क फोर्स्टर का पहला समय प्रबंधन किश्त।