कार्यस्थल में कर्तव्य संदेश के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
ईमेल और फोन कॉल के अलावा, मैसेजिंग ने कार्यस्थल के संचार को प्रबंधित करने और नौकरी पर परियोजनाओं को व्यवस्थित करने के तरीके के रूप में लोकप्रियता प्राप्त की है।
हालांकि, सभी संचार माध्यमों के साथ, एक विनम्र सहकर्मी के रूप में देखा जाने वाला कुछ नियम हैं। अच्छी मैसेजिंग आदतों को विकसित करके, आप एक पेशेवर और कुशल तरीके से अपने सहकर्मियों से बातचीत करने के लिए एक उत्पादक तरीके से संदेश का उपयोग कर सकते हैं।
व्यवसाय के लिए संदेश का उपयोग करना
- प्रवेश करने के लिए अनुमति लें। जैसे ही आप टेलीफोन पर होंगे, हमेशा पूछें कि क्या प्राप्तकर्ता अंत में उपयोगकर्ता के साथ संदेश भेजने का अच्छा समय है। कोशिश करो, "माइकल, क्या आपके पास एक पल है? मैं पिछले महीने की वित्त रिपोर्ट के बारे में एक प्रश्न पूछना चाहता हूं। " न केवल आप उपलब्धता की मांग कर रहे हैं, आप क्वेरी के विषय को भी छोड़ देते हैं। यदि वे व्यस्त हैं, तो संदेश के प्राप्तकर्ता से पूछें कि एक अच्छा समय अनुवर्ती होगा।
- मन उपलब्धता सेटिंग्स। किसी संपर्क को संदेश भेजने से पहले प्राप्तकर्ता की उपलब्धता सेटिंग पर नज़र डालें। यहां तक कि यदि आप देख सकते हैं कि आपका सहकर्मी स्पष्ट रूप से "मीटिंग में" नहीं है, तो अब सबसे अच्छा समय नहीं हो सकता है। बदले में, हमेशा अपनी सेटिंग्स सेट करें ताकि आपके सहकर्मी आसानी से देख सकें कि आप उपलब्ध हैं या नहीं।
- इसे संक्षिप्त रखें। बॉस का कहना है कि आपका ध्यान है ... अब क्या? आप जो कुछ भी करते हैं, प्रजनन का अभ्यास करें। कार्यस्थल में संदेश सबसे अच्छा होता है जब संचार विशिष्ट और संक्षेप में होता है - तो इसे प्राप्त करें! अपने प्रश्न पूछें और व्यवसाय के साथ आगे बढ़ें।
- उचित अंग्रेजी का प्रयोग करें। काम के संबंध में संदेश भेजते समय, बेकार और मैसेजिंग शब्दकोष को खाड़ी पर रखें और इसके बजाय उचित अंग्रेजी का उपयोग करें। न केवल यह अधिक पेशेवर है, यह किसी ऐसे व्यक्ति के साथ गड़बड़ी या संक्षेप में व्याख्या करने की आवश्यकता के व्याकुलता से बचने में मदद करता है, जो कई अपने आप के रूप में समझदार नहीं हैं। विराम चिह्न और सही वर्तनी को मत भूलना, या तो।
- लंबी बातचीत से बचें। यदि आपका आईएम सत्र ओवरटाइम में खींचने लगता है, तो आमने-सामने बैठक का सुझाव दें ताकि आप एक कुशल कार्य वातावरण को बनाए रख सकें।
काम पर संदेश के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
- कार्यालय नीतियों का पालन करें। अधिकांश आईटी विभाग सहयोगी मुक्त शासन को अपने कंप्यूटर पर सॉफ्टवेयर डाउनलोड करने की इजाजत देते हैं। पता लगाएं कि आपकी कंपनी किस डेस्कटॉप और मोबाइल एप्लिकेशन और प्लेटफॉर्म को मंजूरी दे रही है, और जब आप काम कर रहे हों तो उन्हें विशेष रूप से उपयोग करें।
- काम के लिए एक स्क्रीन नाम प्राप्त करें। जबकि आपके दोस्त सोच सकते हैं कि आपका मैसेजिंग मोनिकर प्यारा या हास्यास्पद है, लेकिन आपके स्क्रीन के नाम देखने के बाद आपके काम के संपर्कों को नाराज हो सकता है या आपके द्वारा कम से कम तारकीय छवि बन सकती है। केवल एकमात्र उपयोगकर्ता नाम प्राप्त करने पर विचार करें। यदि आप केवल एक खाता बनाए रखना चाहते हैं तो आप हमेशा अपने काम लॉगिन मित्रों और परिवार के साथ कर सकते हैं।
- व्यापार-अनुकूल संदेश। याद रखें, आपके सहकर्मियों, मालिकों, ग्राहकों और विक्रेताओं को आपके संचार हमेशा पेशेवर होने चाहिए, भले ही आप संदेश भेज रहे हों। राजनीतिक जीआईएफ, उज्ज्वल नारंगी पाठ, और मजेदार छवियों को दूर रखें, और एरियल या टाइम्स न्यू रोमन जैसे पारंपरिक फ़ॉन्ट्स के साथ चिपके रहें। आप अपने संचार को जीवंत बनाने के लिए हमेशा एक इमोजी का उपयोग कर सकते हैं यदि यह ऐसा कुछ है जो आपके अन्य सहकर्मी करते हैं और यह आपकी कंपनी संस्कृति के भीतर फिट बैठता है, लेकिन काम के लिए उपयुक्त कुछ भी नहीं है। एक व्यापार-समझदार छवि, कंपनी लोगो, और कार्य से संबंधित संपर्क जानकारी के साथ अपनी संदेश प्रोफ़ाइल को उकसाने पर विचार करें। अब आप व्यवसाय के लिए तैयार हैं।
क्रिस्टीना मिशेल बेली द्वारा अपडेट किया गया, 6/28/16