सोशल नेटवर्किंग इन दिनों अधिक लोकप्रियता हासिल कर रही है, लेकिन फिर भी ईमेल संदेश के लिए सबसे निश्चित विकल्प हैं, जो कि इस आधुनिक दुनिया में भी कई सारे ऐप्स से भरे हुए अन्य सभी इलेक्ट्रॉनिक संचार रूपों को आसानी से पार कर रहा है। प्रशासक मेल एक महंगे कार्य प्रतीत हो सकते हैं, खासकर छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए और कई प्रशासक इसके लिए लागत प्रभावी समाधान की तलाश में हैं।
कई व्यवसायों को स्पैमर्स द्वारा आउटबाउंड स्पैम भेजने और उनके मेल सर्वर के माध्यम से बड़े पैमाने पर इनबाउंड स्पैम को तेज़ करने के लगातार प्रयासों के कारण अपने स्वयं के मेल सर्वर चलाने के लिए एक कठिन कार्य लगता है । चूंकि ऐसी समस्याओं का सामना करने वाली अधिकांश कंपनियां मध्यम आकार के लोगों के लिए छोटी होती हैं, इसलिए वे मेल सर्वर को ठीक से कॉन्फ़िगर करने और चलाने और ऐसे खतरों को प्रबंधित करने के लिए अक्सर घर के तकनीकी समाधानों से कम होते हैं। यही कारण है कि कई व्यवसाय एक महत्वपूर्ण लागत पर बाहरी सेवा प्रदाताओं को अपनी जरूरतों को आउटसोर्स करते हैं।
हालांकि, यह केवल लागत के बारे में नहीं है; इन आवश्यकताओं को आउटसोर्सिंग एक महंगा मामला प्रतीत नहीं होता है, लेकिन यह निम्नलिखित छिपे जोखिमों के साथ आता है -
1. व्यापार अपनी मेल सुरक्षा पर नियंत्रण खो देता है। आउटसोर्सिंग कंपनी सर्वर-आधारित प्रमाणीकरण और एन्क्रिप्शन प्रबंधित करती है, जिसके लिए संवेदनशील संचार के लिए अतिरिक्त एन्क्रिप्शन की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यह अब व्यवसाय स्वामी के हाथों में नहीं है।
2. कभी-कभी आउटसोर्सिंग कंपनी के नियम और शर्तें विज्ञापन को लक्षित करने में सहायता के लिए मेल सामग्री को स्कैन करने की अनुमति दे सकती हैं, इस प्रकार यह भी अधिक गोपनीयता और गोपनीयता घुसपैठ जोखिम उत्पन्न करती है।
3. अन्य व्यवसायों के साथ मेल सर्वर साझा करना वितरण समस्याओं का कारण बन सकता है जब दूसरी कंपनी के एक व्यक्ति उस मेल सर्वर के माध्यम से स्पैम संदेश भेजता है। आउटसोर्सिंग कंपनी स्पैम का पता लगाने और इसे अवरुद्ध करने में सक्षम नहीं है, इससे जोखिम बढ़ सकता है।
4. सबसे बड़ी बाधा यह है कि एक और कंपनी सभी संदेश सामग्री देख सकती है। कभी-कभी, संदेश सामग्री आउटसोर्सिंग कंपनी के सर्वर पर अनिश्चित काल तक संग्रहीत की जा सकती है। ये डाउनसाइड्स महत्वपूर्ण हैं।
छोटी कंपनियों के लिए जिन्हें गोपनीय और भरोसेमंद ईमेल सिस्टम की आवश्यकता होती है, यह तय करना कठिन हो सकता है कि आउटसोर्स करना है या नहीं। छोटे दिशानिर्देशों के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करके स्पैम-फ़िल्टर और सुरक्षित मेल सर्वर चलाने के लिए यह संभव है।
एक अच्छा आईएसपी या होस्टिंग प्रदाता का चयन करें
एक आईएसपी चुनते समय, सुनिश्चित करें कि इसमें दुर्व्यवहार और स्पैम मुद्दों को संभालने की क्षमता है। यदि आप अपना खुद का ईमेल सर्वर प्रबंधित कर रहे हैं, तो यह बेहद महत्वपूर्ण है कि आपका आईएसपी दुर्व्यवहार और स्पैम को अपने नेटवर्क पर बढ़ने की अनुमति नहीं देता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि होस्टिंग या आईएसपी प्रदाता अपने नेटवर्क पर इन मुद्दों का सही ढंग से प्रबंधन कर रहा है, इसके डोमेन और आईपी की प्रतिष्ठा को सत्यापित करने के लिए कई संसाधन हैं।
जितना संभव हो उतना उतना ही इनबाउंड स्पैम को अस्वीकार करें
कई डोमेन डेटाबेस और आईपी पते हैं जो वैध मेल को अवरुद्ध किए बिना मेलबॉक्स तक पहुंचने वाली इनबाउंड स्पैम राशि को कम कर सकते हैं। यदि मेल की मात्रा बहुत अधिक नहीं है तो इन डेटाबेस का स्वतंत्र रूप से उपयोग किया जा सकता है। हालांकि, इन्हें ठीक से उपयोग करना महत्वपूर्ण है।
आउटबाउंड स्पैम पर रोकें
स्पैम उत्सर्जन मुख्य रूप से कंपनी में एक इकाई या व्यक्ति की वजह से है जो स्पैम या सुरक्षा मुद्दों को भेजना चाहता है जो दूसरों को आपके आईपी पते का उपयोग करके स्पैम भेजने की अनुमति देता है।
पहले मामले के लिए तकनीकी समाधान नहीं है, हालांकि सभी मार्केटिंग कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि थोक में मेलिंग के लिए उपयोग की जाने वाली सभी ईमेल आईडी को विशेष रूप से एक पुष्टि ऑप्ट-इन प्रक्रिया द्वारा उत्पादों के बारे में मेल प्राप्त करने का अनुरोध किया जाना चाहिए था।
दूसरा मामला अधिक आम है। अधिकांश स्पैम इन श्रेणियों में से किसी एक से संबंधित सुरक्षा समस्याओं के कारण है: मैलवेयर ट्रोजन और वायरस, खुले रिले, समझौता किए गए खाते और समझौता किए गए वेब सर्वर। स्पैम मुद्दों को रोकने के लिए इन समस्याओं को ठीक से संबोधित किया जाना चाहिए।
लॉग निगरानी
कुछ समय बिताएं या अपने मेल सर्वर की निगरानी के लिए ईमेल गणना के आधार पर ऑटो तंत्र स्थापित करें। किसी समस्या का पता लगाना और डोमेन की प्रतिष्ठा से पहले जितनी जल्दी हो सके सुधारात्मक उपायों को लागू करना या आईपी पता बिगड़ना शुरू हो सकता है, वास्तव में नियमित मेल प्रवाह पर घटना के प्रभाव को कम कर सकता है।
एक इन-हाउस मेल सर्वर निश्चित रूप से छोटी कंपनियों के लिए एक अधिक व्यवहार्य विकल्प है। अगर गोपनीयता या गोपनीयता समस्याओं को गंभीरता से देखा जाना है, तो किसी को अपने मेल सर्वर का चयन करना होगा। यदि उपरोक्त उल्लिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाता है, तो यह आपके स्वयं के मेल सर्वर को चलाने के लिए जबरदस्त नहीं होना चाहिए, लेकिन फिर यह करना हमेशा आसान होता है।
एक इष्टतम समाधान एक विश्वसनीय ईमेल होस्टिंग प्रदाता ढूंढ सकता है, जो 100% गोपनीयता, विश्वसनीयता, और साथ ही साथ आश्वासन देता है, आपको अपने मेल सर्वर के प्रबंधन के दर्द से बचाता है।