आउटलुक एक्सप्रेस और विंडोज लाइव मेल ईमेल हस्ताक्षर
एक ईमेल हस्ताक्षर जानकारी का एक स्निपेट है जो ईमेल के अंत में भेजा जाता है। आप विंडोज लाइव मेल और आउटलुक एक्सप्रेस समेत अधिकांश ईमेल क्लाइंट में इस प्रकार के हस्ताक्षर का निर्माण कर सकते हैं। आप डिफ़ॉल्ट रूप से अपने सभी आउटगोइंग ईमेल पर भी ईमेल हस्ताक्षर लागू कर सकते हैं।
अधिकांश लोग अपने ईमेल हस्ताक्षर के लिए अपना नाम उपयोग करते हैं, यह कहने के तरीके के रूप में कि जब भी वे नए संदेश भेजते हैं तो ईमेल किस प्रकार टाइप नहीं किया जाता है। यदि आप व्यवसाय सेटिंग में हैं, तो आप कंपनी लोगो, अपना फोन और फ़ैक्स नंबर, अपना वैकल्पिक ईमेल पता इत्यादि दिखाने के लिए ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं।
कुछ ईमेल प्रोग्राम आपको कई हस्ताक्षर जोड़ने देते हैं ताकि आपके पास कार्य ईमेल के लिए एक हो, एक निजी संदेश के लिए, और दूसरा आपके दोस्तों को भेजे गए ईमेल के लिए, जिसमें एक विनोदी टिप्पणी या कोई अन्य सामग्री शामिल है जिसे आप किसी अन्य के साथ साझा नहीं करना चाहते हैं लोगों का समूह।
ईमेल हस्ताक्षर करने के आपके तर्क के बावजूद, और ईमेल हस्ताक्षर में क्या होगा, इसके बावजूद, आप अधिकांश ईमेल कार्यक्रमों में काफी आसानी से कर सकते हैं।
नोट: विंडोज 10 के लिए मेल एक ईमेल प्रोग्राम है जो विंडोज लाइव मेल और उसके पूर्वजों से अलग है, इसलिए ईमेल हस्ताक्षर के लिए मेल सेट करना थोड़ा अलग काम करता है।
विंडोज लाइव मेल और आउटलुक एक्सप्रेस में ईमेल हस्ताक्षर
इन कार्यक्रमों में ईमेल हस्ताक्षर कैसे करें यहां बताया गया है:
- फ़ाइल> विकल्प ...> मेल मेनू आइटम पर नेविगेट करें। प्रोग्राम मेनू के आपके संस्करण में उपलब्ध नहीं है, तो वहां पहुंचने का एक और तरीका टूल्स> विकल्प का उपयोग करना है ...
- हस्ताक्षर टैब खोलें।
- हस्ताक्षर क्षेत्र से नया चुनें।
- संपादन हस्ताक्षर के तहत अपना ईमेल हस्ताक्षर बनाएं।
- समाप्त होने पर ठीक क्लिक करें या टैप करें।
एक संदेश लिखते समय, आप चुन सकते हैं कि आप किस हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहते हैं:
- सम्मिलित करें> हस्ताक्षर पर जाएं। यदि आप मेनू बार नहीं देख पा रहे हैं तो Alt कुंजी दबाए रखें।
- सूची से वांछित हस्ताक्षर उठाओ।
ईमेल हस्ताक्षर बनाने पर युक्तियाँ
एक ईमेल हस्ताक्षर मूल रूप से प्रत्येक ईमेल का विस्तार होता है, इसलिए आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह प्राप्तकर्ता के लिए बहुत अधिक होने के बिना अपने उद्देश्य को पूरा करता है।
उदाहरण के लिए, ईमेल हस्ताक्षर को टेक्स्ट की चार से पांच पंक्तियों तक सीमित करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें। अब कुछ भी पढ़ने और नज़र में न केवल मुश्किल है, लेकिन यह पहली बार विचलित हो सकता है क्योंकि नियमित ईमेल के नीचे बहुत अधिक टेक्स्ट है। यह स्पैम की तरह दिख सकता है।
ईमेल का हस्ताक्षर क्षेत्र सामान्य रूप से केवल सादा पाठ के लिए होता है, जिसका अर्थ है कि आपको फैंसी छवियों और एनिमेटेड जीआईएफ के साथ बहुत से ईमेल हस्ताक्षर नहीं दिखाई देंगे। हालांकि, आप HTML हस्ताक्षर के साथ अपने हस्ताक्षर को समृद्ध कर सकते हैं।
यदि आप स्वयं को एक अलग ईमेल हस्ताक्षर चुनते हैं, जैसे किसी निजी व्यक्ति के बजाय एक कार्य ईमेल भेजते समय, आप प्रति-खाता ईमेल हस्ताक्षर सेट करने पर विचार कर सकते हैं। इस तरह, जब आप अपने कार्य खाते से एक ईमेल भेजते हैं, तो यह अंत में कार्य ईमेल हस्ताक्षर जोड़ देगा, और जब आप अपने अन्य खातों से संदेश लिखते हैं, तो इसके बजाय विभिन्न हस्ताक्षरों का उपयोग किया जा सकता है।
यदि आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल पर ईमेल हस्ताक्षर नहीं भेजा जा रहा है, तो ऊपर चरण 2 पर वापस आएं और सुनिश्चित करें कि सभी आउटगोइंग संदेशों के विकल्प में हस्ताक्षर जोड़ें बॉक्स में चेक है। इसके अलावा दूसरे विकल्प को भी देखें, जिसे उत्तर और आगे के हस्ताक्षर जोड़ने के लिए नहीं कहा जाता है - यदि आप चाहते हैं कि वे संदेश हस्ताक्षर भी शामिल करें, तो इसे अनचेक करें।