एकाधिक एमएस वर्ड फाइलों में लिंक्ड टेक्स्ट का उपयोग समय बचाता है
एकाधिक वर्ड दस्तावेज़ों में एक ही पाठ को अपडेट करना समय लेने वाली हो सकती है, वास्तव में समय लेने वाली हो सकती है यदि आपके पास संपादित करने के लिए बहुत सारे दस्तावेज़ हैं। सौभाग्य से, एमएस वर्ड में एक बेहद आसान लिंक फ़ंक्शन शामिल है जो इस पूरी प्रक्रिया को वास्तव में आसान बना सकता है, लेकिन आपको इसके लिए तैयार करना होगा।
इस प्रकार का लिंकिंग उपयोगी है यदि टेक्स्ट सभी दस्तावेजों में समान है और जब टेक्स्ट को अपडेट करने की आवश्यकता होती है, तो सभी टेक्स्ट को अपडेट करने की आवश्यकता होती है । यह एक बहुत ही विशिष्ट परिदृश्य है, लेकिन यदि आप इसका उपयोग करते हैं तो वह आपको समय बचा सकता है।
उदाहरण के लिए, कहें कि आपके पास 20 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ हैं जो पता लेबल के 20 अलग-अलग शीट प्रिंट करने के लिए सेट हैं, और प्रत्येक पृष्ठ में दर्जनों लेबल हैं। यदि आपको लगता है कि आपको कभी भी उन पते को अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है, तो आप 20 पतों को सूचीबद्ध करने वाले एक अलग दस्तावेज़ बनाकर इसे मैन्युअल रूप से करने से बच सकते हैं। फिर, केवल 20 दस्तावेज़ों को पते के एक पृष्ठ से लिंक करें ताकि जब आप वहां कोई पता अपडेट करते हैं, तो उससे जुड़े किसी दस्तावेज़ को भी अपडेट किया जाएगा।
वर्ड दस्तावेजों को जोड़ने की अवधारणा को समझने में मदद करने के लिए एक और उदाहरण देखा जा सकता है यदि आपके पास प्रत्येक नाम में आपके नाम के साथ कई वर्ड दस्तावेज़ हैं, लेकिन आप जल्द ही शादी कर रहे हैं। अपना अंतिम नाम बदलने के लिए बाद में प्रत्येक दस्तावेज़ पर वापस लौटने के बजाय, बस एक अलग दस्तावेज़ पर एक लिंक डालें, और फिर जब आप अपना अंतिम नाम अपडेट करते हैं, तो आपका नाम अन्य सभी दस्तावेज़ों में बदल जाएगा!
जैसा कि आप देख सकते हैं, एक बार में कई वर्ड दस्तावेज़ों में पाठ को प्रतिस्थापित करने का यह एक आसान तरीका है। फिर भी, हालांकि, यह वास्तव में केवल सहायक है यदि आप पूरे स्थान पर टेक्स्ट का एक ही ब्लॉक डालते हैं और पाठ को किसी बिंदु पर अपडेट करने की आवश्यकता होगी।
नोट: इस प्रकार का टेक्स्ट लिंकिंग हाइपरलिंक्स जैसा नहीं है जो क्लिक किए जाने पर वेब पेज या अन्य फाइलें खोलता है।
वर्ड में टेक्स्ट लिंक कैसे डालें
- एक नए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ में, उस पाठ को दर्ज करें जिसे आप अन्य दस्तावेजों से लिंक करने जा रहे हैं। इसे बिल्कुल प्रारूपित करें जैसा कि आप सभी दस्तावेजों में दिखाना चाहते हैं। ऊपर दिए गए पहले उदाहरण से उधार लेने के लिए, यह दस्तावेज़ वह जगह है जहां आप 20 अलग-अलग पते टाइप करेंगे।
- लिंक उत्पन्न करने के लिए फ़ाइल को सहेजें। इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि आप इसे कहां से सहेजते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि यह कहां है।
- महत्वपूर्ण: अगर आप टेक्स्ट युक्त फ़ाइल को ले जाते हैं, आपको सभी लिंक किए गए दस्तावेज़ों में टेक्स्ट में एक अपडेटेड लिंक दोबारा डालना होगा, इसलिए इसे सहेजने से पहले इसे चुनना सबसे अच्छा है।
- जिस पाठ को आप लिंक करना चाहते हैं उसे हाइलाइट करें ताकि यह चुना जा सके।
- चयनित टेक्स्ट पर राइट-क्लिक करें या टैप-एंड-होल्ड करें और फिर मेनू से कॉपी चुनें। एक और विकल्प अपने कीबोर्ड का उपयोग करना है: एक पीसी पर Ctrl + C या मैक पर कमांड + सी का उपयोग करें।
- किसी भिन्न दस्तावेज़ या यहां तक कि एक ही, कर्सर को जहां भी आप लिंक किए गए टेक्स्ट को जाना चाहते हैं उसे रखें। आप बाद में स्थान को हमेशा बदल सकते हैं, जैसे कि आप किसी भी पाठ को स्थानांतरित करते समय कर सकते हैं।
- वर्ड के नए संस्करणों में होम टैब से, "पेस्ट" के तहत छोटे तीर का चयन करें और फिर पेस्ट स्पेशल ... विकल्प चुनें। पुराने संस्करणों में, पेस्ट विशेष आइटम का चयन करने के लिए संपादन मेनू का उपयोग करें ।
- "पेस्ट स्पेशल" संवाद बॉक्स से , पेस्ट लिंक विकल्प का चयन करें।
- उस स्क्रीन के दाईं ओर कई विकल्प हैं, लेकिन फ़ॉर्मेटेड टेक्स्ट (आरटीएफ) वह है जो लिंक किए गए टेक्स्ट को मूल दस्तावेज़ में ठीक उसी तरह चिपकाता है।
- इस प्रक्रिया को कई बार उसी दस्तावेज़ में दोहराएं या प्रत्येक अलग दस्तावेज़ के लिए जिसे आप मूल पाठ से लिंक करना चाहते हैं।