वेब मीटिंग प्रतिभागियों के लिए क्या करें और क्या करें
इतनी सारी कंपनियां अब महत्वपूर्ण मीटिंग्स आयोजित करने का चयन कर रही हैं, एक सक्रिय और मूल्यवान ऑनलाइन मीटिंग प्रतिभागी एक महत्वपूर्ण कार्यस्थल कौशल बन गया है। ऑनलाइन मीटिंग्स फैले कर्मचारियों के बीच विचारों के आदान-प्रदान के लिए एक शानदार अवसर बनाती हैं जो नियमित रूप से व्यक्तिगत रूप से बातचीत नहीं कर सकती हैं, उन्हें मूल्यवान टीम के सदस्यों के रूप में स्थापित कर सकती हैं और कर्मचारियों के बीच कामकाजी बना सकती हैं। नीचे दी गई युक्तियां आपको ऑनलाइन मीटिंग में भाग लेने के बारे में और जानने में मदद करेंगी:
समय पर हो
अगर कुछ समय पर ऑनलाइन मीटिंग में भाग लेने से आपको रोक रहा है, तो आयोजक को पता चले। ध्यान रखें कि ऑनलाइन मीटिंग सॉफ़्टवेयर प्रतिभागियों को यह जानने देता है कि कौन लॉग इन कर रहा है, और कब। इसका मतलब है कि आप ध्यान दिए बिना आधा घंटे देर से बैठक में शामिल नहीं हो पाएंगे। ऑनलाइन बैठक में देर हो रही है, बस बोर्डरूम में देर से चलने के रूप में अपमानजनक है।
बैठक से पहले कुछ पानी लें या रेस्टरूम में जाएं
ऑनलाइन मीटिंग आमतौर पर घंटों तक नहीं चलती हैं, इसलिए आपके लिए बहाना करने के लिए कोई प्राकृतिक ब्रेक नहीं है। साथ ही, इंटरनेट पर आयोजित बैठकों को तेजी से विकसित किया जाता है, और लोग तब तक अनिच्छुक या नाराज हो सकते हैं जब तक कि आप चर्चा जारी रखने के लिए उनके पास वापस आने तक प्रतीक्षा न करें। तो बैठक से पहले एक गिलास पानी पकड़ो या रेस्टरूम में जाएं। साथ ही, किसी को भी बताने के बिना बैठक से बाहर निकलना न करें - आप कभी नहीं जानते कि कोई आपको प्रश्न पूछ सकता है। अगर आपको कोई आपात स्थिति है, तो मीटिंग आयोजक को पता चले कि आपको कुछ मिनटों के लिए बाहर निकलना होगा, और जब आप वापस आ जाएंगे तो आप उन्हें बताएंगे। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका आपके ऑनलाइन मीटिंग सॉफ़्टवेयर की चैट सुविधा के माध्यम से है, इसलिए आप प्रस्तुतकर्ता को बाधित नहीं करते हैं।
एक पेशेवर आचरण रखें
जबकि आप अपनी डेस्क या यहां तक कि अपने घर के आराम से अपनी ऑनलाइन मीटिंग में भाग ले सकते हैं, तो आप अपने साथियों के बोर्डियर में थे, जो आपके साथियों और वरिष्ठों से घिरे हुए हैं। इसका मतलब है कि आपको अपनी बिल्लियों या बच्चों के बारे में कोई टिप्पणी रखना चाहिए - भले ही वे अगले कमरे में हों। इससे पता चलता है कि आप एक भरोसेमंद पेशेवर हैं, जो आपके घर और काम को अलग रखने में सक्षम हैं, भले ही वे एक ही छत साझा करते हैं।
बस सुनवाई पर योजना नहीं है
सिर्फ इसलिए कि बैठक ऑनलाइन है, केवल सुनने के दौरान किसी और चीज पर काम करने का कोई बहाना नहीं है। अगर आपको बैठक में आमंत्रित किया गया है, तो ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रस्तुतकर्ता आपके इनपुट को महत्व देता है। भले ही भागीदारी के लिए बहुत अधिक मौका न हो, फिर भी आपको सक्रिय रूप से नोट्स लेना चाहिए। ऑनलाइन मीटिंग जो आप किसी और चीज पर काम करने के लिए हुई थी, उसके पास कुछ ऐसा हो सकता है जो आपके लिए महत्वपूर्ण साबित होगा। यदि आपको बैठक के समान दिन किसी भी काम को पूरा करने की ज़रूरत है, तो या तो यह बताएं कि आप उस दिन बैठक में भाग लेने के लिए उपलब्ध नहीं हैं, या स्वयं को पर्याप्त रूप से व्यवस्थित करें ताकि आपको इसके माध्यम से काम नहीं करना पड़े।
इसे भाग लेने के लिए एक बिंदु बनाओ
चाहे वह क्यू एंड ए सत्र के दौरान एक प्रश्न पूछ रहा हो, चाहे आपकी टीम की उपलब्धियों या किसी अन्य उपयुक्त कहानी या विचार को साझा करना, बैठक में कहने की योजना है। कोई भी अच्छा मेजबान बैठक के दौरान इनपुट मांगेगा, और पूरे समय टीम में बात करने में व्यतीत नहीं करेगा। इसे यह दिखाने का मौका दें कि आप न केवल उपस्थिति में हैं, बल्कि ध्यान दे रहे हैं। बोलने से पहले अपना नाम कहें, इसलिए उपस्थित लोगों को पता चलेगा कि उन्हें कौन संबोधित कर रहा है। ध्यान रखें कि आपको आत्मविश्वास से और स्पष्ट रूप से बात करनी चाहिए, जैसा कि आप आमने-सामने बैठक के दौरान करेंगे। यदि आपका व्यवसाय अनौपचारिक भाषा में नहीं है, तो इसका उपयोग करने से बचें, भले ही एक ऑनलाइन सेटिंग आमने-सामने की तुलना में अधिक अनौपचारिक महसूस करे।
बैठक से पहले अभ्यास करें
यदि आपको स्लाइड साझा करने के लिए कहा गया है, या बैठक के दौरान प्रेजेंटेशन करने के लिए कहा गया है, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि न केवल आयोजक द्वारा आवश्यक मानकों के लिए किया जाता है, बल्कि आपने अपनी सामग्री के वितरण का भी अभ्यास किया है। यदि यह एक निश्चित सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके आपकी पहली ऑनलाइन मीटिंग है, तो मीटिंग आयोजक से पूछें कि क्या वे आपके साथ सूखे रन कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके सहज हैं। यदि आप पहले से ही सॉफ्टवेयर से परिचित हैं, तो बस प्रेजेंटेशन का अभ्यास करें। जानें कि आप क्या कहने जा रहे हैं, और अपनी प्रस्तुति के दौरान एक क्यू से पढ़ने से बचें। कुछ तथ्यों और आंकड़ों को पढ़ना ठीक है, लेकिन आप उन टेलीमार्केटिंग ऑपरेटरों की तरह आवाज नहीं करना चाहते हैं जो आपको ठंडा करते हैं। सुनिश्चित करें कि आपकी प्रस्तुति बहती है और आसानी से वितरित की जाती है।
बारी से बात मत करो
यदि यह किसी और की मौजूदगी है, तो उन्हें बिना रुकावट खत्म कर दें। जब तक वे पूरा नहीं हो जाते तब तक प्रतीक्षा करें और फिर टिप्पणी करें या प्रश्न पूछें। जब तक प्रस्तुतकर्ता ने निर्दिष्ट नहीं किया है कि प्रतिभागियों के लिए प्रस्तुति में बाधा डालना ठीक है, तो किसी और की बारी के दौरान बोलने से बचें। अन्यथा न केवल बैठक में देरी होगी, बल्कि यह ऑफ-विषय भी जा सकती है। ध्यान रखें कि ऑनलाइन बैठकों में भाग लेने वाले लोगों को दृश्य संकेत देने का मौका नहीं है, जो वे बोलना चाहते हैं, प्रस्तुतकर्ता को उस बिंदु को अच्छी तरह से लपेटने दें जिससे वे टिप्पणी या प्रश्न लेने से पहले बनाना चाहते हैं। तो बैठक में प्राकृतिक प्रवाह को बाधित करने में कोई बाधा मुखर होगी।
उपरोक्त युक्तियों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपको केवल पेशेवर के रूप में नहीं माना जाता है, लेकिन आप जानते हैं कि ऑनलाइन मीटिंग में कैसे व्यवहार करना है। जबकि इंटरनेट को काफी हद तक अनौपचारिक माध्यम के रूप में देखा जाता है, जब कार्यस्थल में उपयोग किया जाता है, तब भी सहकर्मियों से निपटने के दौरान आपके पास समान न्यायालयों की आवश्यकता होती है।