जहां भी हो, अपने दस्तावेज़, ईमेल, कैलेंडर और संपर्क जानकारी को अपडेट रखें
डिजिटल युग में सही गतिशीलता का मतलब है कि आप जहां कहीं भी हैं या आप किस डिवाइस का उपयोग कर रहे हैं, चाहे वह महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच हो - चाहे वह आपका कार्यालय डेस्कटॉप पीसी हो या आपका निजी लैपटॉप या स्मार्टफोन या पीडीए हो । मोबाइल इंटरनेट एक्सेस होने के अलावा, यदि आप एक से अधिक डिवाइस पर काम करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ प्रकार के सिंकिंग समाधान या रणनीति की आवश्यकता है कि आपके पास हमेशा नवीनतम फ़ाइलें उपलब्ध हों।
अपने ईमेल, दस्तावेज़, पता पुस्तिका, और जहां भी आप जाते हैं वहां अपडेट की गई फ़ाइलों को रखने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
फ़ाइल सिंक्रनाइज़ेशन के लिए वेब ऐप्स और डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर
फ़ाइल सिंकिंग सॉफ़्टवेयर के साथ, आप एक कंप्यूटर पर एक कंप्यूटर पर काम कर सकते हैं और फिर क्षण बाद में किसी अन्य डिवाइस (लैपटॉप या स्मार्टफोन, उदाहरण के लिए) पर लॉग ऑन करें और उस दस्तावेज़ पर काम करना जारी रखें जहां आपने छोड़ा था। यह सही है - नेटवर्क पर फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से कॉपी करने या स्वयं को ईमेल करने के लिए कोई और ईमेल नहीं। दो प्रकार के फाइल सिंकिंग सॉफ्टवेयर हैं:
क्लाउड-आधारित सिंकिंग सेवाएं: ड्रॉपबॉक्स, ऐप्पल के आईक्लाउड जैसे वेब ऐप्स और माइक्रोसॉफ्ट के लाइव मेश आपके डिवाइस के बीच फ़ोल्डर को सिंक्रनाइज़ करते हैं जबकि ऑनलाइन साझा फ़ोल्डर की प्रति सहेजते हैं। एक फ़ोल्डर से उस फ़ोल्डर में फ़ाइलों में किए गए परिवर्तन स्वचालित रूप से दूसरों पर अपडेट हो जाते हैं। आप फ़ाइल साझाकरण को सक्षम भी कर सकते हैं, फ़ाइलों तक पहुंचने के लिए मोबाइल फोन का उपयोग कर सकते हैं, और - कुछ ऐप्स पर - वेबसाइट पर फ़ाइलों को खोलें।
डेस्कटॉप एप्लिकेशन: यदि आप ऑनलाइन फ़ाइलों को ऑनलाइन संग्रहीत करने में सहज नहीं हैं, तो आप सॉफ़्टवेयर भी इंस्टॉल कर सकते हैं जो स्थानीय रूप से या निजी नेटवर्क पर फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करेगा। शेयरवेयर और फ्रीवेयर फ़ाइल सिंकिंग अनुप्रयोगों में GoodSync, माइक्रोसॉफ्ट के सिंकटॉय और सिंकबैक शामिल हैं। फ़ाइल सिंकिंग के लिए अधिक मजबूत विकल्प प्रदान करने के अलावा (फ़ाइलों को प्रतिस्थापित करने के कई संस्करणों को रखने, सिंक्रनाइज़ करने, फ़ाइलों को संपीड़ित करने या एन्क्रिप्ट करने के लिए शेड्यूल सेट करने आदि) ये प्रोग्राम आमतौर पर आपको बाहरी ड्राइव, एफ़टीपी साइट्स और सर्वर से सिंक करने की अनुमति देते हैं।
सर्वश्रेष्ठ फ़ाइल सिंकिंग ऐप्स के इस राउंडअप में इन और अन्य सिंकिंग ऐप्स को नज़दीकी रूप से देखें
फ़ाइलों को सिंक करने के लिए पोर्टेबल डिवाइस का उपयोग करना
अपने नवीनतम फाइलों को हमेशा आपके साथ रखने का एक और विकल्प बाहरी डिवाइस जैसे पोर्टेबल हार्ड ड्राइव या यूएसबी फ्लैश ड्राइव (कुछ लोग अपने आईपॉड का भी उपयोग करते हैं) का उपयोग करना है। आप या तो पोर्टेबल डिवाइस से सीधे फाइलों के साथ काम कर सकते हैं या कंप्यूटर और बाहरी ड्राइव के बीच सिंक करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं।
कभी-कभी बाहरी ड्राइव से फ़ाइलों को कॉपी करना आपके एकमात्र विकल्प हो सकता है यदि आप अपने होम पीसी को ऑफिस कंप्यूटर के साथ सिंक करना चाहते हैं और आपकी कंपनी के आईटी विभाग गैर-अनुमोदित सॉफ़्टवेयर की स्थापना की अनुमति नहीं देते हैं (वे बाहरी उपकरणों को भी अनुमति नहीं दे सकते हैं प्लग इन किया जाए, हालांकि, अपने विकल्पों के लिए उनके साथ जांच करना सबसे अच्छा है)।
सिंक में ईमेल, कैलेंडर ईवेंट और संपर्क रखना
ईमेल कार्यक्रमों में खाता सेटअप: यदि आपका वेब या ईमेल होस्ट आपको अपने ईमेल तक पहुंचने के लिए पीओपी और आईएमएपी प्रोटोकॉल के बीच चयन करने की अनुमति देता है, तो आईएमएपी बहु-कंप्यूटर पहुंच के लिए सबसे आसान है: यह सर्वर पर सभी ईमेल की प्रतिलिपि रखता है जब तक कि आप उन्हें हटा नहीं देते , ताकि आप विभिन्न उपकरणों से एक ही ईमेल तक पहुंच सकें। यदि, हालांकि, आप पीओपी का उपयोग करते हैं - जो आपके ईमेल को सीधे आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड करता है - अधिकांश ईमेल प्रोग्रामों में एक सेटिंग होती है (आमतौर पर खाता विकल्पों में) जहां आप सर्वर पर संदेशों की प्रतिलिपि छोड़ सकते हैं जब तक कि आप उन्हें हटा नहीं देते - इसलिए आप IMAP के समान लाभ प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन आपको अपने ईमेल प्रोग्राम में इस सेटिंग को ढूंढना और चुनना होगा।
वेब-आधारित ईमेल, संपर्क, और कैलेंडर शायद आपके डेटा को कई उपकरणों में अपडेट करने का सबसे आसान तरीका है - चूंकि जानकारी सर्वर पर दूरस्थ रूप से संग्रहीत होती है, इसलिए आपको एक लगातार इनबॉक्स / आउटबॉक्स, कैलेंडर, और संपर्क सूची। नकारात्मकता यह है कि यदि आपके पास इंटरनेट कनेक्शन नहीं है, तो आप इनमें से कुछ सेवाओं पर अपने ईमेल तक नहीं पहुंच सकते हैं। लोकप्रिय प्रणालियों में जीमेल, याहू !, और यहां तक कि वेबमेल का माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज संस्करण, आउटलुक वेब एक्सेस / आउटलुक वेब ऐप शामिल है।
डेस्कटॉप प्रोग्राम के साथ समन्वयित करना: Google और याहू दोनों! Outlook कैलेंडर के साथ सिंक्रनाइज़ेशन प्रदान करें (Google कैलेंडर सिंक और याहू! ऑटोसिंक के माध्यम से, जो पाम डेस्कटॉप के साथ भी काम करता है)। याहू! कैलेंडर सिंकिंग के अलावा संपर्कों और नोटपैड जानकारी के समन्वय के साथ एक-अप Google। मैक उपयोगकर्ताओं के लिए, Google iCal, पता पुस्तिका, और मेल अनुप्रयोगों के लिए Google सिंक सेवा प्रदान करता है।
विशेष समाधान
Outlook फ़ाइलों को सिंक करना: यदि आपको दो या अधिक कंप्यूटरों के बीच एक संपूर्ण .pst फ़ाइल को सिंक्रनाइज़ करने की आवश्यकता है, तो आपको तृतीय-पक्ष समाधान की आवश्यकता होगी, जैसे कि स्लीपस्टिक सिस्टम की Outlook सिंक टूल की निर्देशिका में पाए गए उनमें से एक।
मोबाइल डिवाइस: कई स्मार्टफोन और पीडीए के पास अपना स्वयं का सिंकिंग सॉफ्टवेयर होता है। उदाहरण के लिए, विंडोज मोबाइल डिवाइस उपयोगकर्ता, विंडोज मोबाइल डिवाइस सेंटर (या XP पर ActiveSync) को अपने कंप्यूटर के साथ ब्लूटूथ या यूएसबी कनेक्शन पर सिंक में फ़ाइलों, ईमेल, संपर्क, और कैलेंडर आइटम रखने के लिए रखते हैं। ब्लैकबेरी अपने सिंक मैनेजर एप्लिकेशन के साथ आता है। उपर्युक्त मोबाइलमे सेवा मैक और पीसी के साथ आईफोन को सिंक करती है। और सभी मोबाइल प्लेटफार्मों के लिए एक्सचेंज कनेक्टिविटी और अन्य सिंकिंग जरूरतों के लिए तीसरे पक्ष के ऐप्स भी हैं।