एक डेटाबेस तालिका है जहां आपकी वास्तविक जानकारी संग्रहीत की जाती है। रिपोर्ट्स माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में हमारे लिए उस डेटा को बेहतर तरीके से देखने के लिए शामिल है, जैसे प्रस्तुतिकरण, प्रिंट करने योग्य प्रारूप, प्रबंधन रिपोर्ट, या यहां तक कि तालिकाओं का प्रतिनिधित्व करने का एक सरल सारांश भी।
एक रिपोर्ट में शीर्षक या छवियों के लिए उपयोग किए जाने वाले हेडर अनुभाग हो सकते हैं जो सारांश को सारांशित करते हैं, और प्रत्येक रिपोर्ट को एक विस्तृत अनुभाग की आवश्यकता होती है जिसमें डेटाबेस से दृश्यमान डेटा होता है। पाद लेख भी एक विकल्प हैं, जो विवरण अनुभाग से डेटा सारांशित करते हैं या पृष्ठ संख्याओं का वर्णन करते हैं।
समूह शीर्षलेख और पाद लेखों की अनुमति है, जो अलग-अलग कस्टम क्षेत्र हैं जहां आप अपना डेटा समूह कर सकते हैं।
नीचे हमारी डेटाबेस जानकारी से स्वचालित रूप से स्वरूपित रिपोर्ट बनाने के लिए निर्देश दिए गए हैं। यह सिर्फ कुछ बटन दूर है।
एमएस एक्सेस में रिपोर्ट कैसे करें
आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे एक्सेस के संस्करण के आधार पर एमएस एक्सेस रिपोर्ट बनाने के लिए कदम थोड़ा अलग हैं:
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2016
- एक्सेस में एक टेबल खोलने के साथ, बनाएं मेनू पर नेविगेट करें और फिर रिपोर्ट अनुभाग से रिपोर्ट बटन चुनें। \
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के शीर्ष पर अब रिपोर्ट लेआउट टूल्स सेक्शन पर ध्यान दें:
- डिज़ाइन: रिपोर्ट में समूह और सॉर्ट तत्व, टेक्स्ट और लिंक जोड़ें, पेज नंबर डालें और शीट के गुणों को संशोधित करें, अन्य चीजों के साथ।
- व्यवस्थित करें: तालिका को स्टैक्ड, टैब्यूलर इत्यादि समायोजित करें; पंक्तियों और कॉलम को नीचे या बाएं और दाएं स्थानांतरित करें; मर्ज करें और कॉलम और पंक्तियों को विभाजित करें; मार्जिन को नियंत्रित करें; और लेयरिंग प्रारूप में तत्वों को "फ्रंट" या "बैक" में लाएं।
- प्रारूप: नियमित शब्द प्रोसेसर स्वरूपण उपकरण जैसे बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, टेक्स्ट और पृष्ठभूमि रंग, संख्या और दिनांक स्वरूपण, सशर्त स्वरूपण इत्यादि शामिल हैं।
- पृष्ठ सेटअप: आपको पृष्ठ के समग्र आकार को समायोजित करने और परिदृश्य और चित्र के बीच टॉगल करने देता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010
यदि आप एक्सेस 2010 का उपयोग कर रहे हैं, तो इसके बजाय माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 में रिपोर्ट बनाना देखें।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2000
इस ट्यूटोरियल के लिए केवल एमएस एक्सेस 2000 के लिए प्रासंगिक है, हम नॉर्थविंड नमूना डेटाबेस का उपयोग करने जा रहे हैं। अगर आपके पास पहले से ही यह डेटाबेस नहीं है तो शुरू करने से पहले नॉर्थविंड नमूना डेटाबेस को कैसे इंस्टॉल करें देखें।
- एक बार जब आप नॉर्थविंड खोल चुके हैं, तो आपको मुख्य डेटाबेस मेनू के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। आगे बढ़ें और नमूना डेटाबेस में शामिल माइक्रोसॉफ्ट की विभिन्न रिपोर्टों की एक सूची देखने के लिए रिपोर्ट चयन पर क्लिक करें।
- यदि आप चाहते हैं, तो इनमें से कुछ पर डबल-क्लिक करें और इस बारे में एक महसूस करें कि कौन सी रिपोर्टें दिखती हैं और उनमें विभिन्न प्रकार की जानकारी शामिल है।
- एक बार जब आप अपनी जिज्ञासा को संतुष्ट कर लेंगे, तो नया बटन क्लिक करें और हम स्क्रैच से एक रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया शुरू करेंगे।
- दिखाई देने वाली अगली स्क्रीन आपको उस विधि का चयन करने के लिए कहती है जिसका आप रिपोर्ट बनाने के लिए उपयोग करना चाहते हैं। हम रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करने जा रहे हैं जो हमें सृजन प्रक्रिया के माध्यम से चरण-दर-चरण चलेंगे।
- विज़ार्ड को महारत हासिल करने के बाद, आप इस चरण में वापस लौटना चाहेंगे और अन्य सृजन विधियों द्वारा प्रदान की गई लचीलापन का पता लगा सकते हैं।
- इस स्क्रीन को छोड़ने से पहले, हम अपनी रिपोर्ट के लिए डेटा का स्रोत चुनना चाहते हैं। यदि आप एक ही तालिका से जानकारी पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप इसे ड्रॉप-डाउन बॉक्स से चुन सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, अधिक जटिल रिपोर्ट के लिए, हम पहले से डिज़ाइन की गई क्वेरी के आउटपुट पर हमारी रिपोर्ट का आधार चुन सकते हैं।
- हमारे उदाहरण के लिए, हमें आवश्यक सभी डेटा कर्मचारी तालिका में निहित है, इसलिए इस तालिका का चयन करें और ठीक क्लिक करें।