प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए एक लोकप्रिय टूल, गैंट चार्ट्स पूर्ण, वर्तमान और आने वाले कार्यों के साथ-साथ उन्हें प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ सौंपा गया है, जो एक कालानुक्रमिक, आसानी से पढ़ा जाने वाला ब्रेकडाउन प्रदान करता है। शेड्यूल का यह आलेखीय प्रतिनिधित्व एक उच्च स्तरीय दृश्य प्रदान करता है कि कितनी प्रगति की जा रही है और किसी भी संभावित निर्भरता पर प्रकाश डाला गया है।
Google शीट्स आपकी स्प्रेडशीट के भीतर विस्तृत गैंट चार्ट बनाने की क्षमता प्रदान करता है, भले ही आपको उनके अद्वितीय प्रारूप के साथ कोई पिछला अनुभव न हो। शुरू करने के लिए, नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।
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अपनी परियोजना अनुसूची बनाना
गैंट चार्ट चार्ट निर्माण में डाइविंग से पहले, आपको सबसे पहले अपने प्रोजेक्ट कार्यों को एक साधारण तालिका में अपनी संबंधित तिथियों के साथ परिभाषित करने की आवश्यकता होती है।
- Google शीट लॉन्च करें और एक नई स्प्रेडशीट खोलें।
- अपनी खाली स्प्रेडशीट के शीर्ष के पास एक उपयुक्त स्थान चुनें और उसी पंक्ति में निम्न शीर्षक नाम टाइप करें, प्रत्येक अपने कॉलम में, जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है: प्रारंभ तिथि , समाप्ति तिथि , कार्य का नाम । बाद में ट्यूटोरियल में चीजों को अपने लिए आसान बनाने के लिए आप उसी स्थान का उपयोग करना चाहेंगे जिसे हमने अपने उदाहरण (ए 1, बी 1, सी 1) में उपयोग किया है।
- आवश्यकतानुसार कई पंक्तियों का उपयोग करके उचित कॉलम में अपनी संबंधित तिथियों के साथ अपने प्रत्येक प्रोजेक्ट कार्यों को दर्ज करें। उन्हें घटना के क्रम में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए (शीर्ष से नीचे = पहले तक अंतिम) और तिथि प्रारूप निम्नानुसार होना चाहिए: एमएम / डीडी / वाई वाई वाई वाई।
- आपकी तालिका के अन्य स्वरूपण पहलू (सीमाएं, छायांकन, संरेखण, फ़ॉन्ट स्टाइल, इत्यादि) इस मामले में पूरी तरह से मनमानी हैं, क्योंकि हमारा मुख्य लक्ष्य डेटा दर्ज करना है जिसे बाद में ट्यूटोरियल में गैंट चार्ट द्वारा उपयोग किया जाएगा। यह पूरी तरह से आप पर निर्भर करता है कि आप आगे संशोधन करना चाहते हैं या नहीं, ताकि तालिका अधिक दृष्टि से आकर्षक हो। यदि आप करते हैं, हालांकि, यह महत्वपूर्ण है कि डेटा स्वयं सही पंक्तियों और स्तंभों में ही रहे।
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एक गणना तालिका बनाना
बस प्रारंभ और समाप्ति तिथियां इनपुट करना एक गैंट चार्ट को प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त नहीं है, क्योंकि इसका लेआउट उन दो महत्वपूर्ण मील के पत्थर के बीच गुजरने वाले वास्तविक समय पर भारी निर्भर करता है। इस आवश्यकता को संभालने के लिए आपको इस अवधि की गणना करने वाली एक और तालिका बनाने की आवश्यकता है।
- हमने ऊपर बनाई गई प्रारंभिक तालिका से कई पंक्तियां नीचे स्क्रॉल करें।
- उसी पंक्ति में निम्न शीर्षक नामों में टाइप करें, प्रत्येक अपने कॉलम में, जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है: कार्य का नाम , प्रारंभ दिवस , कुल अवधि ।
- अपनी पहली तालिका से कार्य सूची की सूची को कार्य नाम कॉलम में कॉपी करें, यह सुनिश्चित कर लें कि वे एक ही क्रम में सूचीबद्ध हैं।
- अपने पहले कार्य के लिए प्रारंभ दिवस कॉलम में निम्न सूत्र टाइप करें , 'ए' को कॉलम अक्षर के साथ बदलना जिसमें आपकी पहली तालिका में प्रारंभ दिनांक और पंक्ति संख्या के साथ '2' है: = int (A2) -int ($ A $ 2 ) । समाप्त होने पर एंटर या रिटर्न कुंजी दबाएं। सेल अब नंबर शून्य प्रदर्शित करना चाहिए।
- उस सेल को चुनें और कॉपी करें जिसमें आपने अभी इस फॉर्मूला को दर्ज किया है, या तो कीबोर्ड शॉर्टकट या संपादित करें -> Google शीट्स मेनू से कॉपी करें ।
- एक बार फॉर्मूला को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के बाद, स्टार्ट डे कॉलम में शेष शेष कक्षों का चयन करें और कीबोर्ड शीट का उपयोग करके पेस्ट करें और संपादित करें -> Google शीट्स मेनू से पेस्ट करें । यदि सही तरीके से प्रतिलिपि बनाई गई है, तो प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ दिवस मान उस प्रोजेक्ट की शुरुआत से दिनों की संख्या को प्रतिबिंबित करना चाहिए जो इसे शुरू करने के लिए सेट है। आप मान्य कर सकते हैं कि प्रत्येक पंक्ति में प्रारंभ दिवस सूत्र अपने संबंधित सेल का चयन करके सही है और यह सुनिश्चित करता है कि यह एक उल्लेखनीय अपवाद के साथ चरण 4 में टाइप किए गए सूत्र के समान है, कि पहला मान (int (xx)) उपयुक्त सेल से मेल खाता है आपकी पहली तालिका में स्थान।
- अगला कुल अवधि कॉलम है, जिसे किसी अन्य सूत्र के साथ पॉप्युलेट करने की आवश्यकता है जो पिछले एक की तुलना में थोड़ा अधिक जटिल है। अपने पहले कार्य के लिए कुल अवधि कॉलम में निम्न टाइप करें, अपनी वास्तविक स्प्रेडशीट में पहली तालिका से संबंधित सेल स्थान संदर्भों को प्रतिस्थापित करें (जैसा हमने चरण 4 में किया था): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (ए 2) -इन ($ ए $ 2)) । समाप्त होने पर एंटर या रिटर्न कुंजी दबाएं। यदि आपके पास आपकी विशेष स्प्रेडशीट से मेल खाने वाले सेल स्थानों को निर्धारित करने में कोई समस्या है, तो निम्न सूत्र कुंजी की सहायता करनी चाहिए: (वर्तमान कार्य की समाप्ति तिथि - प्रोजेक्ट प्रारंभ तिथि) - (वर्तमान कार्य की प्रारंभ तिथि - प्रोजेक्ट प्रारंभ तिथि)।
- उस सेल को चुनें और कॉपी करें जिसमें आपने अभी इस फॉर्मूला को दर्ज किया है, या तो कीबोर्ड शॉर्टकट या संपादित करें -> Google शीट्स मेनू से कॉपी करें ।
- एक बार फॉर्मूला को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के बाद, कुल अवधि कॉलम में शेष शेष कक्षों का चयन करें और कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके पेस्ट करें और संपादित करें -> Google शीट्स मेनू से पेस्ट करें । यदि सही तरीके से प्रतिलिपि बनाई गई है, तो प्रत्येक कार्य के लिए कुल अवधि मान को संबंधित प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के बीच दिनों की कुल संख्या को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
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एक गैंट चार्ट बनाना
अब जब आपके कार्य उनकी संबंधित तिथियों और अवधि के साथ-साथ हैं, तो अब एक गैंट चार्ट बनाने का समय है।
- शीर्षलेख सहित गणना तालिका के भीतर सभी कक्षों का चयन करें।
- वर्कशीट शीर्षक के नीचे सीधे स्क्रीन के शीर्ष पर स्थित Google शीट्स मेनू में सम्मिलित करें विकल्प चुनें। जब ड्रॉप-डाउन मेनू प्रकट होता है, चार्ट का चयन करें।
- स्टार्ट डे और कुल अवधि शीर्षक वाला एक नया चार्ट दिखाई देगा। इस चार्ट का चयन करें और इसे खींचें ताकि उसका डिस्प्ले आपके द्वारा बनाए गए तालिकाओं के नीचे या साइड-बाय-साइड स्थित हो, जैसा कि उन्हें ओवरले करना है।
- आपके नए चार्ट के अतिरिक्त, चार्ट संपादक इंटरफ़ेस भी आपकी स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देगा। डेटा टैब के शीर्ष पर पाएं चार्ट प्रकार का चयन करें।
- बार अनुभाग पर नीचे स्क्रॉल करें और मध्य विकल्प, स्टैक्ड बार चार्ट चुनें । आप देखेंगे कि आपके चार्ट का लेआउट बदल गया है।
- चार्ट संपादक में कस्टम टैब का चयन करें।
- श्रृंखला अनुभाग चुनें ताकि यह ढह गई हो और उपलब्ध सेटिंग्स प्रदर्शित हो।
- ड्रॉप-डाउन पर लागू करने के लिए , प्रारंभ दिवस का चयन करें ।
- रंग विकल्प पर क्लिक या टैप करें और कोई भी नहीं चुनें।
- आपका गैंट चार्ट अब बनाया गया है, और आप ग्राफ के भीतर अपने संबंधित क्षेत्रों में होवर करके व्यक्तिगत स्टार्ट डे और कुल अवधि के आंकड़े देख सकते हैं। आप चार्ट संपादक के माध्यम से अपनी इच्छानुसार कोई अन्य संशोधन भी कर सकते हैं - साथ ही साथ बनाई गई सारणी के माध्यम से - तिथियां, कार्य नाम, शीर्षक, रंग योजना और अन्य सहित। चार्ट के भीतर कहीं भी राइट-क्लिक करने से EDIT मेनू भी खुल जाएगा, जिसमें कई अनुकूलन सेटिंग्स शामिल हैं।