माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टैग आपके दस्तावेज़ों को ढूंढना और व्यवस्थित करना आसान बनाता है
दस्तावेजों में जोड़े गए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टैग आपको दस्तावेज़ फ़ाइलों को व्यवस्थित करने और ढूंढने में मदद कर सकते हैं जब आपको उनकी आवश्यकता होती है।
टैग मेटाडेटा माना जाता है, दस्तावेज़ गुणों की तरह, लेकिन टैग आपकी दस्तावेज़ फ़ाइल से सहेजे नहीं जाते हैं। इसके बजाए, उन टैग को ऑपरेटिंग सिस्टम (इस मामले में, विंडोज़) द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह विभिन्न अनुप्रयोगों में टैग का उपयोग करने की अनुमति देता है। यह उन सभी फाइलों को व्यवस्थित करने का एक बड़ा फायदा हो सकता है जो सभी संबंधित हैं, लेकिन प्रत्येक एक अलग फ़ाइल प्रकार है (उदाहरण के लिए, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन, एक्सेल स्प्रेडशीट इत्यादि)।
आप विंडोज एक्सप्लोरर के माध्यम से टैग जोड़ सकते हैं, लेकिन आप उन्हें वर्ड में भी जोड़ सकते हैं। जब आप उन्हें सहेजते हैं तो Word आपको अपने दस्तावेज़ों में टैग असाइन करने देता है।
टैगिंग आपकी फ़ाइल को सहेजने जितनी सरल है:
- फ़ाइल पर क्लिक करें (यदि आप वर्ड 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो विंडो के ऊपरी बाएं कोने में Office बटन पर क्लिक करें)।
- सहेजें विंडो खोलने के लिए सहेजें या सहेजें पर क्लिक करें।
- अगर आपके पास पहले से कोई नहीं है तो अपनी सहेजी गई फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें।
- फ़ाइल नाम के नीचे, टैग किए गए फ़ील्ड में अपने टैग दर्ज करें। आप जितना चाहें उतना प्रवेश कर सकते हैं।
- सहेजें पर क्लिक करें ।
आपकी फ़ाइल में अब आपके चुने हुए टैग संलग्न हैं।
टैगिंग फ़ाइलों के लिए टिप्स
टैग आपको पसंद हो सकती है। टैग दर्ज करते समय, शब्द आपको रंगों की एक सूची प्रदान कर सकता है; इन्हें आपकी फ़ाइलों को एक साथ समूहित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है, लेकिन आपको उनका उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आप अपना खुद का कस्टम टैग नाम बना सकते हैं। ये एकल शब्द या एकाधिक शब्द हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए, एक चालान दस्तावेज़ में स्पष्ट टैग "चालान" हो सकता है। आप चालान को उस कंपनी के नाम से टैग करना भी चाहेंगे जिसे वे भेजे जाते हैं।
पीसी के लिए वर्ड में टैग दर्ज करते समय (वर्ड 2007, 2010, आदि), अर्धविरामों का उपयोग करके एकाधिक टैग अलग करें। यह आपको एक से अधिक शब्दों के टैग का उपयोग करने की अनुमति देगा।
जब आप मैक के लिए वर्ड में फ़ील्ड में कोई टैग दर्ज करते हैं, तो टैब कुंजी दबाएं। यह टैग इकाई बनाएगा और उसके बाद कर्सर को आगे बढ़ाएगा ताकि आप चाहें तो अधिक टैग बना सकें। यदि आपके पास एकाधिक शब्दों वाले टैग हैं, तो उन्हें सभी टाइप करें और फिर उन्हें एक टैग के सभी भाग बनाने के लिए टैब दबाएं।
यदि आपके पास बहुत सारी फ़ाइलें हैं और आप उन्हें व्यवस्थित करने में सहायता के लिए टैग का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप उन टैग नामों के बारे में सोचना चाहेंगे जिनका आप उपयोग करेंगे। दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मेटाडेटा टैग की एक प्रणाली को कभी-कभी सामग्री प्रबंधन में वर्गीकरण के रूप में जाना जाता है (हालांकि इसका क्षेत्र में व्यापक अर्थ है)। अपने टैग नामों की योजना बनाकर और उन्हें लगातार बनाए रखने के द्वारा, अपने स्वच्छ और प्रभावी दस्तावेज़ संगठन को बनाए रखना आसान होगा।
जब आप फ़ाइल सहेजते समय टैग दर्ज करते हैं तो Word पहले टैग किए गए टैग के सुझाव बनाकर आपके टैग को सुसंगत रखने में आपकी सहायता कर सकता है।
बदलना और संपादन टैग
अपने टैग को संपादित करने के लिए, आपको विंडोज एक्सप्लोरर में विवरण फलक का उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
विंडोज एक्सप्लोरर खोलें। यदि विवरण फलक दिखाई नहीं दे रहा है, तो मेनू में देखें पर क्लिक करें और विवरण फलक पर क्लिक करें। यह एक्सप्लोरर विंडो के दाईं ओर फलक खुल जाएगा।
अपने दस्तावेज़ का चयन करें और टैग लेबल के लिए विवरण फलक देखें। परिवर्तन करने के लिए टैग के बाद अंतरिक्ष में क्लिक करें। जब आप अपने परिवर्तनों के साथ समाप्त कर लेंगे, तो विवरण फलक के नीचे सहेजें पर क्लिक करें ।