माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक स्वचालित उत्तर सुविधा है जिसका उपयोग आप अपने सहकर्मियों या दूसरों के लिए छुट्टी छोड़ने पर संदेश छोड़ने के लिए कर सकते हैं। यह सुविधा केवल एक एक्सचेंज खाते के साथ उपलब्ध है, जो कई संगठन, व्यवसाय और स्कूल उपयोग करते हैं। घरेलू उपयोगकर्ताओं के पास आमतौर पर एक एक्सचेंज खाता नहीं होता है, और कुछ पीओपी और आईएमएपी खाते आउटलुक की स्वचालित उत्तर सुविधा का समर्थन नहीं करते हैं।
यह प्रक्रिया एक्सचेंज खातों के साथ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आउटलुक 2016, 2013 और 2010 में काम करती है।
'स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर)' फ़ीचर का उपयोग कैसे करें
अपने स्वचालित उत्तरों को सेट करें और शेड्यूल प्रारंभ करें और Outlook में समय रोकें। ऐसे:
- ओपन आउटलुक और फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
- स्क्रीन के बाईं ओर स्थित फलक में दिखाई देने वाले मेनू में जानकारी टैब का चयन करें।
- मुख्य स्क्रीन में स्वचालित प्रत्युत्तर (ऑफिस ऑफिस) बटन पर क्लिक करें। (यदि आपको यह विकल्प नहीं दिखाई देता है, तो आपके पास शायद एक एक्सचेंज खाता नहीं है।)
- खुलने वाले संवाद बॉक्स में, स्वचालित प्रत्युत्तर भेजने के बगल में स्थित चेकबॉक्स में क्लिक करें।
- केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें चेक बॉक्स पर क्लिक करें और एक प्रारंभ समय और एक अंत समय दर्ज करें।
- आप ऑफिस संदेशों में से दो छोड़ सकते हैं-एक आपके सहकर्मियों के लिए और एक दूसरे के लिए। अपने सहकर्मियों को भेजने के लिए एक संदेश दर्ज करने के लिए मेरे संगठन टैब के अंदर क्लिक करें। किसी और को भेजने के लिए संदेश दर्ज करने के लिए मेरे संगठन टैब के बाहर क्लिक करें।
- जानकारी को सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।
ऑफिस उत्तरों से बाहर आपके द्वारा दर्ज किए जाने वाले प्रारंभ समय पर स्वचालित रूप से ट्रिगर होता है और अंत समय तक चलता है। प्रत्येक बार जब आने वाली ईमेल इस अवधि के दौरान आती है, तो प्रेषक को आपके कार्यालय के उत्तर से बाहर भेज दिया जाता है। यदि आप अनुसूचित अवधि के दौरान किसी भी समय स्वचालित उत्तरों को रोकना चाहते हैं, तो स्वचालित प्रत्युत्तर (कार्यालय से बाहर) बटन पर वापस आएं और स्वचालित उत्तरों न भेजें चुनें।
कैसे बताएं कि आपके पास एक्सचेंज खाता है या नहीं
यदि आप अनिश्चित हैं कि आप एक्सचेंज खाते के साथ Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो स्टेटस बार देखें। यदि आप एक्सचेंज खाते का उपयोग कर रहे हैं तो आप स्टेटस बार में "माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज से कनेक्ट" देखेंगे।