पेशेवरों के लिए ईमेल नियम

आपको पता होना चाहिए कि नेटिकेट

जबकि हर महीने कम से कम कुछ व्यवसाय संचार के लिए ईमेल का उपयोग करता है, हम में से कुछ हमारे पेशेवर काम करने के लिए दैनिक उपकरण के रूप में ईमेल का उपयोग करेंगे। हम ग्राहकों, टीममेट्स, वरिष्ठों, और संभावित नए कर्मचारियों या संभावित नए नियोक्ताओं के साथ संवाद करने के लिए ईमेल का उपयोग करेंगे। और हां, ये लोग स्पष्ट और पेशेवर लिखित संदेश तैयार करने की हमारी क्षमता से हमें न्याय करेंगे।

ईमेल शिष्टाचार, या 'नेटिकेट', वर्ल्ड वाइड वेब के 27 वर्षों के आसपास रहा है। नेटिकेट आपके ईमेल में सम्मान और योग्यता दिखाने के तरीके के लिए व्यापक रूप से स्वीकार्य दिशानिर्देशों का एक सेट है। अफसोस की बात है, ऐसे लोग हैं जिन्होंने व्यापार सेटिंग्स के लिए ईमेल नेटिकेट सीखने के लिए समय नहीं लिया है। इससे भी बदतर: ऐसे लोग हैं जो टेक्स्ट मैसेजिंग की ढीली और अनौपचारिक शैली के साथ ईमेल नेटिकेट को भ्रमित करते हैं।

खराब तरीके से तैयार किए गए ईमेल को किसी ग्राहक या श्रेष्ठ या संभावित नियोक्ता के साथ अपनी विश्वसनीयता को न मारने दें। यहां ईमेल नेटिकेट नियम हैं जो आपको अच्छी तरह से सेवा देंगे, और कार्यस्थल में आपको शर्मिंदगी बचाएंगे।

10 में से 01

ईमेल पता डालने से पहले आखिरी चीज के रूप में डालें।

यह काउंटर-अंतर्ज्ञानी लगता है, लेकिन यह उत्कृष्ट रूप है। ईमेल हेडर में ईमेल पता (एसएस) जोड़ने से पहले आप अपने लेखन के अंत तक और प्रूफरीडिंग तक प्रतीक्षा करें। यह तकनीक आपको अपनी सामग्री और प्रूफरीडिंग समाप्त करने से पहले ही गलती से संदेश भेजने की शर्मिंदगी बचाएगी।

यह एक लंबे ईमेल के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिसमें संवेदनशील सामग्री है, जैसे नौकरी आवेदन जमा करना, ग्राहक के प्रश्न का जवाब देना, या अपनी टीम को बुरी खबरों को संचार करना। इन मामलों में, ईमेल पते को परिभाषित करते समय सुरक्षा को जोड़ दिया जाता है जब आपको अपने विचारों को इकट्ठा करने और अपने शब्दों को अपने दिमाग में अभ्यास करने के लिए थोड़ी देर के लिए अपने ईमेल से दूर जाने की आवश्यकता होती है।

यदि आप किसी ईमेल का जवाब दे रहे हैं, और आप सामग्री को संवेदनशीलता मानते हैं, तो जब तक आप भेजने के लिए तैयार नहीं होते हैं, तब तक प्राप्तकर्ता का ईमेल पता अस्थायी रूप से हटा दें, और फिर पता वापस जोड़ें। आप प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को वैकल्पिक रूप से नोटपैड फ़ाइल या OneNote पृष्ठ में कट-पेस्ट कर सकते हैं, ईमेल लिख सकते हैं, और फिर ईमेल पते को काटकर पेस्ट कर सकते हैं।

इस पर हमें विश्वास करें: संलेखन के दौरान एक खाली ईमेल पता रेखा आपको एक दिन में पर्याप्त दुःख बचाएगी!

10 में से 02

ट्रिपल चेक करें कि आप सही व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं।

यदि आप बड़ी कंपनी या सरकारी विभाग में काम करते हैं तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। जब आप 'माइक' या 'हीदर' या 'मोहम्मद' को एक संवेदनशील ईमेल भेज रहे हैं, तो आपका ईमेल सॉफ़्टवेयर पूर्वानुमानित रूप से आपके लिए पूरा पता टाइप करना चाहता है। इन जैसे लोकप्रिय नामों में आपकी कंपनी एड्रेस बुक में कई नतीजे होंगे, और आप बाद में अपने उपाध्यक्ष को गलती भेज सकते हैं, या लेखांकन में लोगों के लिए एक गोपनीय जवाब भेज सकते हैं।

उपरोक्त # 1 नेटिकेट नियम के लिए धन्यवाद, आपने अंत में संबोधित छोड़ दिया है, इसलिए प्राप्तकर्ता के ईमेल पते को तीन बार जांचना आपके भेजने से पहले अंतिम चरण के रूप में आसानी से जाना चाहिए!

10 में से 03

'सभी को उत्तर दें' से बचें, खासकर एक बड़ी कंपनी में।

जब आप दर्जनों लोगों को भेजे गए प्रसारण प्राप्त करते हैं, तो केवल प्रेषक को जवाब देना बुद्धिमानी है। यह विशेष रूप से सच है यदि यह एक बड़ी वितरण सूचियों के साथ प्रसारित कंपनी है।

उदाहरण के लिए: महाप्रबंधक दक्षिण कंपनी में पार्किंग के बारे में पूरी कंपनी को ईमेल करता है, और वह लोगों से संख्याबद्ध और असाइन किए गए स्टालों का सम्मान करती है जो कर्मचारी भुगतान करते हैं। यदि आप 'सभी को जवाब दें' पर क्लिक करते हैं और शिकायत करना शुरू करते हैं कि अन्य कर्मचारी आपके व्यक्तिगत वाहन पर अतिक्रमण करते हैं और आपके पेंट को खरोंच करते हैं, तो आप कंपनी शमक बनकर अपने करियर की प्रगति को नुकसान पहुंचा सकते हैं।

कोई भी संदेश प्राप्त नहीं करना चाहता जो उन पर लागू न हो । इससे भी ज्यादा, कोई भी समूह को शिकायत करने या किसी प्रसारण प्रारूप में प्रसारित आपकी व्यक्तिगत शिकायतों के बारे में सुनने की सराहना करता है।

इस गलत पैस से बचें और प्रेषक को आपकी डिफ़ॉल्ट कार्रवाई के रूप में व्यक्तिगत उत्तर का उपयोग करें। निश्चित रूप से नीचे नियम # 9 भी देखें।

10 में से 04

बोलचाल अभिव्यक्तियों के बजाय पेशेवर बधाई का प्रयोग करें।

एक पेशेवर ईमेल शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका निम्न में से कुछ संस्करण है:

1. शुभ दोपहर, सुश्री चंद्र।
2. हैलो, परियोजना टीम और स्वयंसेवकों।
3. हाय, जेनिफर।
4. सुप्रभात, पैट्रिक।

किसी भी परिस्थिति में, पेशेवर ईमेल शुरू करने के लिए निम्न का उपयोग न करें:

1. अरे,
2. ठीक है, टीम!
3. हाय, जेन।
4. मॉर्निन, पैट।

'हे', 'यो', 'सुपर' जैसे बोलचाल अभिव्यक्ति आपके लिए दोस्ताना और गर्म लग सकती हैं, लेकिन वे वास्तव में एक व्यापार सेटिंग में आपकी विश्वसनीयता को खराब कर देते हैं। एक बार जब आप दूसरे व्यक्ति के साथ भरोसेमंद संबंध रखते हैं, तो आप निश्चित रूप से वार्तालाप में इन बोलचालवादों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इन शब्दों को व्यावसायिक ईमेल में उपयोग करना एक बुरा विचार है।

इसके अतिरिक्त, 'मॉर्निन' जैसे वर्तनी शॉर्टकट लेने के लिए यह खराब रूप है। किसी के नाम को छोटा करने के लिए यह बहुत बुरा फॉर्म है (जेनिफर -> जेन) जब तक उस व्यक्ति ने आपको ऐसा करने के लिए स्पष्ट रूप से नहीं पूछा है।

किसी भी बुद्धिमान व्यापार संचार के साथ, यह बहुत औपचारिक होने के पक्ष में गलती करना और यह दर्शाता है कि आप शिष्टाचार और सम्मान में विश्वास करते हैं।

10 में से 05

हर संदेश को प्रूफ्रेड करें, जैसे कि आपकी पेशेवर प्रतिष्ठा इस पर निर्भर है।

और वास्तव में, आपकी प्रतिष्ठा खराब व्याकरण, खराब वर्तनी और बीमार चुने हुए शब्दों से आसानी से नष्ट हो जाती है।

कल्पना कीजिए कि अगर आप गलती से ' अपने मेथ , अला ' को जांचने की ज़रूरत है तो आप अपने पेशेवरता को हिट करेंगे , जब आप वास्तव में कहें कि ' आपको अपना गणित, अल्मा' जांचना है । या यदि आप कहते हैं कि ' मैं कल पर एक अंतराल कर सकता हूं ' जब आपका मतलब था ' मैं कल साक्षात्कार कर सकता हूं '।

आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल को प्रमाणित करें; ऐसा करें जैसे आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा इस पर निर्भर करती है।

10 में से 06

एक संक्षिप्त और स्पष्ट विषय पंक्ति चमत्कार प्राप्त करेगी (और आपको पढ़ने में मदद करेंगी)।

विषय पंक्ति संचार के लिए एक शीर्षक है और संक्षेप में आपके ईमेल को टैग करने और टैग करने का एक तरीका है ताकि इसे बाद में आसानी से पाया जा सके। यह स्पष्ट रूप से सामग्री और किसी भी वांछित कार्रवाई सारांशित करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक विषय पंक्ति: 'कॉफी' बहुत स्पष्ट नहीं है।

इसके बजाय, 'स्टाफ कॉफी प्राथमिकताएं आज़माएं: आपकी प्रतिक्रिया आवश्यक है'

दूसरे उदाहरण के रूप में, विषय पंक्ति ' आपका अनुरोध ' बहुत अस्पष्ट है।

इसके बजाए, एक स्पष्ट विषय पंक्ति की कोशिश करें: ' पार्किंग के लिए आपका अनुरोध: अधिक जानकारी आवश्यक है' ।

10 में से 07

केवल दो क्लासिक फोंट का प्रयोग करें: काले स्याही के साथ एरियल और टाइम्स रोमन वेरिएंट।

यह चमकदार बनाने के लिए अपने ईमेल पर स्टाइलिश फ़ॉन्ट चेहरों और रंगों को जोड़ने के लिए मोहक हो सकता है, लेकिन आप ब्लैक 12-पीटी या 10-पीटी एरियल या टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग बंद कर सकते हैं। तहोमा या कैलीबरी जैसे समान रूप भी ठीक हैं। और यदि आप किसी विशिष्ट वाक्यांश या बुलेट पर ध्यान आकर्षित कर रहे हैं, तो लाल स्याही या बोल्ड फ़ॉन्ट मॉडरेशन में बहुत उपयोगी हो सकता है।

समस्या यह है कि जब आपके ईमेल अनजान और फोकस हो जाते हैं या आपके हिस्से पर मावेरिक या विघटनकारी दृष्टिकोण व्यक्त करना शुरू करते हैं। व्यवसाय की दुनिया में, लोग भरोसेमंद और स्पष्ट और संक्षेप में संचार चाहते हैं, सजावटी और विचलित नहीं।

10 में से 08

हर कीमत पर कटाक्ष और नकारात्मक / स्नूटी टन से बचें।

ईमेल हमेशा मुखर प्रतिबिंब और शरीर की भाषा व्यक्त करने में विफल रहता है। जो भी आपको लगता है वह प्रत्यक्ष और सीधा है, वास्तव में कठोर और मतलब हो सकता है जब इसे आपके ईमेल में डाल दिया जाता है। 'कृपया' और 'धन्यवाद' शब्दों का उपयोग न करने से नकारात्मक अंडरक्रेंट का कारण बन जाएगा। और जो आप विनोदी और प्रकाश मानते हैं वह वास्तव में संवेदनात्मक और कठोर के रूप में संचारित हो सकता है।

ईमेल में एक सम्मानजनक स्वर और व्यक्तित्व आचरण प्रदान करना अभ्यास और बहुत अनुभव लेता है। इससे मदद मिलती है जब आप ईमेल को अपने आप से ज़ोर से पढ़ते हैं, या यहां तक ​​कि किसी और को भेजने से पहले भी। अगर ईमेल के बारे में कुछ भी मतलब या कठोर लगता है, तो इसे फिर से लिखें।

यदि आप अभी भी किसी ईमेल में किसी चीज़ के स्वर को व्यक्त करने के साथ अटक गए हैं, तो गंभीरता से फोन उठाकर बातचीत को संदेश देने पर विचार करें।

याद रखें: ईमेल हमेशा के लिए है, और एक बार जब आप वह संदेश भेजते हैं, तो आप इसे कभी वापस नहीं खींच सकते हैं।

10 में से 09

मान लें कि दुनिया आपका ईमेल पढ़ेगी, इसलिए तदनुसार योजना बनाएं।

सच में, ईमेल हमेशा के लिए है। इसे सेकंड के भीतर सैकड़ों लोगों को अग्रेषित किया जा सकता है। इसे कानून प्रवर्तन और कर लेखा परीक्षकों द्वारा बुलाया जा सकता है, कभी भी जांच की जानी चाहिए। यह इसे समाचार या सोशल मीडिया में भी बना सकता है।

यह एक व्यापक और डरावनी ज़िम्मेदारी है, लेकिन यह एक है कि हम सभी कंधे: आप जो ईमेल में लिखते हैं वह आसानी से सार्वजनिक ज्ञान बन सकता है। अपने शब्दों को ध्यान से चुनें, और यदि आपको लगता है कि यह कोई मौका है कि यह आपको वापस काट सकता है, तो गंभीरता से संदेश भेजने पर गंभीरता से विचार करें।

10 में से 10

हमेशा एक छोटे से उत्तम 'धन्यवाद' और एक हस्ताक्षर ब्लॉक के साथ समाप्त होता है।

'धन्यवाद' और 'कृपया' जैसी नस्लों की शक्ति अचूक है। साथ ही, आपके पेशेवर हस्ताक्षर ब्लॉक को शामिल करने के लिए अतिरिक्त कई सेकंड विस्तार से आपकी चौकसी के बारे में वॉल्यूम बोलते हैं, और आप अपना नाम और संपर्क जानकारी मुद्रित करके अपने संचार का स्वामित्व लेते हैं।

हैलो, शैलेश।

टीजीआई स्पोर्ट्सवियर में हमारी कढ़ाई सेवाओं में आपकी पूछताछ के लिए धन्यवाद। आपकी टीम के लिए हमारे स्पोर्ट्स जैकेट विकल्पों के बारे में आपको और बताने के लिए फोन पर आपसे बात करने में मुझे बहुत खुशी होगी। हम इस सप्ताह के अंत में हमारे शोरूम में भी जा सकते हैं, और मैं आपको व्यक्तिगत रूप से हमारे नमूने दिखा सकता हूं।

मैं आपको किस नंबर पर बुला सकता हूं? मैं आज 1:00 बजे के बाद बात करने के लिए उपलब्ध हूं।

धन्यवाद,

पॉल गिल्स
ग्राहक सेवा निदेशक
टीजीआई, शामिल
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
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