माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में तीन प्रमुख घटक हैं: टेबल, प्रश्न और फॉर्म
बड़ी मात्रा में डेटा द्वारा अभिभूत होने वाली किसी भी कंपनी को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है या महत्वपूर्ण जानकारी का ट्रैक रखने के लिए पेपर फाइलिंग, टेक्स्ट दस्तावेज़ या स्प्रैडशीट का उपयोग करने वाली प्रणाली द्वारा डेटा प्रबंधन प्रणाली में स्विच करने से लाभ हो सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 जैसे डेटाबेस सिस्टम सिर्फ कंपनी की जरूरत हो सकती है।
डाटाबेस क्या है?
सबसे बुनियादी स्तर पर, डेटाबेस डेटा का एक संगठित संग्रह है। एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (डीबीएमएस) जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आपको ऐसे सॉफ़्टवेयर टूल प्रदान करता है जिन्हें आपको उस डेटा को लचीली तरीके से व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है। इसमें डेटाबेस से डेटा जोड़ने, संशोधित करने और हटाने की सुविधा शामिल है, डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के बारे में प्रश्न पूछें और चयनित सामग्री को संक्षेप में रिपोर्ट तैयार करें।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 घटक
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 उपयोगकर्ताओं को एक सरल और लचीला डीबीएमएस समाधान प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के नियमित उपयोगकर्ता परिचित विंडोज़ देखो और महसूस करते हैं और अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस परिवार उत्पादों के साथ कड़े एकीकरण की सराहना करते हैं।
एक्सेस के प्रमुख घटकों में से तीन जो अधिकांश डेटाबेस उपयोगकर्ता सामने आते हैं वे टेबल, प्रश्न और रूप हैं। यदि आप अभी एक्सेस के साथ शुरुआत कर रहे हैं और कृपया पहले से एक्सेस डेटाबेस नहीं है, तो स्क्रैच से एक्सेस 2010 डेटाबेस बनाने के बारे में पढ़ें।
टेबल्स बिल्डिंग ब्लॉक हैं
टेबल्स किसी भी डेटाबेस के मौलिक बिल्डिंग ब्लॉक हैं। यदि आप स्प्रेडशीट से परिचित हैं, तो आप पाएंगे कि डेटाबेस टेबल समान हैं। एक सामान्य डेटाबेस तालिका में कर्मचारी जानकारी हो सकती है, जिसमें नाम, जन्मतिथि और शीर्षक जैसी विशेषताएं शामिल हैं। इसे निम्नानुसार संरचित किया जा सकता है:
- कर्मचारी आयडी
- अंतिम नाम
- पहला नाम
- शीर्षक
- अभिवादन
- जन्म दिन
तालिका के निर्माण की जांच करें और आप पाएंगे कि तालिका का प्रत्येक स्तंभ एक विशिष्ट कर्मचारी विशेषता-या डेटाबेस शर्तों में विशेषता से मेल खाता है। प्रत्येक पंक्ति एक विशेष कर्मचारी से मेल खाती है और इसमें उसकी जानकारी होती है। यही सब है इसके लिए। यदि यह मदद करता है, तो प्रत्येक तालिका को स्प्रेडशीट-शैली की जानकारी की सूची के रूप में सोचें।
प्रश्न जानकारी प्राप्त करें
एक डेटाबेस जो केवल जानकारी संग्रहीत करता है वह बेकार होगा; आपको जानकारी पुनर्प्राप्त करने के तरीकों की भी आवश्यकता है। यदि आप बस किसी तालिका में संग्रहीत जानकारी को याद करना चाहते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आपको टेबल खोलने और इसके भीतर निहित रिकॉर्ड्स को स्क्रॉल करने की अनुमति देता है। हालांकि, जटिल क्वेरी का जवाब देने के लिए डेटाबेस की असली शक्ति इसकी क्षमताओं में निहित है। एक्सेस क्वेरी कई तालिकाओं से डेटा को गठबंधन करने और पुनर्प्राप्त डेटा पर विशिष्ट स्थितियों को रखने की क्षमता प्रदान करती है।
कल्पना करें कि आपके संगठन को उन उत्पादों की एक सूची बनाने के लिए एक सरल विधि की आवश्यकता है जो वर्तमान में उनकी औसत कीमत से ऊपर बिक रहे हैं। यदि आप उत्पाद जानकारी तालिका को पुनः प्राप्त करते हैं, तो इस कार्य को पूरा करने के लिए डेटा के माध्यम से सॉर्टिंग की बड़ी मात्रा और हाथ से गणना करने की आवश्यकता होगी। हालांकि, एक क्वेरी की शक्ति आपको अनुरोध करने की अनुमति देती है कि केवल उन रिकॉर्ड्स को एक्सेस करें जो उपरोक्त औसत मूल्य निर्धारण शर्त को पूरा करते हैं। इसके अतिरिक्त, आप डेटाबेस के केवल नाम और इकाई मूल्य सूचीबद्ध करने के लिए डेटाबेस को निर्देश दे सकते हैं।
एक्सेस में डेटाबेस क्वेरीज़ की शक्ति के बारे में अधिक जानकारी के लिए, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010 में एक सरल क्वेरी बनाना पढ़ें।
फॉर्म सम्मिलित करें जानकारी
अब तक, आपने डेटाबेस में जानकारी व्यवस्थित करने और डेटाबेस से जानकारी पुनर्प्राप्त करने के पीछे अवधारणाओं के बारे में पढ़ा है। आपको पहले स्थान पर जानकारी रखने के लिए अभी भी तंत्र की आवश्यकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए दो प्राथमिक तंत्र प्रदान करता है। पहली विधि एक विंडो में टेबल को डबल-क्लिक करके लाने के लिए है। फिर, तालिका के नीचे जानकारी जोड़ें, जैसे आप स्प्रेडशीट में जानकारी जोड़ देंगे।
एक्सेस उपयोगकर्ता के अनुकूल फॉर्म इंटरफ़ेस भी प्रदान करता है। इंटरफ़ेस उपयोगकर्ताओं को ग्राफिकल रूप में जानकारी दर्ज करने की अनुमति देता है और उस जानकारी को पारदर्शी रूप से डेटाबेस में पास कर देता है। डेटा एंट्री ऑपरेटर के लिए यह विधि कम डरावनी है लेकिन डेटाबेस व्यवस्थापक के हिस्से पर थोड़ा और काम करने की आवश्यकता है। अधिक जानकारी के लिए, एक्सेस 2010 में फॉर्म बनाना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट्स
रिपोर्ट एक या अधिक तालिकाओं और प्रश्नों में निहित डेटा के आकर्षक प्रारूपित सारांश तैयार करने की क्षमता प्रदान करती है। शॉर्टकट चाल और टेम्पलेट्स के उपयोग के माध्यम से, जानकार डेटाबेस उपयोगकर्ता मिनटों के मामले में रिपोर्ट बना सकते हैं।
मान लीजिए कि आप मौजूदा और संभावित ग्राहकों के साथ उत्पाद जानकारी साझा करने के लिए एक कैटलॉग तैयार करना चाहते हैं। प्रश्नों के न्यायसंगत उपयोग के माध्यम से इस प्रकार की जानकारी डेटाबेस से पुनर्प्राप्त की जा सकती है। हालांकि, जानकारी एक सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत की जाती है-बिल्कुल बिल्कुल आकर्षक विपणन सामग्री नहीं। रिपोर्ट ग्राफिक्स, आकर्षक स्वरूपण, और अंकन को शामिल करने की अनुमति देते हैं। अधिक जानकारी के लिए, एक्सेस 2010 में रिपोर्ट बनाना देखें।