डेटा दर्ज करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश
डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म में एक्सेल का निर्माण करना Excel डेटाबेस में डेटा दर्ज करने का एक तेज़ और आसान तरीका है।
फॉर्म का उपयोग करने से आप निम्न की अनुमति देते हैं:
- एक नई डेटाबेस तालिका शुरू करें या मौजूदा रिकॉर्ड में नए रिकॉर्ड जोड़ने के लिए
- एक समय में डेटा रिकॉर्ड के माध्यम से स्क्रॉल करें
- विशिष्ट जानकारी वाले रिकॉर्ड की खोज करें
- आवश्यकतानुसार व्यक्तिगत रिकॉर्ड संपादित या हटाएं
क्विक एक्सेस टूलबार में डेटा एंट्री फॉर्म आइकन जोड़ने के बारे में
डेटा एंट्री फॉर्म एक्सेल के अंतर्निहित डेटा टूल्स में से एक है। इसका उपयोग करने के लिए आपको केवल अपने डेटाबेस में कॉलम शीर्षलेखों का उपयोग करने की आवश्यकता है, फॉर्म आइकन पर क्लिक करें, और एक्सेल बाकी करेगा।
चीजों को और अधिक चुनौतीपूर्ण बनाने के लिए, हालांकि, एक्सेल 2007 के बाद, माइक्रोसॉफ्ट ने रिबन पर फॉर्म आइकन शामिल नहीं करना चुना है।
डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने का पहला चरण क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म आइकन जोड़ना है ताकि हम इसका इस्तेमाल कर सकें।
यह एक बार का ऑपरेशन है। एक बार जोड़ा जाने पर, फॉर्म आइकन त्वरित एक्सेस टूलबार पर उपलब्ध रहता है।
डाटा एंट्री फॉर्म बटन ढूँढना
क्विक एक्सेस टूलबार का उपयोग एक्सेल में अक्सर उपयोग की जाने वाली विशेषताओं के लिए शॉर्टकट को स्टोर करने के लिए किया जाता है। यह वह जगह भी है जहां आप रिबन पर उपलब्ध एक्सेल सुविधाओं के शॉर्टकट जोड़ सकते हैं।
इनमें से एक विशेषता डाटा एंट्री फॉर्म है।
डेटा फॉर्म Excel डेटाबेस तालिका में डेटा जोड़ने का एक तेज़ और आसान तरीका है।
हालांकि, किसी कारण से, माइक्रोसॉफ्ट ने एक्सेल 2007 से शुरू होने वाले रिबन के टैब में से किसी एक को फॉर्म नहीं जोड़ना चुना।
नीचे चरण हैं जो आपको दिखाएंगे कि त्वरित एक्सेस टूलबार में फ़ॉर्म आइकन कैसे जोड़ें।
त्वरित एक्सेस टूलबार में डेटा फॉर्म जोड़ें
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए त्वरित एक्सेस टूलबार के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करें।
- क्विक एक्सेस टूलबार संवाद बॉक्स को कस्टमाइज़ करने के लिए सूची से अधिक कमांड चुनें।
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए लाइन से चुनें कमांड के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करें।
- बाएं हाथ के फलक में Excel 2007 में उपलब्ध सभी आदेश देखने के लिए सूची से सभी आदेश चुनें।
- फॉर्म कमांड खोजने के लिए इस वर्णमाला सूची के माध्यम से स्क्रॉल करें।
- क्विक एक्सेस टूलबार में फॉर्म कमांड जोड़ने के लिए कमांड पैन के बीच जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- ठीक क्लिक करें।
प्रपत्र बटन को त्वरित एक्सेस टूलबार में जोड़ा जाना चाहिए।
डेटाबेस फ़ील्ड नाम जोड़ना
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने के लिए हमें बस इतना करना है कि हमारे डेटाबेस में कॉलम हेडिंग या फील्ड नामों का इस्तेमाल किया जाए।
फॉर्म में फ़ील्ड नाम जोड़ने का सबसे आसान तरीका उन्हें अपने वर्कशीट में सेल्स में टाइप करना है। आप फॉर्म में 32 फ़ील्ड नामों को शामिल कर सकते हैं।
कक्ष ए 1 से ई 1 में निम्न शीर्षलेख दर्ज करें:
छात्र आईडी
अंतिम नाम
प्रारंभिक
आयु
कार्यक्रम
डेटा प्रविष्टि फॉर्म खोलना
डेटा प्रविष्टि फॉर्म खोलना
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल ए 2 पर क्लिक करें।
- पेज 2 पर त्वरित एक्सेस टूलबार में जोड़े गए फॉर्म आइकन पर क्लिक करें।
- फॉर्म आइकन पर क्लिक करने से एक्सेल से एक संदेश बॉक्स सामने आएगा जिसमें फॉर्म में शीर्षलेख जोड़ने से संबंधित कई विकल्प होंगे।
- चूंकि हम पहले से ही फ़ील्ड नामों में टाइप कर चुके हैं, इसलिए हम शीर्षकों के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, हमें बस इतना करना है कि संदेश बॉक्स में ठीक क्लिक करें ।
- सभी फ़ील्ड नाम वाले फॉर्म स्क्रीन पर दिखने चाहिए।
फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना
फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना
एक बार डाटा हेडिंग को डेटाबेस में रिकॉर्ड जोड़ने के रूप में जोड़ा गया है, तो बस फॉर्म फ़ील्ड में सही क्रम में डेटा टाइप करने का मामला है।
उदाहरण रिकॉर्ड्स
सही शीर्षलेख के बगल में फॉर्म फ़ील्ड में डेटा दर्ज करके डेटाबेस में निम्न रिकॉर्ड्स जोड़ें। दूसरे रिकॉर्ड के लिए फ़ील्ड को साफ़ करने के लिए पहले रिकॉर्ड दर्ज करने के बाद नए बटन पर क्लिक करें।
छात्र आईडी : एसए 267-567
अंतिम नाम : जोन्स
प्रारंभिक : बी
आयु : 21
कार्यक्रम : भाषाएं
छात्र आईडी : SA267-211
अंतिम नाम : विलियम्स
प्रारंभिक : जे।
आयु : 1 9
कार्यक्रम : विज्ञान
युक्ति: डेटा आईडी दर्ज करते समय छात्र आईडी संख्याओं (केवल डैश के बाद संख्याएं अलग होती हैं) डेटा प्रविष्टि को तेज और सरल बनाने के लिए कॉपी और पेस्ट का उपयोग करें।
ट्यूटोरियल डेटाबेस में शेष रिकॉर्ड्स जोड़ने के लिए, उपरोक्त छवि में पाए गए शेष डेटा को ए 4 से E11 में दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।
फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना (नहीं)
ट्यूटोरियल डेटाबेस में शेष रिकॉर्ड्स जोड़ने के लिए, छवि ए 4 से E11 में छवि में पाए गए शेष डेटा को दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।
फॉर्म के डेटा टूल्स का उपयोग करना
डेटाबेस के साथ एक बड़ी समस्या डेटा की अखंडता को बनाए रखती है क्योंकि फ़ाइल आकार में बढ़ती है। ये आवश्यक:
- डेटा त्रुटियों को ठीक करना या व्यक्तिगत रिकॉर्ड अपडेट करना।
- अप्रचलित या डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाना।
डेटा एंट्री फॉर्म में दाईं ओर वाले कई टूल होते हैं जो डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को ढूंढना और सही करना या हटाना आसान बनाता है।
ये उपकरण हैं:
- पिछला खोजें और अगला बटन खोजें - ये आपको एक समय में एक रिकॉर्ड डेटाबेस के माध्यम से आगे बढ़ने और वापस जाने की अनुमति देता है।
- हटाएं बटन - इसका उपयोग डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को हटाने के लिए किया जाता है।
- पुनर्स्थापित बटन - इस बटन को संपादित किए जा रहे रिकॉर्ड में परिवर्तन पूर्ववत करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। कभी-कभी, हम रिकॉर्ड में गलत परिवर्तन करते हैं या गलत रिकॉर्ड भी संपादित करते हैं। यदि ऐसा है, तो उन परिवर्तनों को पूर्ववत करने के लिए पुनर्स्थापित बटन का उपयोग किया जा सकता है।
- नोट: पुनर्स्थापना बटन केवल तब तक काम करता है जब तक कि फ़ॉर्म में रिकॉर्ड मौजूद न हो। जैसे ही आप किसी अन्य रिकॉर्ड तक पहुंचते हैं या फॉर्म को बंद करते हैं, पुनर्स्थापित बटन निष्क्रिय हो जाता है।
- मानदंड बटन आपको नाम, आयु या कार्यक्रम जैसे विशिष्ट मानदंडों के आधार पर रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है। मानदंड बटन का उपयोग करने का एक उदाहरण ट्यूटोरियल के अगले चरण में शामिल है।
एक फील्ड नाम का उपयोग कर रिकॉर्ड्स की खोज
मानदंड बटन आपको नाम, आयु या प्रोग्राम जैसे एक या अधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है।
एक फील्ड नाम का उपयोग कर रिकॉर्ड्स की खोज
- फॉर्म में मानदंड बटन पर क्लिक करें।
- मानदंड बटन पर क्लिक करने से सभी फॉर्म फ़ील्ड साफ़ हो जाते हैं लेकिन डेटाबेस से कोई भी डेटा नहीं हटाते हैं।
- कार्यक्रम क्षेत्र पर क्लिक करें और कला टाइप करें क्योंकि हम कॉलेज में कला कार्यक्रम में नामांकित सभी छात्रों की खोज करना चाहते हैं।
- अगला खोजें बटन पर क्लिक करें। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखाई देना चाहिए क्योंकि वह कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
- दूसरे और तीसरे बार ढूँढें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम और डब्ल्यू। हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड एक दूसरे के बाद दिखने चाहिए क्योंकि उन्हें कला कार्यक्रम में भी नामांकित किया गया है।
इस ट्यूटोरियल के अगले चरण में कई मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड की खोज का एक उदाहरण शामिल है।
एकाधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड्स की खोज
इस उदाहरण में हम 18 साल की उम्र के सभी छात्रों की तलाश करेंगे और कॉलेज में कला कार्यक्रम में दाखिला लेंगे। केवल उन रिकॉर्ड जो दोनों मानदंडों से मेल खाते हैं उन्हें फॉर्म में प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
- फॉर्म में मानदंड बटन पर क्लिक करें।
- आयु फ़ील्ड पर क्लिक करें और 18 टाइप करें।
- प्रोग्राम फ़ील्ड में क्लिक करें और कला टाइप करें।
- अगला खोजें बटन पर क्लिक करें। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखना चाहिए क्योंकि वह 18 साल की है और कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
- दूसरी बार खोजें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड प्रकट होना चाहिए क्योंकि वह भी 18 वर्ष का है और कला कार्यक्रम में दाखिला लिया है।
- तीसरे बार ढूँढें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड अभी भी दिखाई देना चाहिए क्योंकि दोनों मानदंडों से मेल खाने वाले कोई अन्य रिकॉर्ड नहीं हैं।
डब्ल्यू। हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड इस उदाहरण में प्रदर्शित नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि, हालांकि वह कला कार्यक्रम में नामांकित है, वह 18 वर्ष का नहीं है, इसलिए वह दोनों खोज मानदंडों से मेल नहीं खाता है।