एक्सेल मैक्रो परिभाषा

एक्सेल में मैक्रो क्या है और इसका उपयोग कब किया जाता है?

एक एक्सेल मैक्रो प्रोग्रामिंग निर्देशों का एक सेट है जिसे वीबीए कोड के रूप में जाना जाता है जिसे आम तौर पर बार-बार किए गए कार्यों के चरणों को दोहराने की आवश्यकता को खत्म करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

इन दोहराव वाले कार्यों में जटिल गणनाएं शामिल हो सकती हैं जिन्हें सूत्रों के उपयोग की आवश्यकता होती है या वे सरल स्वरूपण कार्य हो सकते हैं - जैसे नए डेटा में संख्या स्वरूपण जोड़ना या सेल और कार्यपत्रक प्रारूपों जैसे सीमाओं और छायांकन को लागू करना।

अन्य दोहराव वाले कार्यों जिसके लिए मैक्रोज़ को सहेजने के लिए उपयोग किया जा सकता है उनमें शामिल हैं:

एक मैक्रो ट्रिगरिंग

मैक्रोज़ को कीबोर्ड शॉर्टकट, टूलबार आइकन या वर्कशीट में जोड़े गए बटन या आइकन द्वारा ट्रिगर किया जा सकता है।

मैक्रोज़ बनाम टेम्पलेट्स

मैक्रोज़ का उपयोग करते समय दोहराव वाले कार्यों के लिए एक अच्छा समय बचा सकता है, यदि आप नियमित रूप से कुछ स्वरूपण सुविधाओं या सामग्री को जोड़ते हैं - जैसे हेडिंग, या नई वर्कशीट्स के लिए कंपनी लोगो, तो ऐसी सभी वस्तुओं वाली टेम्पलेट फ़ाइल बनाना और सहेजना बेहतर हो सकता है हर बार जब आप एक नया वर्कशीट शुरू करते हैं तो उन्हें नया बनाते हैं।

मैक्रोज़ और वीबीए

जैसा कि बताया गया है, एक्सेल में, मैक्रोज़ विज़ुअल बेसिक इन अनुप्रयोगों (वीबीए) में लिखे गए हैं। वीबीए का उपयोग कर मैक्रोज़ लेखन वीबीए संपादक विंडो में किया जाता है, जिसे रिबन के डेवलपर टैब पर विजुअल बेसिक आइकन पर क्लिक करके खोला जा सकता है (आवश्यकता होने पर डेवलपर टैब को रिबन में जोड़ने पर निर्देशों के लिए नीचे देखें)।

एक्सेल का मैक्रो रिकॉर्डर

उन लोगों के लिए जो वीबीए कोड नहीं लिख सकते हैं, में एक अंतर्निहित मैक्रो रिकॉर्डर है जो आपको कुंजीपटल और माउस का उपयोग करके चरणों की एक श्रृंखला रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है जो एक्सेल तब आपके लिए वीबीए कोड में परिवर्तित हो जाता है।

ऊपर वर्णित वीबीए संपादक की तरह, मैक्रो रिकॉर्डर रिबन के डेवलपर्स टैब पर स्थित है।

डेवलपर टैब जोड़ना

एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से, डेवलपर टैब रिबन पर मौजूद नहीं है। इसे जोड़ने के लिए:

  1. विकल्पों की ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें
  2. ड्रॉप-डाउन सूची पर, Excel विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए विकल्प क्लिक करें
  3. संवाद बॉक्स के बाएं हाथ के पैनल में, अनुकूलित रिबन विंडो खोलने के लिए अनुकूलित रिबन पर क्लिक करें
  4. दाएं हाथ की विंडो में मुख्य टैब अनुभाग के तहत, इस टैब को रिबन में जोड़ने के लिए डेवलपर के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें
  5. संवाद बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें।

डेवलपर अब मौजूद होना चाहिए - आम तौर पर रिबन के दाईं ओर

मैक्रो रिकॉर्डर का उपयोग करना

जैसा कि बताया गया है, मैक्रो रिकॉर्डर मैक्रोज़ बनाने का कार्य सरल बनाता है - कभी-कभी, उन लोगों के लिए जो वीबीए कोड लिख सकते हैं, लेकिन इस टूल का उपयोग शुरू करने से पहले कुछ बिंदुओं के बारे में पता होना चाहिए।

1. मैक्रो की योजना बनाएं

मैक्रो रिकॉर्डर के साथ रिकॉर्डिंग मैक्रोज़ में एक सीखने की वक्र शामिल है। प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, समय से पहले योजना बनाएं - यह भी लिखने के बिंदु पर कि मैक्रो का क्या इरादा है और कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कदमों की आवश्यकता होगी।

2. मैक्रोज़ छोटे और विशिष्ट रखें

बड़ा मैक्रो उन कार्यों की संख्या के संदर्भ में है जो इसे अधिक जटिल करते हैं, यह संभवतः योजना बनाने और इसे सफलतापूर्वक रिकॉर्ड करने की संभावना होगी।

बड़े मैक्रोज़ भी धीमे चलते हैं - विशेष रूप से उन लोगों में बड़ी वर्कशीट्स में बहुत सारी गणनाएं शामिल होती हैं - और यदि वे पहली बार सही काम नहीं करते हैं तो उन्हें डीबग करना और सही करना मुश्किल होता है।

मैक्रोज़ को छोटे और विशिष्ट उद्देश्य से रखते हुए परिणामों की सटीकता को सत्यापित करना और यह देखने के लिए आसान है कि चीजें योजनाबद्ध नहीं होने पर वे कहां गलत हो गईं।

3. नाम मैक्रोज़ उचित रूप से

एक्सेल में मैक्रो नामों में कई नामकरण प्रतिबंध हैं जिन्हें देखा जाना चाहिए। पहला और सबसे महत्वपूर्ण यह है कि एक मैक्रो नाम वर्णमाला के एक अक्षर से शुरू होना चाहिए। बाद के वर्ण संख्या हो सकते हैं लेकिन मैक्रो नामों में रिक्त स्थान, प्रतीकों या विराम चिह्न शामिल नहीं हो सकते हैं।

न ही मैक्रो नाम में कई आरक्षित शब्द शामिल हैं जो वीबीए का हिस्सा हैं, इसकी प्रोग्रामिंग भाषा जैसे कि, गोटो , न्यू , या सिलेक्ट के हिस्से के रूप में।

जबकि मैक्रो नाम लंबाई में 255 वर्ण तक हो सकते हैं, लेकिन नामों में से कई का उपयोग करने के लिए शायद ही कभी आवश्यक या सलाह दी जाती है।

एक के लिए, यदि आपके पास बहुत सारे मैक्रोज़ हैं और आप उन्हें मैक्रो डायलॉग बॉक्स से चलाने की योजना बना रहे हैं, तो लंबे नाम सिर्फ आपके द्वारा किए गए मैक्रो को चुनना कठिन बनाते हैं।

नामों को छोटा रखने और वर्णन क्षेत्र का उपयोग करने के लिए एक बेहतर तरीका यह होगा कि प्रत्येक मैक्रो क्या करता है।

नामों में अंडरस्कोर और आंतरिक पूंजीकरण

चूंकि मैक्रो नामों में रिक्त स्थान शामिल नहीं हो सकते हैं, एक वर्ण जिसे अनुमति है, और जो मैक्रो नामों को पढ़ने में आसान बनाता है वह अंडरस्कोर वर्ण है जिसे किसी स्थान के स्थान पर शब्दों के बीच उपयोग किया जा सकता है - जैसे Change_cell_color या Addition_formula।

एक और विकल्प आंतरिक पूंजीकरण (कभी-कभी कैमल केस के रूप में जाना जाता है) को नियोजित करना है जो प्रत्येक नए शब्द को पूंजी अक्षर के साथ शुरू करता है - जैसे चेंजसेल सेलर और एडिशनफॉर्मुला।

मैक्रो डायलॉग बॉक्स में छोटे मैक्रो नामों को चुनना आसान होता है, खासकर यदि वर्कशीट में कई मैक्रोज़ हैं और आप बहुत सारे मैक्रोज़ रिकॉर्ड करते हैं, तो आप उन्हें आसानी से पहचान सकते हैं। सिस्टम विवरण के लिए एक क्षेत्र भी प्रदान करता है, हालांकि हर कोई इसका उपयोग नहीं करता है।

4. संबंधित बनाम निरपेक्ष सेल संदर्भों का उपयोग करें

सेल संदर्भ , जैसे कि बी 17 या एए 345, वर्कशीट में प्रत्येक सेल के स्थान की पहचान करते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, मैक्रो रिकॉर्डर में सभी सेल संदर्भ पूर्ण होते हैं जिसका अर्थ है कि सटीक सेल स्थान मैक्रो में दर्ज किए जाते हैं। वैकल्पिक रूप से, मैक्रोज़ को सापेक्ष सेल संदर्भों का उपयोग करने के लिए सेट किया जा सकता है जिसका अर्थ है कि आंदोलनों (सेल कर्सर को कितने कॉलम बाएं या दाएं स्थानांतरित करते हैं) सटीक स्थानों की बजाय रिकॉर्ड किए जाते हैं।

आप जो भी उपयोग करते हैं उस पर निर्भर करता है कि मैक्रो क्या पूरा करने के लिए सेट है। यदि आप एक ही चरण को दोहराना चाहते हैं - जैसे डेटा के कॉलम स्वरूपण - ओवर और ओवर, लेकिन प्रत्येक बार जब आप वर्कशीट में अलग-अलग कॉलम स्वरूपित कर रहे होते हैं, तो सापेक्ष संदर्भों का उपयोग करना उचित होगा।

यदि, दूसरी तरफ, आप कोशिकाओं की एक ही श्रृंखला को प्रारूपित करना चाहते हैं - जैसे कि ए 1 से एम 23 - लेकिन विभिन्न वर्कशीट्स पर, फिर पूर्ण सेल संदर्भों का उपयोग किया जा सकता है ताकि प्रत्येक बार मैक्रो चलने पर, इसका पहला कदम आगे बढ़ना है सेल कर्सर सेल ए 1 के लिए।

रिश्तेदार से पूर्ण संदर्भ से सेल संदर्भ बदलना आसानी से रिबन के डेवलपर टैब पर संबंधित संदर्भ संदर्भ आइकन पर क्लिक करके किया जाता है।

5. कुंजीपटल कुंजी बनाम माउस का उपयोग करना

सेल कर्सर को स्थानांतरित करते समय या कोशिकाओं की एक श्रृंखला का चयन करते समय मैक्रो रिकॉर्ड कुंजीपटल कीस्ट्रोक होने के कारण आमतौर पर मैक्रो के हिस्से के रूप में माउस मूवमेंट रिकॉर्ड करने के लिए बेहतर होता है।

कुंजीपटल कुंजी संयोजनों का उपयोग करना - जैसे Ctrl + End या Ctrl + Shift + दायां तीर कुंजी - सेल कर्सर को डेटा क्षेत्र के किनारों पर ले जाने के लिए (वर्तमान वर्कशीट पर डेटा वाले उन कक्षों) को बार-बार तीर या टैब दबाकर एकाधिक कॉलम या पंक्तियों को स्थानांतरित करने के लिए कुंजी कीबोर्ड का उपयोग करने की प्रक्रिया को सरल बनाती है।

यहां तक ​​कि जब आदेशों को लागू करने या कीबोर्ड शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग करके रिबन विकल्पों का चयन करने के लिए माउस का उपयोग करना बेहतर होता है।