एक्सेल में SQL सर्वर और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस जैसे संबंधपरक डेटाबेस प्रोग्राम की डेटा प्रबंधन क्षमता नहीं है। हालांकि, यह एक सरल या फ्लैट-फ़ाइल डेटाबेस के रूप में कार्य कर सकता है जो कई परिस्थितियों में डेटा प्रबंधन आवश्यकताओं को भरता है।
एक्सेल में, वर्कशीट की पंक्तियों और स्तंभों का उपयोग करके डेटा को टेबल में व्यवस्थित किया जाता है। कार्यक्रम के हाल के संस्करणों में एक टेबल सुविधा है , जो डेटा को दर्ज करना, संपादित करना और कुशल बनाना आसान बनाता है।
डेटा के प्रत्येक व्यक्तिगत भाग या विषय के बारे में जानकारी - जैसे भाग संख्या या व्यक्ति का पता - एक अलग वर्कशीट सेल में संग्रहीत किया जाता है और इसे फ़ील्ड के रूप में संदर्भित किया जाता है।
डेटाबेस शर्तें: एक्सेल में तालिका, रिकॉर्ड्स और फ़ील्ड
डेटाबेस एक संगठित फैशन में एक या अधिक कंप्यूटर फ़ाइलों में संग्रहीत संबंधित जानकारी का संग्रह है।
आम तौर पर जानकारी या डेटा टेबल में व्यवस्थित किया जाता है। एक्सेल जैसे एक साधारण या फ्लैट-फ़ाइल डेटाबेस में एक ही तालिका में एक विषय के बारे में सारी जानकारी होती है।
दूसरी ओर, संबंधित डेटाबेस, प्रत्येक तालिका के साथ कई तालिकाओं को शामिल करता है जिसमें विभिन्न, लेकिन संबंधित, विषयों के बारे में जानकारी होती है।
तालिका में दी गई जानकारी इस तरह से व्यवस्थित की जाती है कि यह आसानी से हो सकता है:
- अपडेट किया गया
- क्रमबद्ध किया गया
- संशोधित
- फ़िल्टर या विशिष्ट जानकारी के लिए खोज की
अभिलेख
डेटाबेस शब्दावली में, एक रिकॉर्ड डेटाबेस में दर्ज किए गए एक विशिष्ट ऑब्जेक्ट के बारे में सभी जानकारी या डेटा रखता है।
एक्सेल में, रिकॉर्ड्स आमतौर पर वर्कशीट पंक्तियों में पंक्ति में प्रत्येक सेल के साथ व्यवस्थित किया जाता है जिसमें जानकारी या मूल्य की एक वस्तु होती है।
खेत
डेटाबेस रिकॉर्ड में जानकारी के प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम - जैसे टेलीफोन नंबर या सड़क संख्या - को फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है।
एक्सेल में, वर्कशीट की व्यक्तिगत कोशिकाएं फ़ील्ड के रूप में कार्य करती हैं, क्योंकि प्रत्येक सेल में ऑब्जेक्ट के बारे में जानकारी का एक टुकड़ा हो सकता है।
फील्ड नाम
यह महत्वपूर्ण है कि किसी संगठित फैशन में डेटा को डेटाबेस में दर्ज किया जाए ताकि इसे विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए सॉर्ट या फ़िल्टर किया जा सके।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा उसी क्रम में दर्ज किया गया है, शीर्षक तालिका के प्रत्येक कॉलम में जोड़ा जाता है। इन कॉलम शीर्षकों को फ़ील्ड नाम के रूप में जाना जाता है।
Excel में, तालिका की शीर्ष पंक्ति में तालिका के लिए फ़ील्ड नाम होते हैं। इस पंक्ति को आमतौर पर हेडर पंक्ति के रूप में जाना जाता है।
उदाहरण
उपर्युक्त छवि में, एक छात्र के लिए एकत्र की गई सभी जानकारी एक व्यक्तिगत पंक्ति या तालिका में रिकॉर्ड में संग्रहीत की जाती है। प्रत्येक छात्र, कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितनी या कितनी छोटी जानकारी एकत्र की जाती है, तालिका में एक अलग पंक्ति होती है।
एक पंक्ति के भीतर प्रत्येक सेल एक क्षेत्र है जिसमें उस जानकारी का एक टुकड़ा होता है। हेडर पंक्ति में फ़ील्ड नाम यह सुनिश्चित करने में सहायता करते हैं कि डेटा सभी छात्रों के लिए समान कॉलम में किसी विशिष्ट विषय, जैसे कि नाम या आयु पर सभी डेटा को रखकर व्यवस्थित रहता है।
एक्सेल के डेटा टूल्स
माइक्रोसॉफ्ट ने एक्सेल टेबल में संग्रहीत बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना आसान बनाने और इसे अच्छी स्थिति में रखने में मदद के लिए कई डेटा टूल्स शामिल किए हैं।
रिकॉर्ड्स के लिए एक फॉर्म का उपयोग करना
उन उपकरणों में से एक जो व्यक्तिगत रिकॉर्ड के साथ काम करना आसान बनाता है वह डेटा फॉर्म है। एक फॉर्म का उपयोग 32 फ़ील्ड या कॉलम वाली तालिकाओं में रिकॉर्ड्स खोजने, संपादित करने, दर्ज करने या हटाने के लिए किया जा सकता है।
डिफ़ॉल्ट रूप में तालिका में व्यवस्थित क्रम में फ़ील्ड नामों की एक सूची शामिल होती है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि रिकॉर्ड सही तरीके से दर्ज किए गए हैं। प्रत्येक फ़ील्ड नाम के आगे डेटा के अलग-अलग फ़ील्ड में प्रवेश या संपादन के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स है।
हालांकि कस्टम फॉर्म बनाना संभव है, डिफ़ॉल्ट रूप बनाना और उपयोग करना बहुत आसान है और अक्सर यह आवश्यक है।
डुप्लिकेट डेटा रिकॉर्ड्स निकालें
सभी डेटाबेस के साथ एक आम समस्या डेटा त्रुटियों है। सरल वर्तनी गलतियों या डेटा के गायब फ़ील्ड के अलावा, डेटा तालिका तालिका आकार में बढ़ने के साथ ही डुप्लिकेट डेटा रिकॉर्ड एक प्रमुख चिंता हो सकती है।
एक्सेल के डेटा टूल्स का एक और इन डुप्लिकेट रिकॉर्ड्स को हटाने के लिए उपयोग किया जा सकता है - या तो सटीक या आंशिक डुप्लिकेट।
सॉर्टिंग डेटा
छंटनी का अर्थ किसी विशिष्ट संपत्ति के अनुसार डेटा को पुनर्गठित करना है, जैसे अंतिम नाम से वर्णमाला तालिका को क्रमबद्ध करना या पुराने रूप से सबसे पुराने से कालक्रम से।
एक्सेल के सॉर्ट विकल्पों में एक या अधिक फ़ील्ड, कस्टम सॉर्टिंग, जैसे दिनांक या समय के अनुसार सॉर्टिंग , और पंक्तियों द्वारा क्रमबद्ध करना शामिल है जो तालिका में फ़ील्ड को पुन: व्यवस्थित करना संभव बनाता है।