एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों या मेनू को डेटा में सीमित करने के लिए बनाया जा सकता है जिसे किसी विशिष्ट सेल में प्रविष्टियों की पूर्व-सेट सूची में दर्ज किया जा सकता है। डेटा सत्यापन के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करने के लाभों में शामिल हैं:
- डेटा प्रविष्टि को आसान बनाना;
- डेटा एंट्री त्रुटियों को रोकना;
- डेटा दर्ज करने के लिए स्थानों की संख्या को सीमित करना।
सूची और डेटा स्थान
ड्रॉप-डाउन सूची में जो डेटा जोड़ा गया है, वह इस पर स्थित हो सकता है:
- सूची के समान कार्यपत्रक।
- एक ही एक्सेल वर्कशीट में एक अलग वर्कशीट पर ।
- एक अलग एक्सेल कार्यपुस्तिका में।
ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए कदम
ऊपर दी गई छवि में सेल बी 3 (कुकी प्रकार) में दिखाए गए ड्रॉप-डाउन सूची को बनाने के लिए उपयोग किए गए चरण निम्न हैं:
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल बी 3 पर क्लिक करें;
- रिबन के डेटा टैब पर क्लिक करें;
- सत्यापन विकल्पों के ड्रॉप-डाउन मेनू को खोलने के लिए डेटा सत्यापन पर क्लिक करें;
- मेनू में, डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स लाने के लिए डेटा सत्यापन पर क्लिक करें;
- संवाद बॉक्स में सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें;
- ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए संवाद बॉक्स में अनुमति दें विकल्प पर क्लिक करें - डिफ़ॉल्ट मान कोई मान है;
- इस मेनू में, सूची पर क्लिक करें ;
- संवाद बॉक्स में स्रोत पंक्ति पर क्लिक करें;
- सूची में कोशिकाओं की इस श्रेणी में डेटा जोड़ने के लिए वर्कशीट में कक्ष E3 - E10 को हाइलाइट करें ;
- संवाद बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें;
- सेल बी 3 के बगल में एक नीचे तीर मौजूद होना चाहिए जो ड्रॉप-डाउन सूची की उपस्थिति को इंगित करता है;
- जब आप तीर पर क्लिक करते हैं तो ड्रॉप-डाउन सूची आठ कुकी नाम प्रदर्शित करने के लिए खुल जाएगी;
नोट: ड्रॉप-डाउन सूची की उपस्थिति का संकेत देने वाला नीचे तीर केवल तब दिखाई देता है जब उस सेल को सक्रिय सेल बनाया जाता है।
एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची निकालें
एक बार ड्रॉप-डाउन सूची के साथ समाप्त हो जाने पर इसे उपरोक्त छवि में दिखाए गए डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स का उपयोग करके वर्कशीट सेल से आसानी से हटाया जा सकता है।
नोट : यदि एक ही वर्कशीट पर ड्रॉप-डाउन सूची या स्रोत डेटा को किसी नए स्थान पर ले जाना है, तो आमतौर पर ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने और पुन: बनाने के लिए आवश्यक नहीं है क्योंकि Excel सूची के लिए उपयोग किए गए डेटा की गति को गतिशील रूप से अपडेट करेगा ।
ड्रॉप-डाउन सूची को निकालने के लिए:
- हटाए जाने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची वाले सेल पर क्लिक करें;
- रिबन के डेटा टैब पर क्लिक करें;
- ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए रिबन पर डेटा सत्यापन आइकन पर क्लिक करें;
- डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलने के लिए मेनू में डेटा सत्यापन विकल्प पर क्लिक करें;
- संवाद बॉक्स में, सेटिंग टैब पर क्लिक करें - यदि आवश्यक हो;
- उपरोक्त छवि में दिखाए गए ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने के लिए सभी बटन साफ़ करें पर क्लिक करें;
- संवाद बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें।
चयनित ड्रॉप डाउन सूची को अब चयनित सेल से हटा दिया जाना चाहिए, लेकिन सूची से पहले सेल में दर्ज किया गया कोई भी डेटा शेष रहेगा और इसे अलग से हटा दिया जाना चाहिए।
वर्कशीट पर सभी ड्रॉप डाउन सूची को निकालने के लिए
एक ही कार्यपत्रक पर स्थित सभी ड्रॉप-डाउन सूचियों को एक बार में निकालने के लिए:
- ऊपर दिशानिर्देशों में पांच से एक कदम उठाएं;
- संवाद बॉक्स के सेटिंग टैब पर एक ही सेटिंग बॉक्स वाले सभी अन्य कक्षों में इन परिवर्तनों को लागू करें ;
- वर्तमान वर्कशीट पर सभी ड्रॉप-डाउन सूचियों को हटाने के लिए सभी साफ़ करें बटन पर क्लिक करें।
- संवाद बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें।