एक्सेल में एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना आपको प्रविष्टियों की प्रीसेट सूची से वर्कशीट के किसी विशिष्ट सेल में डेटा दर्ज करने की अनुमति देता है।
ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करने के लाभों में शामिल हैं:
- डेटा प्रविष्टि को आसान बनाना
- डेटा प्रविष्टि त्रुटियों को रोकना
- डेटा दर्ज करने के लिए स्थानों की संख्या को सीमित करना
चरण ट्यूटोरियल विषयों द्वारा एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची चरण
- ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
- डेटा के लिए नामित रेंज बनाना
- ड्रॉप-डाउन सूची शुरू करना
- डेटा सत्यापन के लिए एक सूची का उपयोग करना
- डेटा स्रोत दर्ज करना और ड्रॉप-डाउन सूची को पूरा करना
- सूची आइटम बदलना
- ड्रॉप डाउन सूची की सुरक्षा के लिए विकल्प
ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
Excel में ड्रॉप डाउन सूची बनाने का पहला चरण डेटा दर्ज करना है ।
नोट: ट्यूटोरियल निर्देशों में वर्कशीट के लिए स्वरूपण चरण शामिल नहीं हैं।
यह ट्यूटोरियल को पूरा करने में हस्तक्षेप नहीं करेगा। आपकी वर्कशीट पेज 1 पर उदाहरण से अलग दिखाई देगी, लेकिन ड्रॉप डाउन सूची आपको एक ही परिणाम देगा।
Excel कार्यपुस्तिका में से एक और दो शीट्स पर संकेतित कक्षों में नीचे दिए गए डेटा को दर्ज करें।
ट्यूटोरियल कदम
- वर्कशीट के शीट 1 पर सही सेल्स में निम्न डेटा दर्ज करें: डी 1 - कुकी टाइप:
- शीट 2 के लिए शीट टैब पर क्लिक करें।
- वर्कशीट के शीट 2 पर सही सेल में निम्न डेटा दर्ज करें:
ए 1 - जिंजरब्रेड ए 2 - नींबू ए 3 - दलिया किशमिश ए 4 - चॉकलेट चिप
ड्रॉप डाउन सूची को शीट 1 पर सेल ई 1 में जोड़ा जाएगा।
सूची डेटा के लिए नामित रेंज बनाना
एक नामित श्रेणी आपको Excel कार्यपुस्तिका में कक्षों की एक विशिष्ट श्रृंखला का संदर्भ लेने की अनुमति देती है।
नामित श्रेणियों में एक्सेल में सूत्रों और चार्ट बनाने के दौरान उनका उपयोग करने सहित कई उपयोग हैं।
सभी मामलों में, वर्कशीट में डेटा के स्थान को इंगित करने वाले सेल संदर्भों की एक श्रृंखला के स्थान पर नामित श्रेणी का उपयोग किया जाता है।
जब ड्रॉप डाउन सूची में उपयोग किया जाता है, तो नामित श्रेणी सूची आइटम के स्रोत के रूप में उपयोग की जाती है।
ट्यूटोरियल कदम
- शीट 2 पर चयनित कक्ष ए 1 - ए 4 खींचें ।
- कॉलम ए के ऊपर स्थित नाम बॉक्स पर क्लिक करें
- नाम बॉक्स में "कुकीज़" (कोई उद्धरण) टाइप करें
- कीबोर्ड पर ENTER कुंजी दबाएं
- शीट 2 पर ए 1 से ए 4 के सेल अब "कुकीज़" का नाम है
- अपनी वर्कशीट सहेजें
डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलना
Excel में सभी डेटा सत्यापन विकल्प, ड्रॉप डाउन सूचियों सहित, डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स का उपयोग करके सेट किए गए हैं।
डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स रिबन के डेटा टैब के नीचे स्थित है।
ट्यूटोरियल कदम
- शीट 1 पर स्विच करने के लिए स्क्रीन के नीचे शीट 1 टैब पर क्लिक करें
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल E1 पर क्लिक करें - यह वह जगह है जहां ड्रॉप डाउन सूची स्थित होगी
- वर्कशीट के ऊपर रिबन मेनू के डेटा टैब पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए रिबन पर डेटा सत्यापन आइकन पर क्लिक करें
- डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलने के लिए मेनू में डेटा सत्यापन विकल्प पर क्लिक करें
डेटा सत्यापन के लिए एक सूची का उपयोग करना
वर्कशीट में ड्रॉप डाउन सूचियों को जोड़ने के अलावा, एक्सेल में डेटा सत्यापन का उपयोग विशिष्ट कोशिकाओं में दर्ज किए जा सकने वाले डेटा के प्रकार को नियंत्रित या सीमित करने के लिए भी किया जा सकता है ।
अधिक सामान्यतः उपयोग किए जाने वाले कुछ विकल्प:
- सूची
- तिथियां और / या समय
- पूर्ण संख्या
- टेक्स्ट
- फॉर्मूला ( कस्टम विकल्प के तहत सेट)
इस चरण में, हम शीट 1 पर सेल ई 1 के लिए उपयोग किए जाने वाले डेटा सत्यापन के प्रकार के रूप में सूची विकल्प का चयन करेंगे।
कदम
- संवाद बॉक्स में सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए अनुमति दें लाइन के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करें
- सेल डी 1 में डेटा सत्यापन के लिए ड्रॉप डाउन सूची चुनने और संवाद बॉक्स में स्रोत लाइन को सक्रिय करने के लिए सूची पर क्लिक करें
डेटा स्रोत दर्ज करना और ड्रॉप डाउन सूची को पूरा करना
चूंकि ड्रॉप डाउन सूची के लिए डेटा स्रोत एक अलग वर्कशीट पर स्थित है, इसलिए पहले बनाई गई नामित श्रेणी डायलॉग बॉक्स में स्रोत लाइन में दर्ज की जाएगी।
कदम
- स्रोत लाइन पर क्लिक करें
- स्रोत पंक्ति में "= कुकीज़" (कोई उद्धरण) टाइप करें
- ड्रॉप डाउन सूची को पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें और डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स बंद करें
- सेल ई 1 के दाईं ओर स्थित एक छोटा नीचे तीर आइकन
- नीचे तीर पर क्लिक करने से ड्रॉप डाउन सूची को खोलना चाहिए जिसमें शीट 2 पर कक्ष A1 से A4 में दर्ज चार कुकी नाम शामिल हैं
- किसी एक नाम पर क्लिक करने से उस नाम को सेल ई 1 में दर्ज करना चाहिए
सूची आइटम संपादित करना
अपने डेटा में बदलावों के साथ ड्रॉप डाउन सूची को अद्यतित रखने के लिए, सूची में विकल्पों को समय-समय पर बदलना आवश्यक हो सकता है।
चूंकि हमने वास्तविक सूची नामों की बजाय हमारी सूची वस्तुओं के स्रोत के रूप में नामित श्रेणी का उपयोग किया है, इसलिए शीट 2 पर कक्ष ए 1 से ए 4 में स्थित नामित श्रेणी में कुकी नामों को बदलने से तुरंत ड्रॉप डाउन सूची में नाम बदल जाते हैं।
यदि डेटा सीधे संवाद बॉक्स में दर्ज किया जाता है, तो सूची में परिवर्तन करने से संवाद बॉक्स में वापस जाकर स्रोत रेखा को संपादित किया जाता है।
इस चरण में, हम नामित सीमा के सेल ए 3 में डेटा को बदलकर ड्रॉप डाउन सूची में शॉर्टब्रेड को ओटमील रायसिन में बदल देंगे।
कदम
- सक्रिय सेल बनाने के लिए शीट 2 (शॉर्टब्रेड) पर सेल ए 3 पर क्लिक करें
- सेल ए 3 में ओटमील किशमिश टाइप करें और कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं
- सूची खोलने के लिए शीट 1 के सेल ई 1 में ड्रॉप डाउन सूची के लिए नीचे तीर पर क्लिक करें
- सूची में आइटम 3 अब शॉर्टब्रेड के बजाय ओटमील रायसिन पढ़ना चाहिए
ड्रॉप डाउन सूची की सुरक्षा के लिए विकल्प
चूंकि हमारा डेटा ड्रॉप डाउन सूची से अलग वर्कशीट पर है, इसलिए सूची डेटा की सुरक्षा के लिए दो विकल्प उपलब्ध हैं:
- डेटा युक्त शीटशीट छुपाएं (शीट 2)
- वर्कशीट को सुरक्षित रखें जिसमें शीट 2 पर ए 1 से ए 4 लॉक करना शामिल है
यदि सुरक्षा कोई चिंता नहीं है, तो सूची डेटा वाले वर्कशीट को छिपाना एक अच्छा विकल्प है क्योंकि यह आवश्यक होने पर सूची को अपडेट करना आसान बनाता है।
यदि सुरक्षा चिंता का विषय है तो सूची आइटम में परिवर्तनों को रोकने के लिए वर्कशीट की सुरक्षा करते समय पासवर्ड जोड़ा जा सकता है।
एक अलग वर्कशीट पर एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना
एक ड्रॉप डाउन सूची आपको प्रविष्टियों की प्रीसेट सूची से एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा दर्ज करने की अनुमति देती है।
भाग 1 ड्रॉप डाउन सूची के समान शीट पर डेटा के साथ ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए चरणों को शामिल करता है।
इस ट्यूटोरियल में एक अलग वर्कशीट पर एक ड्रॉप डाउन सूची बनाने शामिल है।
उदाहरण: एक अलग वर्कशीट पर डेटा के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना
वर्कशीट के शीट 1 पर सही सेल में निम्न डेटा दर्ज करें:
ई 1 - कुकी शॉप
डी 2 - कुकी प्रकार:
शीट 2 के लिए शीट टैब पर क्लिक करें।
शीट 2 या वर्कशीट पर सही सेल में निम्न डेटा दर्ज करें:
ए 1 - जिंजरब्रेड
ए 2 - नींबू
ए 3 - दलिया किशमिश
ए 4 - चॉकलेट चिप
शीट 2 पर ए 1 - ए 4 हाइलाइट करें।
नाम बॉक्स में "कुकीज़" (कोई उद्धरण) टाइप करें और कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं।
शीट 1 के लिए शीट टैब पर क्लिक करें
सेल ई 2 पर क्लिक करें - वह स्थान जहां परिणाम प्रदर्शित किए जाएंगे
डेटा टैब पर क्लिक करें
मेनू खोलने के लिए रिबन से डेटा सत्यापन विकल्प पर क्लिक करें
संवाद बॉक्स लाने के लिए मेनू में डेटा सत्यापन पर क्लिक करें
संवाद बॉक्स में सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें
अनुमति मेनू से सूची का चयन करें
डायलॉग बॉक्स में स्रोत लाइन पर टाइप = कुकीज़
संवाद बॉक्स को बंद करने और वर्कशीट पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें
सेल ई 2 के बगल में एक नीचे तीर दिखाई देना चाहिए
जब आप तीर पर क्लिक करते हैं तो ड्रॉप कुकी सूची चार कुकी नामों को प्रदर्शित करने के लिए खुली जानी चाहिए