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एक्सेल में डेटा प्रबंधन
कभी-कभी, हमें जानकारी का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है। यह फोन नंबरों की एक व्यक्तिगत सूची हो सकती है, संगठन या टीम के सदस्यों के लिए संपर्क सूची, या सिक्के, कार्ड या किताबों का संग्रह हो सकता है।
आपके पास जो भी डेटा है, एक्सेल की तरह एक स्प्रेडशीट , इसे स्टोर करने के लिए एक शानदार जगह है। एक्सेल ने डेटा का ट्रैक रखने और जब चाहें विशिष्ट जानकारी ढूंढने में आपकी सहायता के लिए इसे टूल बनाया है। साथ ही, इसके सैकड़ों कॉलम और हजारों पंक्तियों के साथ, एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है ।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस जैसे पूर्ण डेटाबेस प्रोग्राम की तुलना में एक्सेल का उपयोग करना भी आसान है। डेटा को आसानी से स्प्रेडशीट में दर्ज किया जा सकता है, और, माउस के कुछ क्लिक के साथ आप अपने डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं और जो चाहते हैं उसे ढूंढ सकते हैं।
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टेबल्स और सूचियां बनाना
एक्सेल में डेटा संग्रहीत करने के लिए मूल प्रारूप एक सारणी है। एक तालिका में, पंक्तियों में डेटा दर्ज किया जाता है। प्रत्येक पंक्ति को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है।
एक बार टेबल बनने के बाद, एक्सेल के डेटा टूल्स का इस्तेमाल विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए रिकॉर्ड्स को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए किया जा सकता है।
यद्यपि Excel में इन डेटा टूल्स का उपयोग करने के कई तरीके हैं, ऐसा करने का सबसे आसान तरीका यह है कि तालिका में डेटा से सूची के रूप में जाना जाता है।
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डेटा सही ढंग से दर्ज करना
तालिका बनाने में पहला कदम डेटा दर्ज करना है। ऐसा करने पर, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही तरीके से दर्ज किया गया हो।
गलत डेटा प्रविष्टि के कारण डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको इच्छित परिणामों को वापस देने की अधिक संभावना है।
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पंक्तियां रिकॉर्ड्स हैं
जैसा कि बताया गया है, डेटा की पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। रिकॉर्ड दर्ज करते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:
- तालिका में कोई रिक्त पंक्तियां न छोड़ें, शीर्षलेखों और डेटा की पहली पंक्ति के बीच भी नहीं।
- एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा हो सकता है।
- एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में सूची में सभी डेटा भी शामिल होना चाहिए। एक से अधिक पंक्ति में किसी आइटम के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है।
- सूची बनाने के लिए, डेटा की एक तालिका में कम से कम दो डेटा रिकॉर्ड होने की आवश्यकता होती है।
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कॉलम क्षेत्र हैं
जबकि तालिका में पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है, कॉलम फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है । प्रत्येक कॉलम में उस डेटा को पहचानने के लिए शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें यह शामिल है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।
- फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही अनुक्रम में दर्ज किया गया हो।
- सुनिश्चित करें कि कॉलम में मौजूद सभी डेटा एक ही प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया गया है। यदि आप संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20) इसे जारी रखें। भाग के माध्यम से मत बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे कि दस या बीस)। निरतंरता बनाए रखें।
- तालिका में कोई खाली कॉलम छोड़ दें।
- सूची बनाने के लिए, एक तालिका को कम से कम दो कॉलम चौड़े होने की आवश्यकता होती है।
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सूची बनाना
एक बार तालिका में डेटा दर्ज किया गया है, इसे एक सूची में परिवर्तित किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए:
- तालिका में किसी एक सेल का चयन करें।
- सूची बनाएं संवाद बॉक्स खोलने के लिए सूची> मेनू से सूची बनाएं चुनें।
- संवाद बॉक्स सूची में शामिल करने के लिए कोशिकाओं की सीमा दिखाता है। यदि तालिका ठीक से बनाई गई थी, तो एक्सेल आमतौर पर सही सीमा का चयन करेगा।
- यदि श्रेणी चयन सही है, तो ठीक क्लिक करें।
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यदि सूची सीमा गलत है
यदि, किसी मौके से, सूची बनाएं संवाद बॉक्स में दिखाया गया सीमा गलत है तो आपको सूची में उपयोग करने के लिए कक्षों की श्रेणी को संशोधित करने की आवश्यकता होगी।
ऐसा करने के लिए:
- वर्कशीट पर वापस जाने के लिए सूची बनाएं संवाद बॉक्स में रिटर्न बटन पर क्लिक करें।
- बनाएँ सूची संवाद बॉक्स एक छोटे से बॉक्स में छोटा हो जाता है और तारों की वर्तमान श्रृंखला मार्चिंग चींटियों से घिरे वर्कशीट पर देखी जा सकती है।
- कोशिकाओं की सही श्रृंखला का चयन करने के लिए माउस के साथ चयन करें खींचें।
- सामान्य आकार के आकार पर वापस जाने के लिए छोटे बनाएं सूची संवाद बॉक्स में रिटर्न बटन पर क्लिक करें।
- सूची को खत्म करने के लिए ठीक क्लिक करें।
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सूचि
एक बार बनाया,
- सूची के चारों ओर एक अंधेरे सीमा होगी।
- प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में डाउन पॉइंटिंग तीर होंगे जो क्लिक करते समय मेनू को छोड़ दें।
- ड्रॉप डाउन मेनू में किसी भी फ़ील्ड नाम से सूची को क्रमबद्ध करने और कुछ मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड के लिए सूची खोजने के विकल्प होते हैं।
- एक तारकीय युक्त एक खाली पंक्ति सूची के नीचे जोड़ा जाता है। इस नई पंक्ति का उपयोग कर सूची में अतिरिक्त डेटा जोड़ा जा सकता है।