जबकि डेटा हानि कंप्यूटर का उपयोग करने वाले हर किसी को प्रभावित करती है, यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से समस्याग्रस्त है जो वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं।
महत्वपूर्ण दस्तावेजों को खोने से कहीं ज्यादा निराशाजनक नहीं है, जिसे आपने इतना समय बिताया है - खासकर यदि आप अधिकतर उपयोगकर्ताओं की तरह हैं जो सीधे कंप्यूटर पर दस्तावेज बनाते हैं और हस्तलिखित प्रति का लाभ नहीं होता है।
हम नियमित रूप से उन उपयोगकर्ताओं से प्रश्न प्राप्त करते हैं जिन्हें खोए गए फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, और दुर्भाग्यवश, उस बिंदु पर, सहायता के लिए बहुत देर हो चुकी है, क्योंकि नुकसान पहले ही हो चुका है। खोए गए फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने का एकमात्र निश्चित-अग्नि तरीका उन्हें बैकअप से पुनर्स्थापित करना है, और यही कारण है कि डेटा हानि को रोकने के लिए सिस्टम होना बहुत महत्वपूर्ण है।
यहां डेटा हानि के खिलाफ रोकने के लिए हम क्या सलाह देते हैं
1. अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के समान ड्राइव पर अपने दस्तावेज़ों को कभी भी स्टोर न करें
जबकि अधिकांश शब्द प्रोसेसर आपकी फ़ाइलों को मेरे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में सहेजेंगे, यह उनके लिए सबसे खराब जगह है। चाहे यह एक वायरस या सॉफ़्टवेयर विफलता हो, कंप्यूटर की अधिकांश समस्याएं ऑपरेटिंग सिस्टम को प्रभावित करती हैं, और कई बार ड्राइव को दोबारा सुधारना और ऑपरेटिंग सिस्टम को पुनर्स्थापित करना एकमात्र समाधान है। इस तरह के एक उदाहरण में, ड्राइव पर सब कुछ खो जाएगा।
अपने कंप्यूटर में एक दूसरी हार्ड ड्राइव स्थापित करना इस समस्या का ख्याल रखने के लिए अपेक्षाकृत कम लागत वाला तरीका है। ऑपरेटिंग सिस्टम दूषित होने पर एक दूसरी आंतरिक हार्ड ड्राइव प्रभावित नहीं होगी, और यदि आपको कोई नया खरीदने की आवश्यकता है तो इसे किसी अन्य कंप्यूटर में भी इंस्टॉल किया जा सकता है; आगे, आप आश्चर्यचकित होंगे कि वे कितनी आसान हैं। यदि आप एक दूसरी आंतरिक ड्राइव स्थापित करने के बारे में संदेह कर रहे हैं, तो बाहरी हार्ड ड्राइव खरीदने का एक उत्कृष्ट विकल्प है। किसी भी कंप्यूटर पर किसी भी समय किसी बाहरी ड्राइव को किसी यूएसबी या फायरवायर पोर्ट में प्लग करके लगाया जा सकता है।
कई बाहरी ड्राइवों में एक-स्पर्श और / या अनुसूचित बैक अप का अतिरिक्त लाभ भी होता है - आप बस फ़ोल्डर्स निर्दिष्ट करते हैं और सॉफ़्टवेयर बाकी का ख्याल रखेगा। मै मैक्सटर की बाहरी 200 जीबी हार्ड ड्राइव का उपयोग करता हूं, जिसमें न केवल पर्याप्त कमरा है, लेकिन उपयोग करना आसान है (कीमतों की तुलना करें)।
यदि कोई अन्य हार्ड ड्राइव आपके लिए कोई विकल्प नहीं है, तो अपनी फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से लेबल वाली फ्लॉपी डिस्क पर सहेजें, लेकिन सावधान रहें: कंप्यूटर निर्माता नए कंप्यूटरों के साथ फ्लॉपी ड्राइव को शामिल करने से दूर जा रहे हैं, इसलिए आपको फ्लॉपपीज़ से डेटा पुनर्प्राप्त करने में भविष्य में समस्याएं हो सकती हैं ।
2. नियमित रूप से अपनी फ़ाइलों का बैक अप लें, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे कहां संग्रहीत हैं
अपने ऑपरेटिंग सिस्टम की तुलना में बस अपनी फ़ाइलों को एक अलग स्थान पर संग्रहीत करना पर्याप्त नहीं है; आपको अपनी फाइलों के नियमित बैकअप बनाने की ज़रूरत है, और चलिए इसका सामना करते हैं, यहां तक कि आपकी बैक अप विफलता के अधीन है: सीडीएस खरोंच हो जाती है, हार्ड ड्राइव ब्रेक हो जाती है, और फ़्लॉपी मिट जाते हैं।
फ़ाइल का पुनः बैक अप प्राप्त करने में सक्षम होने के अपने बाधाओं को बढ़ाने के लिए यह समझ में आता है; यदि डेटा वास्तव में महत्वपूर्ण है, तो आप फायरप्रूफ वॉल्ट में बैकअप संग्रहीत करने के बारे में भी सोचना चाहेंगे।
3. ईमेल संलग्नक से सावधान रहें
भले ही आप निश्चित हैं कि उनमें वायरस नहीं हैं, ईमेल संलग्नक आपको डेटा खोने का कारण बन सकते हैं।
इसके बारे में सोचें: यदि आपको अपने ड्राइव पर एक ही नाम के साथ एक दस्तावेज़ प्राप्त होता है, और आपका ईमेल सॉफ़्टवेयर उसी स्थान पर अनुलग्नक सहेजने के लिए सेट है, तो आप पहले से मौजूद फ़ाइल को ओवरराइट करने का जोखिम चलाते हैं। यह तब होता है जब आप किसी दस्तावेज़ पर सहयोग कर रहे होते हैं और इसे ईमेल के माध्यम से भेजते हैं।
तो सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल प्रोग्राम को एक अद्वितीय स्थान में अनुलग्नक सहेजने के लिए सेट करते हैं, या इसे छोड़कर, सुनिश्चित करें कि आप अपनी हार्ड ड्राइव पर ईमेल अटैचमेंट सहेजने से पहले दो बार सोचें।
4. उपयोगकर्ता त्रुटि से सावधान रहें
हम इसे स्वीकार नहीं करना चाहते हैं, लेकिन हम अक्सर अपनी समस्याओं का अभियंता करते हैं। अपने वर्ड प्रोसेसर में शामिल सुरक्षा उपायों का लाभ उठाएं, जैसे वर्जनिंग फीचर्स और ट्रैक किए गए बदलाव। उपयोगकर्ताओं द्वारा डेटा खोने का एक आम तरीका यह है कि जब वे दस्तावेज़ संपादित कर रहे हैं और गलती से भागों को हटाते हैं - दस्तावेज़ सहेजे जाने के बाद, जो परिवर्तन बदले या हटा दिए जाते हैं, तब तक खो जाते हैं जब तक कि आप उन सुविधाओं को सक्षम नहीं करते हैं जो आपके लिए परिवर्तन संग्रहीत करेंगे।
यदि आप उन्नत सुविधाओं के साथ गड़बड़ नहीं करना चाहते हैं, तो फ़ाइल को एक अलग नाम के तहत सहेजने के लिए काम करना शुरू करने से पहले F12 कुंजी का उपयोग करें।
यह कुछ अन्य विधियों के रूप में व्यवस्थित नहीं है, लेकिन फिर भी यह एक उपयोगी चाल है।
5. अपने दस्तावेज़ों की हार्डकॉपी रखें
हालांकि यह आपको अपने दस्तावेज़ को फिर से टाइप और प्रारूपित करने से नहीं रोकेगा, एक हार्डकॉपी होने पर कम से कम सुनिश्चित होगा कि आपके पास फ़ाइल की सामग्री है - और यह कुछ भी नहीं होने से बेहतर है!