ऐसे कई अच्छे कारण हैं जब आपके घर कार्यालय (या, उस मामले के लिए, आपके घर) को व्यवस्थित करने की बात आती है तो कागजात दस्तावेजों को डिजिटलीकरण करना एक बड़ी मदद हो सकता है। सबसे पहले, आप बहुत सारे पेपर से छुटकारा पा सकते हैं जो ड्रॉर्स और फाइलों में फंस गया है, या मूल्यवान डेस्क स्पेस ले रहा है।
डिजिटल फाइलें (यहां तक कि पीडीएफ) को ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्नाइजेशन (ओसीआर) सॉफ़्टवेयर के उपयोग के साथ खोजने योग्य फाइलों में परिवर्तित किया जा सकता है जो आमतौर पर प्रिंटर के साथ आता है (एचपी का एक बहुत अच्छा वीडियो है जो बताता है कि ओसीआर कैसे काम करता है और यह कैसे कार्य को सरल बनाने में मदद कर सकता है अपने जीवन को सरल बनाना)।
इसका मतलब है कि न केवल आपकी जानकारी किसी भी कमरे को नहीं ले रही है, बल्कि कागज़ पर होने के मुकाबले यह खोजना भी आसान है। और आप अपनी डिजिटल फाइलों को सहेज सकते हैं, हालांकि आपको पसंद है - सीडी या डीवीडी पर, फ्लैश ड्राइव पर, ऑनलाइन स्टोरेज सुविधा में, या उपर्युक्त सभी। तो आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि जब आपको कुछ चाहिए तो आप अपने हाथों को प्राप्त कर सकते हैं।
जब आप अपनी होम फाइलों को डिजिटाइज करना शुरू करते हैं, तो फाइलों का संगठित सेट बनाने का यह सही समय है जो आपके जीवन को आसान बना देगा। आपको आवश्यक कागजी कार्य की श्रेणियों के बारे में सोचें, और प्रत्येक के लिए एक फ़ोल्डर स्थापित करें। एक फ़ोल्डर में क्रेडिट कार्ड रसीदें; कार बीमा पेपरवर्क दूसरे में; फोन बिल, किराने की रसीदें, गृह मरम्मत बिल, और इसी तरह, सभी को अलग फ़ोल्डर्स दिए जा सकते हैं। और प्रत्येक फ़ोल्डर के भीतर, प्रत्येक वर्ष (या महीने) के लिए सबफ़ोल्डर बनाएं। एक संगठित प्रणाली से शुरू करना बहुत आसान है और फिर सही फ़ाइल में नया पेपरवर्क जोड़ें, जब भी आप एक नई रसीद स्कैन किए जाने पर सिस्टम को पुनर्व्यवस्थित करने की कोशिश करते रहें।
सुनिश्चित करें कि आपका स्कैनर या प्रिंटर ओसीआर सॉफ़्टवेयर के साथ आया है (ABBYY FineReader सॉफ़्टवेयर पैकेज में आने वाले कई प्रिंटर और स्कैनर के साथ आता है)। यदि आपको कोई नहीं मिला है, तो घबराओ मत। एक अच्छा मौका है कि जब तक आप विंडोज का उपयोग कर रहे हों, तब तक आपके कंप्यूटर पर पहले से ही कुछ सभ्य ओसीआर सॉफ्टवेयर स्थापित हो चुके हैं। कूल ओसीआर सॉफ्टवेयर आप पहले से ही संपादन योग्य दस्तावेज़ बनाने के लिए अपने स्कैनर के साथ उस सॉफ़्टवेयर का पता लगाने और उपयोग करने की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे।
बेशक, यह एक और महत्वपूर्ण बिंदु लाता है: यदि आप यह काम करने जा रहे हैं तो आपको कम से कम एक दस्तावेज़ स्कैनर होना चाहिए। यह महंगा, या फैंसी की जरूरत नहीं है। यदि आपके पास कोई नहीं है, तो अब एक के लिए एक अच्छा समय है; कुछ बेहतरीन खरीद के लिए फोटो स्कैनर और दस्तावेज़ स्कैनर की इन समीक्षाओं से शुरू करें। यदि आप एक अलग स्कैनर नहीं चाहते हैं, तो एक सस्ती ऑल-इन-वन प्रिंटर पूरी तरह से काम करेगा।
तो यहाँ कठिन हिस्सा है। सिस्टम सेट अप करना बहुत मुश्किल नहीं है; यहां तक कि अपने कागजी काम को स्कैन करना भी मुश्किल नहीं होगा। क्या मुश्किल है यह सुनिश्चित कर रहा है कि जब भी आपको नई रसीदें या कागजी कार्य मिल जाए तो आप इसे स्वचालित रूप से करते हैं। अन्यथा, कागजात फिर से ढेर करना शुरू हो जाएंगे, और आप महसूस करेंगे कि आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं। तो इसके साथ छड़ी!