आपको आवश्यक जानकारी तक आसानी से पहुंचें
यदि आप रिपोर्ट और व्यापार योजनाओं जैसे व्यावसायिक दस्तावेज़ बनाने के लिए माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो यह अनिवार्य है कि आपको Excel में बनाए गए डेटा को शामिल करने की आवश्यकता होगी। इसके लिए आपके पास दो विकल्प उपलब्ध हैं: आप या तो अपने वर्ड फ़ाइल में इच्छित डेटा खींचने के लिए एक्सेल दस्तावेज़ से लिंक कर सकते हैं, या आप एक्सेल दस्तावेज़ को वर्ड फ़ाइल में ही एम्बेड कर सकते हैं।
हालांकि ये आसान प्रक्रियाएं हैं, आपको अपने विकल्पों और प्रत्येक में निहित सीमाओं से अवगत होना चाहिए। यहां, आप सीखेंगे कि अपने वर्ड दस्तावेज़ में एक्सेल दस्तावेज़ को कैसे लिंक और एम्बेड करना है।
एक्सेल स्प्रेडशीट से लिंक करना
उन उपयोगकर्ताओं के लिए जो यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर बार स्प्रेडशीट में बदलाव किए जाने पर जानकारी अपडेट की जाती है, लिंकिंग का तरीका है। एक तरफा लिंक बनाया गया है जो आपके एक्सेल फ़ाइल से डेटा को Word दस्तावेज़ में फ़ीड करता है। एक्सेल दस्तावेज़ को लिंक करने से आपकी वर्ड फ़ाइल भी छोटी होगी, क्योंकि डेटा स्वयं Word दस्तावेज़ से सहेजा नहीं जाता है।
किसी Excel दस्तावेज़ से लिंक करने में कुछ सीमाएं होती हैं:
- यदि आप Excel फ़ाइल को ले जाते हैं, तो आपको Word दस्तावेज़ में लिंक को फिर से स्थापित करने की आवश्यकता होगी।
- यदि आप Word फ़ाइल को परिवहन करने या किसी अन्य कंप्यूटर पर इसका उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको Excel फ़ाइल को इसके साथ परिवहन करना याद रखना चाहिए।
- आपको एक्सेल दस्तावेज़ में अपने सभी डेटा संपादन करना होगा। यह आमतौर पर एक समस्या नहीं है जब तक कि आपको Word दस्तावेज़ में विभिन्न प्रारूपों की आवश्यकता न हो।
नोट: यदि आप Word 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप वर्ड 2007 में Excel डेटा से लिंक करने के तरीके पर आलेख पढ़ना चाहेंगे।
यदि आप Word के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो इन सरल चरणों का पालन करें:
- वर्ड डॉक्यूमेंट और एक्सेल स्प्रेडशीट दोनों को खोलें जो आप लिंक करेंगे।
- एक्सेल में, उन सेल की श्रेणी का चयन करें और प्रतिलिपि बनाएं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं (यदि आप अपनी स्प्रेडशीट में अधिक कॉलम या पंक्तियां डालने की योजना बनाते हैं, तो पंक्ति संख्याओं के अंत में ऊपरी बाएं कोने में स्थित बॉक्स पर क्लिक करके संपूर्ण वर्कशीट का चयन करें और कॉलम अक्षर)।
- अपने वर्ड दस्तावेज़ में कर्सर को स्थान दें जहां आप लिंक की गई तालिका डालना चाहते हैं।
- संपादन मेनू पर, पेस्ट विशेष का चयन करें ...
- पेस्ट लिंक के बगल में रेडियो बटन पर क्लिक करें।
- लेबल के अंतर्गत :, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट का चयन करें।
- ठीक क्लिक करें।
आपका एक्सेल डेटा अब आपके एक्सेल स्प्रेडशीट में डाला और लिंक किया जाना चाहिए। यदि आप स्रोत फ़ाइल में परिवर्तन करते हैं, अगली बार जब आप अपना वर्ड दस्तावेज़ खोलेंगे तो आपको लिंक किए गए डेटा को अपडेट करने के लिए कहा जाएगा।
एक्सेल स्प्रेडशीट एम्बेड करना
आपके वर्ड दस्तावेज़ में एक्सेल वर्कशीट को एम्बेड करने की प्रक्रिया अनिवार्य रूप से एक एक्सेल वर्कशीट को जोड़ने के समान ही है। पेस्ट स्पेशल डायलॉग बॉक्स में आपके द्वारा निर्दिष्ट विकल्पों में एकमात्र अंतर है। जबकि परिणाम पहले समान दिखाई दे सकते हैं, वे नाटकीय रूप से अलग हैं।
ध्यान रखें कि Word दस्तावेज़ में Excel दस्तावेज़ को एम्बेड करते समय, संपूर्ण एक्सेल दस्तावेज़ शामिल किया जाएगा। शब्द आपके द्वारा चुने गए प्रदर्शन को प्रदर्शित करने के लिए एम्बेडेड डेटा स्वरूपित करता है, लेकिन संपूर्ण एक्सेल दस्तावेज़ Word फ़ाइल में शामिल किया जाएगा।
एक्सेल दस्तावेज़ को एम्बेड करने से आपके वर्ड दस्तावेज़ का फ़ाइल आकार बड़ा हो जाएगा।
यदि आप Word 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो Word 2007 में Excel डेटा को एम्बेड करने का तरीका जानें। Word के पुराने संस्करणों के लिए, अपने Word दस्तावेज़ में Excel फ़ाइल को एम्बेड करने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें:
- वर्ड दस्तावेज़ और एक्सेल स्प्रेडशीट दोनों खोलें।
- एक्सेल में, उन कक्षों की श्रेणी कॉपी करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
- अपने वर्ड दस्तावेज़ में कर्सर को स्थान दें जहां आप तालिका डालना चाहते हैं।
- संपादन मेनू पर, पेस्ट विशेष का चयन करें ...
- पेस्ट के बगल में रेडियो बटन पर क्लिक करें ।
- लेबल के तहत "As :," माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट का चयन करें।
- ठीक क्लिक करें।
आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट अब आपके वर्ड दस्तावेज़ में एम्बेडेड है।