एक आईटी संपत्ति के अधिग्रहण को न्यायसंगत बनाने के लिए वित्तीय तकनीकों का उपयोग करना
प्रौद्योगिकी में काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए आईटी निवेश को न्यायसंगत बनाना एक महत्वपूर्ण कौशल है। हालांकि आईटी संगठन में नेतृत्व द्वारा कई आईटी निवेश निर्णय किए जाएंगे, अक्सर नए उपकरण या सेवाओं के प्रस्ताव आईटी कर्मचारियों से आएंगे। उपकरणों के एक नए टुकड़े में निवेश करने के लिए शब्दावली और बुनियादी तकनीकों को समझना महत्वपूर्ण है। अपने हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर को प्रतिस्थापित करने के लिए पूछना एक बात है। आप शायद सुनेंगे, "हम उसमें देखेंगे - ब्ला ब्ला ब्लाह"। वैकल्पिक रूप से, कुछ कहें "हमारे हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर को प्रतिस्थापित करने से सालाना 35,000 डॉलर बचाए जाएंगे और 3 साल में खुद के लिए भुगतान करेंगे", आपको अपने आईटी प्रबंधन से बहुत अधिक सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलेगी। मैं आपको इसका आश्वासन दे सकता हूं।
यह आलेख आपको प्रस्तावित आईटी निवेश के मूल्यांकन और मूल्यांकन के लिए आवश्यक बुनियादी कौशल प्रदान करेगा। इन वित्तीय तकनीकों में गहरी गोता लगाने से पहले आपको मूल बातें समझनी होंगी। भविष्य के लेखों के लिए देखें जहां मैं उपकरण या सेवा में आईटी निवेश को न्यायसंगत बनाने के लिए और अधिक उन्नत विश्लेषणात्मक तकनीक प्रदान करूंगा।
बेसिक आईटी निवेश विश्लेषण शब्दावली
पूंजीगत व्यय (सीएपीईएक्स): पूंजी एक ऐसी अवधि है जिसका उपयोग उस खरीद को अलग करने के लिए किया जाता है जिसमें एक वर्ष से अधिक का उपयोगी जीवन होता है। उदाहरण के लिए, जब कोई कंपनी किसी कर्मचारी के लिए लैपटॉप खरीदती है, तो यह उम्मीद की जाती है कि लैपटॉप 3 या 4 साल तक टिकेगा। लेखाकारों को इस प्रकार के आईटी निवेश की उस अवधि में विस्तारित होने की आवश्यकता होती है, जिसे खरीदे गए वर्ष में विस्तारित होने की बजाय। एक कंपनी के पास आम तौर पर उपकरण के उपयोगी जीवन के साथ-साथ पूंजी व्यय के लिए न्यूनतम डॉलर की राशि पर नीतियां होती हैं। उदाहरण के लिए, $ 50 की लागत वाले कीबोर्ड को पूंजी नहीं माना जाएगा।
मूल्यह्रास: मूल्यह्रास वह तरीका है जिसका उपयोग खरीद के उपयोगी जीवन पर पूंजीगत आईटी निवेश की कीमत को फैलाने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि पूंजी के लिए लेखांकन नीति सीधे लाइन मूल्यह्रास का उपयोग करती है। इसका मतलब यह है कि हर साल मूल्यह्रास समान होगा। आइए मान लें कि आप 3 साल के अनुमानित जीवन के साथ $ 3,000 के लिए एक नया सर्वर खरीदते हैं। उस आईटी निवेश पर मूल्यह्रास प्रत्येक वर्ष $ 1,000 के लिए 3 साल होगा। यह मूल्यह्रास है।
कैश फ्लो: कैश फ्लो व्यापार में और बाहर नकदी का आंदोलन है। आपको नकद और गैर-नकद वस्तुओं के बीच अंतर को समझने की आवश्यकता है। आम तौर पर, आईटी निवेश के मूल्य की गणना करते समय नकदी का उपयोग किया जाता है। मूल्यह्रास एक गैर-नकद व्यय है जिसका अर्थ है कि अंतर्निहित परिसंपत्ति का भुगतान पहले से ही किया जा चुका है लेकिन आप संपत्ति के जीवन में व्यय फैल रहे हैं। वित्तीय विश्लेषण करते समय आईटी निवेश की मूल खरीद को नकद बहिर्वाह माना जाएगा।
डिस्काउंट रेट: यह इस तथ्य के लिए विश्लेषण में उपयोग की जाने वाली दर है कि आज एक डॉलर 5 या 10 वर्षों में एक डॉलर के बराबर है। आईटी निवेश विश्लेषण में छूट दर का उपयोग करना आज के डॉलर के संदर्भ में भविष्य के डॉलर को बताने का एक तरीका है। छूट दर स्वयं कई पाठ्य पुस्तकों का विषय है। अगर आपको अपनी कंपनी के लिए अत्यधिक सटीक छूट दर की आवश्यकता है, तो अपने लेखा विभाग से संपर्क करें। अन्यथा हम 10% की तरह कुछ उपयोग करेंगे जो मुद्रास्फीति का प्रतिनिधित्व करता है और जिस दर पर कंपनी आईटी उपकरणों के आपके हिस्से में निवेश नहीं कर सकती है, उस पर पैसा कमा सकता है। यह एक अवसर की तरह है।
आईटी निवेश विश्लेषण तकनीकें
आईटी निवेश (पूंजी) का मूल्यांकन करने में मदद करने के लिए कई तरीके हैं। यह वास्तव में आपके द्वारा किए जा रहे निवेश के प्रकार और पूंजीगत खरीद का मूल्यांकन करने में आईटी संगठन की परिपक्वता पर निर्भर करता है। संगठन का आकार भी एक भूमिका निभा सकता है। लेकिन ध्यान रखें कि यह ऐसा कुछ है जो बहुत समय नहीं लेता है और यहां तक कि यदि आप एक छोटे से मध्यम आकार के संगठन के लिए काम करते हैं, तो भी इस प्रयास की सराहना की जाएगी।
इस लेख में, हम 2 साधारण आईटी निवेश तकनीकों को देखेंगे। मैं आपको एक साथ दोनों का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं, वे प्रस्तावित आईटी निवेश के मूल्य की एक और पूर्ण तस्वीर बताते हैं।
- शुद्ध वर्तमान मूल्य
- ऋण वापसी की अवधि
नेट वर्तमान मूल्य (एनपीवी)
नेट प्रेजेंट वैल्यू एक वित्तीय तकनीक है जो समय के साथ नकदी प्रवाह की एक श्रृंखला को बढ़ाती है और प्रत्येक को वर्तमान अवधि में छूट देती है। नेट वर्तमान मूल्य खाते के समय मूल्य को ध्यान में रखता है। 3 से 5 साल की अवधि में नकद प्रवाह और नकद बहिर्वाह को देखना आम है और शुद्ध प्रवाह को शुद्ध मूल्य को एक ही मूल्य में कम करना है। यदि संख्या सकारात्मक है, तो परियोजना संगठन के लिए मूल्य जोड़ती है और यदि एनपीवी नकारात्मक है, तो यह संगठन के मूल्य को कम करेगा। वैकल्पिक आईटी निवेश की तुलना करते समय एनपीवी विश्लेषण की असली शक्ति है। एनपीवी आईटी निवेश परिदृश्यों का एक सापेक्ष मूल्य प्रदान करता है और उच्चतम एनपीवी वाला आमतौर पर अन्य विकल्पों पर लिया जाता है।
नेट वर्तमान मूल्य गणना का कठिन हिस्सा विश्लेषण में उपयोग करने के लिए वास्तविक संख्या है। समीकरण के बहिर्वाह पक्ष पर, आप रखरखाव व्यय और कार्यान्वयन लागत के साथ निवेश की कुल लागत का उपयोग कर सकते हैं। प्रवाह पक्ष प्राप्त करने के लिए और अधिक कठिन हो सकता है। यदि आईटी निवेश वृद्धिशील राजस्व उत्पन्न करता है, तो यह बहुत सीधे आगे है और आप इन विश्लेषणों का उपयोग अपने विश्लेषण में कर सकते हैं। जब प्रवाह (या लाभ) नरम पक्ष पर होते हैं जिसका अर्थ है कि वे समय में बचत जैसे अधिक व्यक्तिपरक हैं, तो अनुमान लगाना बहुत मुश्किल है।
सबसे अच्छा आप कर सकते हैं धारणाओं को दस्तावेज और अपने आंत के साथ जाना है। आइए एक उदाहरण लें जहां आप एक सहायता डेस्क सॉफ्टवेयर पैकेज में आईटी निवेश करते हैं। इस तरह के निवेश का लाभ आईटी कर्मचारियों द्वारा समय बचाया गया है और संभवतः उपयोगकर्ता समुदाय से संतुष्टि में वृद्धि हुई है। यदि आप मौजूदा हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर पैकेज को बदल रहे हैं, तो आप उस सिस्टम से रखरखाव में पैसे भी बचा सकते हैं। अपने आईटी निवेश प्रस्ताव के लिए नेट वर्तमान मूल्य (एनपीवी) विश्लेषण करने के लिए आपको प्रवाह और बहिर्वाह को तोड़ने की जरूरत है।
मुद्रास्फीति: आईटी निवेश से होने वाले प्रवाह या लाभ व्यक्तिपरक और कम सटीक हो सकते हैं। अक्सर, आईटी निवेश का लाभ समय, ग्राहक संतुष्टि या अन्य "मुलायम" संख्याओं में बचत होता है। यहां प्रवाह के कुछ उदाहरण दिए गए हैं।
- सेवानिवृत्त सॉफ्टवेयर से बचाया रखरखाव लागत
- बढ़ी हुई क्षमता के कारण आईटी कर्मचारियों द्वारा बचाया गया समय
- बढ़ी राजस्व
बहिर्वाह: बहिर्वाह आमतौर पर अनुमान लगाने में आसान होते हैं लेकिन कुछ भी व्यक्तिपरक हो सकते हैं। बहिर्वाह के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं।
- सॉफ्टवेयर की लागत (लाइसेंस शुल्क, आदि)
- रखरखाव
- बाहरी कार्यान्वयन लागत
यह बड़ी छवि नेट वर्तमान मूल्य (एनपीवी) विश्लेषण का उपयोग कर एक साधारण आईटी निवेश विश्लेषण दिखाती है। एक्सेल इस प्रकार के विश्लेषण को वास्तव में सरल बनाता है। इसमें एनपीवी की गणना करने के लिए एक समारोह भी है। जैसा कि आप छवि से देख सकते हैं, मैंने साल भर प्रवाह और बहिर्वाह किया है और फिर 10% की छूट दर के आधार पर एनपीवी की गणना की है।
- एनपीवी विश्लेषण: आईटी निवेश स्क्रीनशॉट (बड़ी छवि)
ऋण वापसी की अवधि
पेबैक अवधि विश्लेषण का परिणाम इंगित करता है कि निवेश की लागत को ठीक करने के लिए आईटी निवेश कितना समय लगता है। यह आमतौर पर वर्षों में कहा जाता है लेकिन यह विश्लेषण समय क्षितिज पर निर्भर करता है। पेबैक अवधि एक साधारण गणना हो सकती है लेकिन केवल धारणाओं के बहुत ही सरल सेट के साथ। आईटी निवेश पर पेबैक अवधि की गणना करने के लिए सूत्र यहां दिया गया है। आम तौर पर, कम भुगतान अवधि कम आईटी निवेश कम जोखिम भरा।
[आईटी निवेश की लागत] / [आईटी निवेश से उत्पन्न वार्षिक नकद]
आइए उस परिदृश्य को देखें जहां आप $ 100,000 के लिए ई-कॉमर्स सॉफ़्टवेयर का एक टुकड़ा खरीद रहे हैं। मान लें कि सॉफ्टवेयर का यह टुकड़ा प्रत्येक वर्ष $ 35,000 तक राजस्व बढ़ाता है। पेबैक अवधि की गणना $ 100,000 / $ 35,000 = 2.86 वर्ष होगी। इसलिए, यह निवेश खुद के लिए 2 साल और 10 महीने में भुगतान करेगा।
धारणाओं के इस तरह के एक साधारण सेट का उपयोग कर पेबैक अवधि की गणना करने में एक महत्वपूर्ण कमी है। यह बेहद असंभव है कि आईटी निवेश से होने वाले राजस्व वास्तव में एक विस्तृत अवधि में समान रूप से आते हैं। राजस्व धारा असमान होने के लिए यह और अधिक यथार्थवादी है। इस मामले में, आपको मूल आईटी निवेश "भुगतान के लिए" होने तक राजस्व में संचयी वार्षिक वृद्धि को देखना होगा।
ऊपर से एक ही उदाहरण पर विचार करें। आइए मान लें कि 1 वर्ष में, आईटी निवेश से राजस्व में शुद्ध वृद्धि $ 17,000 है। साल 2, 3, 4 और 5 में क्रमशः $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 और $ 33,000 है। हालांकि यह 35,000 डॉलर के राजस्व में औसत वार्षिक वृद्धि है, लेकिन इस निवेश से उत्पन्न असमान राजस्व के कारण पेबैक अवधि अलग है। उदाहरण में पेबैक अवधि वास्तव में 3 साल से अधिक है जो औसत का उपयोग करके मूल गणना से अधिक है। राजस्व में संचयी वृद्धि को देखते हुए, आप देख सकते हैं कि मूल निवेश कब कवर किया जाता है। इस उदाहरण में, केवल यह पता लगाएं कि आईटी निवेश ($ 100,000) की लागत कहाँ शामिल है। आप देख सकते हैं कि यह वर्ष 3 और वर्ष 4 के बीच होता है।
राजस्व में संचयी वृद्धि:
- वर्ष 1 - $ 17,000
- वर्ष 2 - $ 46,000
- वर्ष 3 - $ 91,000
- वर्ष 4 - $ 142,000
- वर्ष 5 - $ 175,000
पेबैक अवधि की गणना के लिए विस्तृत सूत्र के लिए नमूना आईटी निवेश एक्सेल स्प्रेडशीट पर एक नज़र डालें।
आईटी निवेश प्रस्ताव
हालांकि आईटी निवेश विश्लेषण में गणना महत्वपूर्ण है, यह सबकुछ नहीं है। मैं दृढ़ता से अनुशंसा करता हूं कि आप अपनी स्प्रेडशीट को प्रिंट करने या परिणामों को ईमेल करने के बजाय एक प्रस्ताव पेश करें। प्रस्ताव को एक साथ रखते हुए दर्शकों के रूप में अपने सीएफओ के बारे में सोचें। आखिरकार, अगर उसकी मेज पर वैसे भी खत्म हो सकता है।
मैं अनुशंसा करता हूं कि आप आईटी निवेश (पूंजी) के संक्षिप्त सारांश के साथ प्रस्ताव शुरू करें, जिसके बाद आप अपने विश्लेषण के परिणामों (सारांश गणना के साथ) के शब्दों में संक्षिप्त सारांश के बाद प्रस्ताव दे रहे हैं। अंत में, विस्तृत स्प्रेडशीट विश्लेषण संलग्न करें और आपके पास एक पेशेवर प्रस्ताव है कि आपका मालिक सराहना करेगा।
आपके आईटी निवेश प्रस्ताव पैकेज में शामिल हो सकते हैं:
- सारांश: आईटी निवेश का सारांश देने वाला एक अनुच्छेद या दो आप प्रस्तावित कर रहे हैं।
- औचित्य: आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली तकनीक के साथ आपके विश्लेषण के परिणामों को सारांशित करने वाला एक अनुच्छेद या दो (सारांश तालिका शामिल करें)
- प्रिंटआउट: विस्तृत विश्लेषण दिखाते हुए एक्सेल स्प्रेडशीट का एक साफ प्रिंटआउट
नमूना एक्सेल स्प्रेडशीट
नमूना एक्सेल स्प्रेडशीट में 3 चादरें हैं जिनमें निम्न शामिल हैं:
- सारांश
- नेट वर्तमान मूल्य (एनपीवी) गणना
- भुगतान वापसी
- आईटी निवेश विश्लेषण - एक्सेल 97-2003 संस्करण
यदि आपके पास आईटी निवेश के औचित्य के संबंध में कोई प्रश्न हैं, तो मुझे न्यू टेक फोरम में एक ईमेल या पोस्ट छोड़ दें।