यदि आप अधिकतर उपयोगकर्ताओं की तरह हैं, तो संभवतः आप अपने दस्तावेज़ों को नाम देने के बारे में सोचने में बहुत अधिक समय नहीं लगाते हैं। दुर्भाग्यवश, इससे आपको थोड़ी सी खोज के बिना इच्छित फ़ाइल को ढूंढना मुश्किल हो सकता है-आपको अपनी इच्छित चीज़ों को ढूंढने के लिए कई अलग-अलग फाइलें भी खोलनी पड़ सकती हैं।
अपने दस्तावेज़ों के लिए एक नामकरण प्रणाली विकसित करना और इसका उपयोग करने की आदत में आने से आपको समय और निराशा की बचत होगी जब आपको आवश्यक दस्तावेज़ का पता लगाने का समय आता है। अपर्याप्त फ़ाइल नामों के साथ अनगिनत दस्तावेजों के माध्यम से खोज करने की बजाय, एक नामकरण प्रणाली आपकी खोज को तेज़ी से बढ़ाने में मदद करेगी।
सही नामकरण प्रणाली
आपकी फ़ाइलों का नाम देने का कोई भी सही तरीका नहीं है, और नामकरण सिस्टम उपयोगकर्ता से उपयोगकर्ता में भिन्न होंगे। महत्वपूर्ण बात यह है कि वह तरीका ढूंढ रहा है जो आपको समझ में आता है, और उसके बाद इसे लगातार लागू करता है। यहां आपकी शुरुआत के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- दस्तावेज़ को आपके फ़ाइल नाम में लिखने की तिथि शामिल करें: यह फ़ाइल नाम में शामिल करने के लिए सबसे उपयोगी तत्वों में से एक है, खासकर जब आप पत्राचार से निपट रहे हों। भले ही आपको दस्तावेज़ लिखने पर बिल्कुल याद न हो, फिर भी आप अपनी खोज को एक निश्चित समय अवधि में सीमित कर पाएंगे।
- अपने फ़ाइल नाम में प्राप्तकर्ता का नाम शामिल करें: अक्षरों के साथ काम करते समय यह एक विशेष रूप से मूल्यवान अभ्यास है, लेकिन यह अन्य प्रकार के दस्तावेजों, जैसे कॉन्ट्रैक्ट्स, मेमो और यहां तक कि नोट्स के लिए एक आसान तत्व हो सकता है।
- इंगित करें कि फ़ाइल किस प्रकार का दस्तावेज़ है: फिर, यह कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए दिया गया प्रतीत होता है, और ऐसा इसलिए है क्योंकि यह फ़ाइल नाम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यदि आप एक पत्र की तलाश में हैं, तो आप उस फ़ाइल को खत्म कर सकते हैं जिसमें नाम में "अनुबंध" या "नोट्स" है।
- फ़ाइल नाम के तत्वों को ऑर्डर करने के तरीके पर ध्यान दें: हालांकि यह आपकी फ़ाइलों को अलग करने में आपकी सहायता नहीं कर सकता है, लेकिन जब आप खोज रहे हों तो यह आपको ऑर्डर करने में आपकी सहायता करेगा। वर्ड , या विंडोज एक्सप्लोरर में ओपन डायलॉग बॉक्स में सॉर्टिंग कंट्रोल का उपयोग करके, आप अपनी फाइलों को वर्णानुक्रम (या संख्यात्मक रूप से) क्रमबद्ध कर सकते हैं ताकि वे फ़ाइल नाम में पहले अक्षर द्वारा क्रमबद्ध हो जाएं।
यह नामकरण फ़ाइलों पर युक्तियों की एक विस्तृत सूची नहीं है, लेकिन यह शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। एक बार जब आप लगातार अपनी फाइलों का नामकरण करने का अभ्यास शुरू कर देते हैं, तो आप एक ऐसी प्रणाली विकसित करेंगे जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगी-और संभवत: आपके कुछ चाल के साथ आती है।