सुविधाओं और बुनियादी बातों का परिचय
क्या आप बड़ी मात्रा में डेटा से अभिभूत हैं जिन्हें आपके संगठन में ट्रैक करने की आवश्यकता है? शायद आप अपनी महत्वपूर्ण जानकारी का ट्रैक रखने के लिए वर्तमान में एक पेपर फाइलिंग सिस्टम, टेक्स्ट दस्तावेज़ या स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं। यदि आप अधिक लचीला डेटा प्रबंधन प्रणाली खोज रहे हैं, तो डेटाबेस केवल वह मोक्ष हो सकता है जिसे आप ढूंढ रहे हैं और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2013 एक उत्कृष्ट विकल्प प्रदान करता है।
डेटाबेस क्या है?
सबसे बुनियादी स्तर पर, डेटाबेस बस डेटा का एक संगठित संग्रह है। एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (डीबीएमएस) जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, ओरेकल या एसक्यूएल सर्वर आपको ऐसे सॉफ़्टवेयर टूल प्रदान करता है जिन्हें आपको उस डेटा को लचीली तरीके से व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है। इसमें डेटाबेस से डेटा जोड़ने, संशोधित करने या हटाने की सुविधा शामिल है, डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के बारे में प्रश्न पूछें (या प्रश्न) और चयनित सामग्री को संक्षेप में रिपोर्ट तैयार करें।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2013
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2013 आज उपयोगकर्ताओं को बाजार पर सबसे सरल और सबसे लचीला डीबीएमएस समाधान प्रदान करता है। माइक्रोसॉफ्ट उत्पादों के नियमित उपयोगकर्ता परिचित विंडोज लुक और अनुभव के साथ-साथ अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस परिवार उत्पादों के साथ कड़े एकीकरण का आनंद लेंगे। एक्सेस 2010 इंटरफ़ेस पर अधिक जानकारी के लिए, हमारे एक्सेस 2013 उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस टूर को पढ़ें।
आइए सबसे पहले एक्सेस के तीन प्रमुख घटकों की जांच करें जो अधिकांश डेटाबेस उपयोगकर्ताओं का सामना करेंगे - टेबल, प्रश्न, और रूप। यदि आपके पास पहले से एक्सेस डेटाबेस नहीं है, तो आप स्क्रैच से एक्सेस 2013 डेटाबेस बनाने या टेम्पलेट से एक्सेस 2013 डेटाबेस बनाने के बारे में पढ़ना चाहेंगे।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेबल्स
टेबल्स में किसी भी डेटाबेस के मौलिक बिल्डिंग ब्लॉक शामिल हैं। यदि आप स्प्रैडशीट से परिचित हैं, तो आपको डेटाबेस टेबल बहुत ही मिलेंगे।
एक सामान्य डेटाबेस तालिका में कर्मचारी जानकारी हो सकती है, जिसमें नाम, जन्मतिथि और शीर्षक जैसी विशेषताएं शामिल हैं। इसे निम्नानुसार संरचित किया जा सकता है:
- कर्मचारी आयडी
- अंतिम नाम
- पहला नाम
- शीर्षक
- अभिवादन
- जन्म दिन
तालिका के निर्माण की जांच करें और आप पाएंगे कि तालिका का प्रत्येक स्तंभ एक विशिष्ट कर्मचारी विशेषता (या डेटाबेस शर्तों में विशेषता) से मेल खाता है। प्रत्येक पंक्ति एक विशेष कर्मचारी से मेल खाती है और इसमें उसकी जानकारी होती है। यही सब है इसके लिए! यदि यह मदद करता है, तो इन तालिकाओं में से प्रत्येक को स्प्रेडशीट-शैली की जानकारी की सूची के रूप में सोचें। अधिक जानकारी के लिए, एक्सेस 2013 डेटाबेस में टेबल्स जोड़ना पढ़ें
एक एक्सेस डेटाबेस से जानकारी प्राप्त करना
जाहिर है, एक डेटाबेस जो केवल जानकारी संग्रहीत करता है वह बेकार होगा - हमें जानकारी पुनर्प्राप्त करने के तरीकों की भी आवश्यकता है। यदि आप बस किसी तालिका में संग्रहीत जानकारी को याद करना चाहते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आपको टेबल खोलने और इसके भीतर निहित रिकॉर्ड्स को स्क्रॉल करने की अनुमति देता है। हालांकि, डेटाबेस की वास्तविक शक्ति अधिक जटिल अनुरोधों या प्रश्नों के उत्तर देने के लिए अपनी क्षमताओं में निहित है। एक्सेस क्वेरी कई तालिकाओं से डेटा को गठबंधन करने और पुनर्प्राप्त डेटा पर विशिष्ट स्थितियों को रखने की क्षमता प्रदान करती है।
कल्पना करें कि आपके संगठन को उन उत्पादों की एक सूची बनाने के लिए एक सरल विधि की आवश्यकता है जो वर्तमान में उनकी औसत कीमत से ऊपर बिक रहे हैं। यदि आपने उत्पाद जानकारी तालिका को पुनर्प्राप्त किया है, तो इस कार्य को पूरा करने के लिए डेटा के माध्यम से सॉर्टिंग की बड़ी मात्रा और हाथ से गणना करने की आवश्यकता होगी। हालांकि, एक क्वेरी की शक्ति आपको बस अनुरोध करने की अनुमति देती है कि एक्सेस केवल उन रिकॉर्ड्स को वापस लौटाएं जो उपरोक्त औसत मूल्य निर्धारण स्थिति को पूरा करते हैं। इसके अतिरिक्त, आप डेटाबेस के निर्देश और आइटम के इकाई मूल्य को सूचीबद्ध करने के लिए निर्देश दे सकते हैं।
एक्सेस में डेटाबेस क्वेरीज़ की शक्ति के बारे में अधिक जानकारी के लिए, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2013 में एक सरल क्वेरी बनाना पढ़ें।
एक एक्सेस डेटाबेस में जानकारी डालना
अब तक, आपने डेटाबेस में जानकारी व्यवस्थित करने और डेटाबेस से जानकारी पुनर्प्राप्त करने के पीछे अवधारणाएं सीखी हैं। हमें पहले भी टेबल में जानकारी रखने के लिए तंत्र की आवश्यकता है! माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए दो प्राथमिक तंत्र प्रदान करता है। पहली विधि यह है कि खिड़की में टेबल को डबल-क्लिक करके और इसके नीचे की जानकारी जोड़कर, बस एक स्प्रेडशीट में जानकारी जोड़ना होगा।
एक्सेस उपयोगकर्ता के अनुकूल फॉर्म इंटरफ़ेस भी प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को ग्राफिकल रूप में जानकारी दर्ज करने की अनुमति देता है और उस जानकारी को पारदर्शी रूप से डेटाबेस में पास कर देता है। डेटा एंट्री ऑपरेटर के लिए यह विधि कम डरावनी है लेकिन डेटाबेस व्यवस्थापक के हिस्से पर थोड़ा और काम करने की आवश्यकता है। अधिक जानकारी के लिए, एक्सेस 2013 में फॉर्म बनाना पढ़ें
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट्स
रिपोर्ट्स एक या अधिक तालिकाओं और / या प्रश्नों में निहित डेटा के आकर्षक स्वरूपित सारांशों को त्वरित रूप से प्रस्तुत करने की क्षमता प्रदान करती हैं। शॉर्टकट चाल और टेम्पलेट्स के उपयोग के माध्यम से, डेटाबेस उपयोगकर्ता सचमुच मिनटों में रिपोर्ट बना सकते हैं।
मान लीजिए कि आप मौजूदा और संभावित ग्राहकों के साथ उत्पाद जानकारी साझा करने के लिए एक कैटलॉग तैयार करना चाहते हैं। पिछले खंडों में, हमने सीखा है कि प्रश्नों के न्यायसंगत उपयोग के माध्यम से इस प्रकार की जानकारी हमारे डेटाबेस से पुनर्प्राप्त की जा सकती है। हालांकि, याद रखें कि यह जानकारी एक सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत की गई थी - बिल्कुल आकर्षक विपणन सामग्री नहीं! रिपोर्ट ग्राफिक्स, आकर्षक स्वरूपण और अंकन को शामिल करने की अनुमति देती है। अधिक जानकारी के लिए, एक्सेस 2013 में रिपोर्ट बनाना देखें।