इस सरल उपकरण के साथ व्यक्तिगत कार्यों और पेशेवर परियोजनाओं का ट्रैक रखें
ट्रेलो एक कानबान-स्टाइल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल है जो आपको या आपकी टीम को पूरा करने की ज़रूरत वाले सभी कार्यों को देखने का एक दृश्य तरीका है, जिससे यह देखना आसान हो जाता है कि टीम के हर समय किसी भी समय क्या कर रहा है। यह भी मुफ़्त है, जिसका अर्थ है कि यह छोटे और बड़े समूहों के साथ-साथ व्यक्तियों को व्यवसाय चलाने या व्यक्तिगत कार्यों को ट्रैक करना चाहते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स में, ट्रेलो उपयोग करने और कार्यान्वित करने के सबसे आसान लोगों में से एक है, लेकिन इसका रिक्त स्लेट इंटरफ़ेस थोड़ा कठिन हो सकता है। सौभाग्य से, हमारे पास आपकी मदद करने के लिए कुछ सुझाव हैं और आपकी टीम ट्रेलो से अधिक लाभ प्राप्त करती है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसका उपयोग करने के लिए क्या कर रहे हैं।
कानबान क्या है?
परियोजना प्रबंधन की कानबान शैली एक जापानी विनिर्माण प्रक्रिया से प्रेरित है जिसे टोयोटा ने 1 9 40 के दशक के अंत में लागू किया था। इसका उद्देश्य फर्श पर श्रमिकों के बीच पारित कार्ड का उपयोग करके वास्तविक समय में सूची को ट्रैक करके अपनी कारखानों में दक्षता में वृद्धि करना था। जब कोई विशेष सामग्री समाप्त हो जाती है, तो मजदूर कार्ड पर उस पर ध्यान देंगे, जो आपूर्तिकर्ता को अपना रास्ता देगा जो अनुरोधित सामग्री को गोदाम में भेज देगा। इन कार्डों को अक्सर कानबान कहा जाता था, जिसका अर्थ है जापानी में साइन या बिलबोर्ड।
तो यह परियोजना प्रबंधन में अनुवाद कैसे करता है? ट्रेलो जैसे सॉफ़्टवेयर कार्ड के चारों ओर गुज़रने की इस अवधारणा को लेते हैं और इसे एक दृश्य इंटरफ़ेस में डालते हैं, जहां बोर्ड पर कार्य निर्धारित किए जाते हैं और टीम की कार्य क्षमता से मेल खाते हैं। इसके सबसे बुनियादी रूप में, बोर्ड के ऊपर तीन छवियां होंगी, जैसा उपर्युक्त छवि में दिखाया गया है: करने के लिए, (या प्रक्रिया में), और किया जाता है। हालांकि, टीम इस उपकरण का किसी भी तरह से उपयोग कर सकती हैं जो उनके लिए काम करती है। कुछ टीमें एक असली बोर्ड पसंद कर सकती हैं, जबकि अन्य ट्रेलो जैसे आभासी समाधान की सुविधा चाहते हैं।
Trello का उपयोग कैसे करें
ट्रेलो बोर्ड का उपयोग करता है , जिसमें सूचियां होती हैं, जो कार्ड से बने होते हैं। बोर्ड परियोजनाओं (वेबसाइट रीडिज़ाइन, बाथरूम नवीनीकरण) का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं, सूचियों का उपयोग कार्यों (ग्राफिक्स, टाइलिंग) के लिए किया जा सकता है, और कार्ड में उप-कार्य या विकल्प हो सकते हैं (एक डिजाइनर, टाइल आकार और रंगों को किराए पर लें)।
एक बार जब आप अपनी सूचियों को व्यवस्थित करने का निर्णय ले लेते हैं, तो आप कार्ड जोड़ने शुरू कर सकते हैं, जो बदले में चेकलिस्ट और लेबल हो सकता है। चेकलिस्ट उप-कार्यों में कार्यों को तोड़ने का एक तरीका है। उदाहरण के लिए, यदि आप छुट्टियों की योजना बनाने के लिए ट्रेलो का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके पास एक रेस्तरां के लिए एक कार्ड हो सकता है, जिसे आप आरक्षण करना चाहते हैं, जिसमें आरक्षण करने, सर्वोत्तम व्यंजनों का शोध करने, और यह जांचने के लिए कि क्या यह बच्चों के अनुकूल है । लेबल का उपयोग किसी कार्ड की स्थिति (अनुमोदित, सबमिट, इत्यादि) या श्रेणी (विज्ञान, प्रौद्योगिकी, कला इत्यादि) या किसी भी टैग को दर्शाने के लिए किया जा सकता है। फिर आप एक ऐसी खोज कर सकते हैं जो सभी विज्ञान संबंधित कार्ड या सभी अनुमोदित कार्ड लाएगा, उदाहरण के लिए। आपको लेबल में शीर्षक जोड़ने की ज़रूरत नहीं है, हालांकि; आप रंग-कोडिंग के लिए भी उनका उपयोग कर सकते हैं (10 रंग तक उपलब्ध हैं; एक रंग अंधा विकल्प उपलब्ध है)।
जैसे ही आप कार्यों को पूरा करने और पूरा करने लगते हैं, आप आसानी से एक सूची से दूसरे सूची में कार्ड खींच सकते हैं और ड्रॉप कर सकते हैं, और अंततः इंटरफ़ेस कमजोर हो जाने के बाद कार्ड और सूचियों को संग्रहीत कर सकते हैं।
आप टीम के सदस्यों को कार्ड असाइन कर सकते हैं साथ ही टिप्पणियां, फ़ाइल अनुलग्नक, रंग-कोडित लेबल और देय तिथियां भी जोड़ सकते हैं। वार्तालाप शुरू करने के लिए टीम के सदस्य टिप्पणी में दूसरों का उल्लेख कर सकते हैं। आप Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स और OneDrive सहित क्लाउड स्टोरेज सेवाओं के साथ-साथ अपने कंप्यूटर से फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं।
निफ्टी ईमेल एकीकरण भी शामिल है। प्रत्येक बोर्ड का एक अनन्य ईमेल पता होता है जिसका उपयोग आप कार्ड (कार्य) बनाने के लिए कर सकते हैं। आप उस ईमेल पते पर अनुलग्नक भी भेज सकते हैं। और सबसे अच्छा अभी तक, जब आपको ईमेल अधिसूचना मिलती है, तो आप ट्रेलो लॉन्च करने के बजाय सीधे इसका जवाब दे सकते हैं।
उल्लेख और टिप्पणियों सहित अधिसूचनाएं मोबाइल ऐप्स, डेस्कटॉप ब्राउज़र और ईमेल के माध्यम से उपलब्ध हैं। ट्रेलो में आईफोन, आईपैड, एंड्रॉइड फोन, टैबलेट और घड़ियों, और किंडल फायर टैबलेट के लिए ऐप्स हैं।
ट्रेलो 30 से अधिक ऐड-ऑन सुविधाओं और एकीकरण प्रदान करता है, जिसे यह पावर-अप कहते हैं। पावर-अप के उदाहरणों में कैलेंडर व्यू, पुनरावर्ती कार्यों के लिए एक कार्ड पुनरावर्तक, साथ ही साथ Evernote, Google Hangouts, Salesforce, और अधिक के साथ एकीकरण शामिल है। नि: शुल्क खातों में प्रति बोर्ड एक पावर-अप शामिल है।
ट्रेलो की मुख्य विशेषताएं सभी निःशुल्क हैं, हालांकि ट्रेलो गोल्ड ($ 5 प्रति माह या 45 डॉलर प्रति वर्ष) नामक एक भुगतान संस्करण है, जिसमें कुछ पावर-अप प्रति बोर्ड (एक के बजाए) शामिल हैं। इसमें आकर्षक बोर्ड पृष्ठभूमि और स्टिकर, कस्टम इमोजी और बड़े अनुलग्नक अपलोड भी शामिल हैं (10 एमबी के बजाय 250 एमबी)। ट्रेलो 12 महीने तक ट्रेलो में शामिल होने वाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए गोल्ड सदस्यता का एक निःशुल्क महीना प्रदान करता है।
जैसा कि हमने कहा, पहली नज़र में, ट्रेलो सेट अप करना थोड़ा डरावना है क्योंकि आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं इसके बारे में कई प्रतिबंध नहीं हैं। एक तरफ, आप ऐसे बोर्ड बना सकते हैं जो दिखाएं कि आपने क्या समाप्त किया है, आप किस पर काम कर रहे हैं, और अगला क्या है। दूसरी तरफ, आप गहरी जा सकते हैं, श्रेणियों या विभागों में विभाजित टू-डू सूचियां बना सकते हैं।
आप व्यक्तिगत कार्यों से लेकर पेशेवर परियोजनाओं तक ईवेंट प्लानिंग में कुछ भी ट्रैक करने के लिए ट्रेलो का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यहां शुरू करने के लिए यहां कुछ वास्तविक दुनिया के उदाहरण दिए गए हैं।
होम नवीनीकरण को प्रबंधित करने के लिए ट्रेलो का उपयोग करना
मान लें कि आप अपने घर में एक या एक से अधिक कमरे का नवीनीकरण करने की योजना बना रहे हैं। यदि आप कभी भी नवीनीकरण से बच चुके हैं, तो आप जानते हैं कि बहुत से चलने वाले हिस्सों और आश्चर्य की बहुत सारी चीजें हैं, भले ही आप कितनी सावधानी से तैयार हों। ट्रेलो में किए जाने वाले सभी निर्णयों को व्यवस्थित करना, परियोजना को ट्रैक पर रखने में मदद कर सकता है। मान लीजिए कि आप एक रसोई नवीनीकरण की योजना बना रहे हैं। इस मामले में, आप रसोई नवीनीकरण नामक एक बोर्ड बना सकते हैं, और उसके बाद आप जिस तत्व को बदल रहे हैं उसे समर्पित सूचियां जोड़ सकते हैं।
रसोई नवीकरण बोर्ड के लिए सूचियां शामिल हो सकती हैं:
- संभावित ठेकेदारों
- प्रत्येक उपकरण जिसे आप बदल रहे हैं
- कैबिन सामग्री
- काउंटरटॉप्स और बैकस्प्लाश
- फर्श
- पाइपलाइन
- विद्युतीय
प्रत्येक सूची के लिए कार्ड में आयाम, बजट, और सुविधाओं के साथ-साथ आपके द्वारा विचार किए जा रहे किसी भी मॉडल में शामिल होना चाहिए। नलसाजी के लिए कार्ड में पाइप प्रतिस्थापन, नई जल रेखा, साथ ही अनुमानित मूल्य, और संबंधित चिंताओं, जैसे पानी के बंद होने शामिल हो सकते हैं। आप आसानी से उन सामग्रियों और उपकरणों की छवियों को संलग्न कर सकते हैं जिन पर आप विचार कर रहे हैं, और उत्पाद प्रविष्टियों से लिंक कर सकते हैं ताकि आप खरीदारी कर सकें। एक बार निर्णय लेने के बाद, आप उत्पाद या सामग्री के नाम या रंग कोड के लिए लेबल का उपयोग कर सकते हैं।
अंत में, प्रत्येक कार्ड के लिए, आप चेकलिस्ट बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक रेफ्रिजरेटर कार्ड में एक चेकलिस्ट हो सकती है जिसमें पुराने रेफ्रिजरेटर का निपटान और आईसीमेकर के लिए पानी की लाइन स्थापित करना शामिल हो।
यदि आप कई कमरों का नवीनीकरण कर रहे हैं, तो बस प्रत्येक के लिए एक बोर्ड बनाएं, और जिस चीज पर आपको विचार करने की आवश्यकता है उसे सूचीबद्ध करें; लगातार सूचियों और कार्ड जोड़ें और आवश्यकतानुसार तत्वों को चारों ओर ले जाएं।
अपने परिवार के सदस्यों को अपने बोर्डों में आमंत्रित करें, और उन्हें आवश्यक काम, जैसे उत्पाद और मूल्य निर्धारण अनुसंधान, शेड्यूलिंग और अन्य रसद वितरित करने के लिए कार्ड असाइन करें। ट्रेलो के पास एक सार्वजनिक गृह नवीनीकरण बोर्ड है जिसे आप अपने खाते में कॉपी कर सकते हैं।
Trello के साथ एक अवकाश योजना
कई परिवार के सदस्यों या दोस्तों के साथ यात्रा जल्दी जटिल हो सकती है। एक गंतव्य, योजना गतिविधियों, और अनुसूची परिवहन का चयन करने के लिए Trello का उपयोग करें। इस मामले में, आपके पास एक बोर्ड हो सकता है जिसमें यात्रा के लिए संभावित स्थान हों, और यात्रा के लिए दूसरा एक बार जब आप तय कर लें कि कहां जाना है।
ट्रिप बोर्ड के लिए सूचियां शामिल हो सकती हैं:
- उड़ान विकल्प
- भूमि परिवहन
- होटल, एयरबर्न लिस्टिंग, केबिन किराया, और कैम्पिंग साइटें
- पर्यटकों के आकर्षण
- रेस्टोरेंट और खाद्य भंडार
संभावित गंतव्यों बोर्ड के तहत, आप यात्रा के समय, बजट, पेशेवर / विपक्ष, और किसी भी अन्य विचारों के लिए कार्ड के साथ प्रत्येक स्थान के लिए एक सूची तैयार करेंगे। ट्रिप बोर्ड की सूचियों में एयरलाइनों, किराये की कारों, क्षेत्र में उल्लेखनीय व्यंजन, और संग्रहालयों, खरीदारी और पड़ोस जैसे आकर्षणों के लिए कार्ड शामिल होंगे। यदि आप एक क्रूज पर जाने का फैसला करते हैं, तो आप बोर्ड पर और योजनाबद्ध स्टॉप के साथ-साथ जहाज तक पहुंचने के लिए आवश्यक परिवहन के लिए सूचियां भी बना सकते हैं। चयनित वस्तुओं को इंगित करने के लिए लेबल का उपयोग करें, या अपने विकल्पों को कम करने के बाद दावेदारों को हाइलाइट करने के लिए। बुकिंग और शेड्यूलिंग टूर या क्रूज़ इवेंट्स के लिए कार्ड में चेकलिस्ट जोड़ें। ट्रेलो में एक सार्वजनिक छुट्टी बोर्ड भी है जिसे आप शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
व्यक्तिगत लक्ष्य और परियोजनाओं को ट्रैक करना
चाहे आप अपने घर या गेराज में अव्यवस्था को साफ कर रहे हों, एक शौक लें, या अधिक अभ्यास करें, आप इसे ट्रेलो में आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। नए साल के प्रस्तावों के लिए बोर्ड, या बहु-चरण परियोजनाओं जैसे कि अटिक क्लीनआउट या होम ऑफिस संगठन के लिए बोर्ड बनाएं।
एक प्रस्ताव बोर्ड के लिए, प्रत्येक रिज़ॉल्यूशन के लिए एक सूची बनाएं, और फिर कार्ड को शामिल करने के लिए कार्ड, जैसे कि जिम में शामिल होना, दैनिक चलने के लिए जाना, या घर व्यायाम उपकरण खरीदना। उप-कार्यों के लिए कार्ड के साथ बड़े कार्यों को तोड़ने के लिए व्यक्तिगत प्रोजेक्ट पर सूचियों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक वसंत सफाई बोर्ड में कमरे और घर के अन्य क्षेत्रों के लिए सूचियां शामिल हो सकती हैं। सूचियों में संबंधित कार्यों के लिए कार्ड होंगे, जैसे कि आपूर्ति की आवश्यकता है, उन वस्तुओं की एक सूची जो आप बेचना चाहते हैं, दान करना चाहते हैं, या फेंक सकते हैं, और जिन कार्यों को आप आउटसोर्स करना चाहते हैं जैसे खिड़की की सफाई या पेड़ हटाने।
एक फ्रीलांस या परामर्श व्यवसाय का प्रबंधन
अंत में, यदि आप अपना खुद का व्यवसाय चलाते हैं, तो ट्रेलो आपका शीर्ष सहायक सहायक हो सकता है। बोर्ड प्रत्येक चरण या मील का पत्थर, और संबंधित कार्यों के लिए कार्ड के साथ सूचियों के साथ परियोजनाओं का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं। फ्रीलांस लेखकों ने कहानी पिचों और प्रकाशित कार्यों का प्रबंधन करने के लिए ट्रेलो का उपयोग कर सकते हैं।
मान लीजिए कि आपके पास वेबसाइट रीडिज़ाइन के लिए प्रोजेक्ट बोर्ड है। आपकी सूचियों में महत्वपूर्ण कार्य शामिल हो सकते हैं, जैसे एक डिजाइनर और अन्य महत्वपूर्ण भूमिकाओं के साथ-साथ मील का पत्थर, जैसे रंग योजना चुनना, लेआउट प्रबंधित करना, और रास्ते में अनुमोदन प्राप्त करना। कार्ड में प्रस्तावित रंग योजनाएं और लेआउट, और बैठकों के लिए तैयार करने के लिए आवश्यक कदम शामिल होंगे। एक स्वतंत्र लेखक के पास कहानी विचारों, प्रकाशनों और विपणन के लिए बोर्ड हो सकते हैं। सूचियां चरण, जैसे प्रक्रिया में, सबमिट और प्रकाशित की जा सकती हैं, या आप ऐसा करने के लिए लेबल का उपयोग कर सकते हैं।
ट्रेलो एक साधारण, लेकिन शक्तिशाली उपकरण है, और इसके साथ कुछ समय बिताते हुए खर्च करना उचित है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करना है, तो ट्रेलो के उपयोगकर्ता समुदाय से ब्राउज़ करें, जिसमें सार्वजनिक बोर्ड शामिल हैं जिन्हें आप अपने खाते में कॉपी कर सकते हैं।