यदि आप एक दुकान मालिक या प्रबंधक हैं, तो आप पहले ही जानते हैं कि सही डेटाबेस होना कितना महत्वपूर्ण है। सूची और शिपिंग से कर्मचारियों और ग्राहकों तक, आप जानते हैं कि धीमे दिन में भी बहुत से डेटा रखरखाव शामिल होते हैं। असली सवाल यह है कि आपको किस तरह का डेटाबेस चाहिए? उम्मीद है कि आपने माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में इस जानकारी को बनाए रखने की कोशिश नहीं की है। यदि आपके पास है, तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस जैसे मूल डेटाबेस से शुरू करने पर विचार करना चाहेंगे, ताकि आप डेटा को आसानी से डेटाबेस में स्थानांतरित कर सकें।
आपके द्वारा चलाए जाने वाले दुकान का प्रकार और आकार किस प्रकार का डेटाबेस सबसे अधिक समझ में आता है, इसमें एक बड़ा अंतर बनाता है। यदि आपकी दुकान समय-समय पर किसानों के बाजारों में स्थापित की जाती है, तो आपके पास ईंट और मोर्टार की दुकान की तुलना में बहुत अलग आवश्यकताएं होती हैं। यदि आप भोजन बेचते हैं, तो आपको सूची के हिस्से के रूप में समाप्ति तिथियों को ट्रैक करने की आवश्यकता होगी। यदि आपकी खुदरा दुकान ऑनलाइन है, तो आपको फीस, शिपिंग और समीक्षा की जानकारी ट्रैक करनी होगी। हालांकि, ऐसी कई चीजें हैं जिनमें सभी दुकानें आम हैं, जैसे सूची और नकदी प्रवाह। अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम डेटाबेस निर्धारित करने में आपकी सहायता के लिए, यहां कुछ ऐसी चीजें हैं जिन पर आपको विचार करना चाहिए।
डेटाबेस में ट्रैक करने के लिए जानकारी
एक खुदरा दुकान चलाने में कई अलग-अलग पहलुओं को ट्रैक करना पड़ता है। न केवल आपको सूची पर नजर रखना है, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास माल (जैसे डिब्बे, हैंगर, स्टैंड, और मामलों) को प्रदर्शित करने के पर्याप्त तरीके हैं, माल की कीमत, बिल, बिक्री की जानकारी, और ग्राहक की जानकारी। ट्रैक करने के लिए बहुत कुछ है, और डेटाबेस आपकी दुकान को बहुत आसान बनाते हैं।
ऑनलाइन दुकानों को प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है क्योंकि शिपिंग के रूप में आपको ट्रैक करना बहुत अधिक है। एक डेटाबेस आपके क्लाइंट या बिक्री इतिहास को लगातार संदर्भित किए बिना इन सभी अलग-अलग पहलुओं को संभालने में काफी आसान बनाता है। आप रिपोर्ट जैसे सूचनाएं भी निर्यात कर सकते हैं, और उन्हें अपने डेटाबेस में अपलोड कर सकते हैं ताकि आपको मैन्युअल प्रविष्टि की समस्याओं का सामना न करना पड़े।
यह तय करना कि खरीदना या बनाना है या नहीं
चाहे आपको डेटाबेस खरीदना या बनाना चाहिए, यह बड़ा सवाल है, और यह पूरी तरह से आपके व्यापार के आकार पर निर्भर करता है और जहां आप इसे लेना चाहते हैं। यदि आप अभी शुरू कर रहे हैं और आपके पास अपने हाथों पर समय है (लेकिन बहुत सीमित राशि है), अपना खुद का डेटाबेस बनाना, इसे अपनी अनूठी जरूरतों के अनुरूप बनाने का एक शानदार तरीका है। यह विशेष रूप से सच है यदि आप अभी ऑनलाइन खरीदारी शुरू कर रहे हैं। यदि आप अपनी ऑनलाइन खुदरा दुकान खोलने से पहले डेटाबेस शुरू करते हैं, तो आपको अपनी सूची और आपके शुरुआती बिंदु पर बहुत बेहतर समझ होगी। यह शानदार डेटा है जो कर योग्य मौसम में आसानी से पहुंच योग्य है और यह आपको आपकी सूची के साथ-साथ ग्राहक डेटा के शीर्ष पर रहने में भी मदद करता है।
यदि आपके पास एक बड़ा व्यवसाय है, खासकर फ्रेंचाइजी की तरह कुछ, डेटाबेस खरीदना आपके लिए बेहतर काम करने जा रहा है। यह उन सभी चीजों के माध्यम से आपकी मदद करेगा जो आप अन्यथा भूल सकते हैं। बाधाएं हैं, आपके पास डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने का समय नहीं होगा, इसलिए सभी आधारों को कवर करना सबसे अच्छा है। जब भी आप जाते हैं तो आप हमेशा अपने स्वयं के संशोधन कर सकते हैं।
सही डेटाबेस प्रोग्राम ढूँढना
यदि आप डेटाबेस प्रोग्राम खरीदने का निर्णय लेते हैं, तो आपको विभिन्न विकल्पों पर शोध करने में बड़ी मात्रा में खर्च करने की आवश्यकता होगी। खुदरा दुकानों के प्रकारों में एक विस्तृत श्रृंखला है, और डेटाबेस बाजार उन विभिन्न प्रकार की अनूठी जरूरतों के अनुरूप है। यदि आप उपज और खाद्य पदार्थों के साथ काम कर रहे हैं, तो आपको स्पष्ट रूप से कुछ ऐसी चीज चाहिए जो आपको विनाशकारी वस्तुओं को ट्रैक करने में मदद करे। यदि आपके पास गहने की दुकान है, तो आपको मूल्यवान टुकड़ों पर बीमा ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए। उन दुकानों के लिए जिनके पास ऑनलाइन उपस्थिति और ईंट और मोर्टार सुविधा है, आपको निश्चित रूप से ऐसी चीज चाहिए जो आपके इन्वेंट्री, फीस, कर और व्यवसाय के प्रशासनिक पहलुओं के लिए कई अलग-अलग कोणों को कवर करे। यदि आप किसी विशेष आइटम से बाहर निकलते हैं, तो आपको जल्दी ही पता होना चाहिए ताकि आप तुरंत दुकान के ऑनलाइन हिस्से के लिए इसे बेचे जा सकें।
शुरू करने से पहले, ट्रैक करने के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए, उसके बारे में सोचें, फिर सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा विचार किए जाने वाले डेटाबेस में कम से कम आइटम हैं। बाजार पर बहुत सारे डेटाबेस हैं, इसलिए आपको एक बहुत ही उचित दर के लिए आवश्यक सब कुछ प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए।
अपना खुद का डेटाबेस बनाना
यदि आप अपना खुद का डेटाबेस बनाने की योजना बना रहे हैं, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि आप किस प्रोग्राम का उपयोग करना चाहते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस कार्यक्रम में जाना जाता है क्योंकि यह शक्तिशाली और अपेक्षाकृत सस्ती है। आप अपने अन्य माइक्रोसॉफ्ट सॉफ्टवेयर से डेटा आयात और निर्यात कर सकते हैं (यदि आप Excel में जानकारी ट्रैक कर रहे हैं तो अविश्वसनीय रूप से सहायक है)। आप डेटाबेस में अपने ईमेल, बिक्री पत्र और अन्य दस्तावेज (शब्द और आउटलुक दोनों से) भी लोड कर सकते हैं और उन्हें टेम्पलेट बना सकते हैं। एक्सेस में काफी संख्या में नि: शुल्क टेम्पलेट्स और फाइलें होने का अतिरिक्त लाभ है ताकि आपको पूरी तरह से खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता न हो। आप एक नि: शुल्क टेम्पलेट चुन सकते हैं, फिर आवश्यक संशोधन कर सकते हैं ताकि आपके डेटाबेस में आपको जो भी चाहिए वह शामिल हो।
रखरखाव का महत्व
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपना डेटाबेस कैसे प्राप्त करते हैं, आपको डेटाबेस के लिए इसे बनाए रखना जारी रखना होगा। यदि आप इन्वेंट्री, पतों, बिलिंग में बदलाव, या बिक्री के योग जैसी चीजों के साथ नहीं रहते हैं, तो डेटाबेस किसी उद्देश्य के साथ एक और स्थिरता बनता है। अपने डेटा को उसी तरह सोचें जैसे आप अपनी बहीखाता के बारे में सोचते हैं। यदि आप सभी लेन-देन और परिवर्तनों के साथ नहीं रहते हैं, तो यह आपको परेशानी में लाने जा रहा है। शुरुआत में इसे प्रबंधित करने के लिए आपके पास कोई आईटी व्यक्ति नहीं है, हालांकि यह बेहद सहायक हो सकता है। हालांकि, आपकी दुकान जितनी बड़ी होगी, उतनी ही अधिक समय आपको अपने डेटा को बनाए रखने और प्रबंधित करने के लिए समर्पण करने की आवश्यकता होगी।