एक्सेल में डेटा दर्ज करने के लिए डॉस और डोंट नहीं है

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एक्सेल डेटा प्रविष्टि अवलोकन

इस ट्यूटोरियल में एक्सेल, Google स्प्रेडशीट्स और ओपन ऑफिस कैल्क जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम्स में डेटा दर्ज करने के कुछ बुनियादी डीओ और डॉन शामिल हैं।

डेटा को सही ढंग से दर्ज करना पहली बार समस्याओं से बच सकता है और कई एक्सेल के टूल और फीचर्स जैसे चार्टूला और चार्ट का उपयोग करना आसान बनाता है।

डीओ और डॉन हैं:

1. अपनी स्प्रेडशीट की योजना बनाएं
2. संबंधित डेटा दर्ज करते समय खाली पंक्तियों या स्तंभों को न छोड़ें
3. अक्सर सहेजें और दो स्थानों में सहेजें
4. कॉलम शीर्षलेख के रूप में संख्याओं का उपयोग न करें और डेटा के साथ इकाइयों को शामिल न करें
5. फॉर्मूला में सेल संदर्भ और नामित रेंज का प्रयोग करें
6. फॉर्मूला अनलॉक युक्त सेल छोड़ें नहीं
7. अपना डेटा सॉर्ट करें

अपनी स्प्रेडशीट की योजना बनाएं

जब Excel में डेटा दर्ज करने की बात आती है, तो टाइप करना शुरू करने से पहले कुछ योजना बनाना अच्छा विचार है।

यह जानने के लिए कि वर्कशीट का उपयोग किस डेटा में किया जाएगा, उस डेटा में क्या होगा, और उस डेटा के साथ क्या किया जाएगा वर्कशीट के अंतिम लेआउट को बहुत प्रभावित कर सकता है।

लिखने से पहले योजना समय बाद बचा सकती है अगर स्प्रेडशीट को इसे और अधिक कुशल और काम करने में आसान बनाने के लिए पुनर्गठित करने की आवश्यकता है।

घ्यान देने योग्य बातें

• स्प्रेडशीट का उद्देश्य क्या है?
• स्प्रेडशीट कितनी डेटा रखेगी?
• क्या चार्ट की आवश्यकता है?
• क्या स्प्रेडशीट मुद्रित की जाएगी?

स्प्रेडशीट का उद्देश्य क्या है?

• स्प्रेडशीट का उद्देश्य डेटा के स्थान को निर्धारित करने में मदद करेगा, क्योंकि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को दृश्यमान और आसानी से सुलभ होना आवश्यक है।
• क्या गणना की आवश्यकता है? गणनाएं प्रभावित करती हैं कि कौन से सूत्र और कार्यों की आवश्यकता है और वे कहां स्थित होंगे।

स्प्रेडशीट कितना डेटा रखेगा?

स्प्रेडशीट डेटा की मात्रा प्रारंभ में हो जाएगी और बाद में कितनी अतिरिक्त जोड़ा जाएगा वर्कशीट की संख्या को प्रभावित करेगा।

• अपने डेटा को बहुत अधिक फैलाएं क्योंकि यह विशिष्ट जानकारी को खोजने के लिए कठिन हो सकता है और एकाधिक शीट्स या वर्कबुक में फैले गणनाएं एक्सेल के प्रदर्शन को प्रभावित करने लग सकती हैं।
• बड़ी वर्कशीट्स के लिए , उपयोगकर्ताओं को जानकारी देखने के लिए वर्कशीट के नीचे स्क्रॉल करने के लिए कॉल करने के बजाय कॉलम शीर्षकों के ऊपर महत्वपूर्ण कॉलम योग प्रदर्शित करने के लिए कभी-कभी उपयोगी होता है।

क्या चार्ट की आवश्यकता है?

यदि किसी चार्ट या चार्ट में डेटा का सभी या हिस्सा प्रदर्शित किया जाना है, तो यह जानकारी के लेआउट को प्रभावित कर सकता है,

• चार्ट के प्रकार के आधार पर, डेटा को अलग-अलग समूहीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है - जैसे कि पाई चार्ट के लिए सारांश क्षेत्र नियोजित करना।
• बड़ी स्प्रैडशीट्स के लिए, भीड़ को कम करने के लिए चार्ट को अलग-अलग पृष्ठों में स्थानांतरित किया जा सकता है

क्या स्प्रेडशीट मुद्रित की जाएगी?

पोर्ट्रेट या लैंडस्केप लेआउट का चयन करने के लिए या आवश्यक चादरों की संख्या के आधार पर, डेटा या सभी डेटा मुद्रित किए जाने पर डेटा को व्यवस्थित किया जा सकता है।

• यदि नियमित पत्र आकार कागज (8 1/2 एक्स 11) पर चित्र दृश्य का उपयोग किया जाना है, तो कुछ स्तंभों के तहत पंक्तियों में अधिकांश डेटा रखने पर विचार करें, ताकि सभी शीर्षलेख एक शीट पर दिखाई दे सकें।
• यदि एकाधिक चादरों की आवश्यकता है, तो डेटा को आसान बनाने के लिए प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर प्रिंटिंग कॉलम शीर्षलेखों पर विचार करें ।
• यदि डेटा के कई स्तंभों को मुद्रित करने की आवश्यकता है, तो लैंडस्केप लेआउट सभी शीर्षकों को एक पृष्ठ पर रख सकता है। दोबारा, यदि एकाधिक चादरों की आवश्यकता है, तो प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर कॉलम शीर्षलेख मुद्रित करें।
• यदि चार्ट मुद्रित किए जाने हैं, तो उन्हें एक अलग चादर पर ले जाना कार्य को सरल बना सकता है।

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संबंधित डेटा में खाली पंक्तियों या स्तंभों को मत छोड़ो

डेटा टेबल या डेटा की संबंधित श्रेणियों में रिक्त पंक्तियों या स्तंभों को छोड़कर चार्ट, पिवट टेबल और कुछ फ़ंक्शंस जैसे एक्सेल की कई सुविधाओं का उचित उपयोग करना मुश्किल हो सकता है।

पंक्ति वाली पंक्ति या स्तंभ में रिक्त कक्ष भी ऊपर की छवि में दिखाए गए समस्याओं का कारण बन सकते हैं।

खाली रिक्त स्थान की अनुपस्थिति एक्सेल के लिए सॉर्टिंग , फ़िल्टरिंग या ऑटोसम जैसे सुविधाओं का उपयोग करने के लिए एक्सेल के लिए सभी संबंधित डेटा का पता लगाने और चयन करने में आसान बना देगा।

रिक्त पंक्तियों या स्तंभों को छोड़ने के बजाय, डेटा को तोड़ने और इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए बोल्ड या अंडरलाइन का उपयोग करके सीमाओं या प्रारूप शीर्षलेखों और लेबल का उपयोग करें।

जब संभव हो तो अपना डेटा कॉलम-वार दर्ज करें।

• अपनी स्प्रेडशीट डालने पर, नीचे दिए गए डेटा के साथ तालिका के पहले कॉलम के शीर्ष पर एक वर्णनात्मक शीर्षक रखें।
• यदि एक से अधिक डेटा श्रृंखलाएं हैं, तो शीर्ष पर प्रत्येक डेटा श्रृंखला के लिए शीर्षक के साथ कॉलम (बाएं से दाएं) में एक के बाद उन्हें एक सूची दें।

असंबंधित डेटा अलग रखें

संबंधित डेटा को एक साथ रखना महत्वपूर्ण है, साथ ही, डेटा के असंबद्ध श्रेणियों को अलग रखने के लिए यह उपयोगी हो सकता है।

वर्कशीट पर विभिन्न डेटा श्रेणियों या अन्य डेटा के बीच खाली कॉलम या पंक्तियां छोड़ने से एक्सेल के लिए सही ढंग से पता लगाना और संबंधित श्रेणियों या डेटा के तालिकाओं का चयन करना आसान हो जाएगा।

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अक्सर बचाओ

आपके काम को बचाने के महत्व को अक्सर अतिरंजित नहीं किया जा सकता - या अक्सर कहा जाता है।

बेशक, यदि आप वेब-आधारित स्प्रैडशीट का उपयोग कर रहे हैं - जैसे कि Google स्प्रेडशीट्स या एक्सेल ऑनलाइन - तो सहेजना कोई समस्या नहीं है, क्योंकि न तो प्रोग्राम में एक सेव विकल्प है, लेकिन इसके बजाय, एक ऑटो सेव सुविधा के साथ काम करें।

कंप्यूटर-आधारित प्रोग्रामों के लिए, दो या तीन परिवर्तनों के बाद - चाहे वह डेटा जोड़ रहा हो, स्वरूपण परिवर्तन कर रहा हो या फॉर्मूला दर्ज कर रहा हो - वर्कशीट को सहेजें।

यदि यह बहुत अधिक लगता है, कम से कम हर दो या तीन मिनट बचाओ।

हालांकि पिछले कुछ सालों में कंप्यूटर और कंप्यूटर सॉफ्टवेयर की स्थिरता में काफी सुधार हुआ है, फिर भी सॉफ्टवेयर दुर्घटनाग्रस्त हो गया है, बिजली की विफलता अभी भी होती है, और अन्य लोग कभी-कभी आपकी पावर कॉर्ड पर जाते हैं और दीवार सॉकेट से बाहर खींचते हैं।

और जब ऐसा होता है, तो डेटा की किसी भी मात्रा का नुकसान - बड़ा या छोटा - केवल आपके वर्कलोड को बढ़ाता है जब आप पहले से किए गए कार्यों को पुनर्निर्माण करने का प्रयास करते हैं।

एक्सेल में एक ऑटो सेव फीचर है, जो आमतौर पर बहुत अच्छी तरह से काम करती है, लेकिन इसे पर भरोसा नहीं किया जाना चाहिए। लगातार सहेजने के साथ अपने डेटा को सुरक्षित करने की आदत में जाओ।

सहेजने के लिए शॉर्टकट

सहेजने के लिए माउस को रिबन पर ले जाने और आइकन पर क्लिक करने का एक कठिन काम नहीं होना चाहिए , कीबोर्ड शॉर्टकट संयोजन का उपयोग करके सहेजने की आदत में मिलता है:

Ctrl + एस

दो स्थानों में सहेजें

सहेजने का एक अन्य पहलू जिसे ओवरस्टेट नहीं किया जा सकता है, वह आपके डेटा को दो अलग-अलग स्थानों में सहेजने का महत्व है।

दूसरा स्थान, बेशक, एक बैकअप है, और यह कई बार कहा गया है, "बैकअप बीमा की तरह हैं: एक है और आपको शायद इसकी आवश्यकता नहीं होगी, एक नहीं है और आप शायद करेंगे"।

सबसे अच्छा बैकअप वह है जो मूल से अलग भौतिक स्थान में है। आखिरकार, फ़ाइल की दो प्रतियां होने का क्या मतलब है

• एक ही हार्ड ड्राइव पर हैं जो विफल रहता है?
• एक ही कंप्यूटर पर, चोरी हो जाता है?
• उसी इमारत में जो जमीन पर जलती है?

वेब आधारित बैकअप

दोबारा, बैकअप बनाना एक कठिन या समय लेने वाला काम नहीं होना चाहिए।

अगर सुरक्षा कोई मुद्दा नहीं है - वर्कशीट आपकी डीवीडी की एक सूची है - वेब मेल का उपयोग करके स्वयं को एक प्रतिलिपि ईमेल करें ताकि सर्वर पर एक प्रतिलिपि संभवतः पर्याप्त हो।

अगर सुरक्षा एक मुद्दा है, तो वेब स्टोरेज अभी भी एक विकल्प है - यद्यपि उस कंपनी के साथ जो उस तरह की चीज में माहिर है और ऐसा करने के लिए शुल्क लेता है।

ऑनलाइन स्प्रेडशीट के मामले में, संभवतः, प्रोग्राम के मालिक अपने सर्वर बैकअप लेते हैं - और इसमें सभी उपयोगकर्ता डेटा शामिल हैं। लेकिन सुरक्षित होने के लिए, फ़ाइल की एक प्रति अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करें।

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कॉलम शीर्षलेख के रूप में संख्याओं का उपयोग न करें और डेटा के साथ इकाइयों को शामिल न करें

कॉलम के शीर्ष पर और पंक्तियों की शुरुआत में अपने डेटा की पहचान करने के लिए शीर्षकों का उपयोग करें, क्योंकि वे बहुत आसान सॉर्टिंग जैसे ऑपरेशन करते हैं, लेकिन 2012-2012 जैसी संख्याओं का उपयोग न करें - ऐसा करने के लिए।

जैसा उपर्युक्त छवि में दिखाया गया है, कॉलम और पंक्ति शीर्षलेख जो केवल संख्याएं हैं अनजाने में गणनाओं में शामिल हो सकते हैं। यदि आपके सूत्रों में कार्य शामिल हैं जैसे कि:

• ऑटोसम ,
• ऑटोमैक्स ,
• ऑटोएवरेज

जो स्वचालित रूप से फ़ंक्शन के तर्क के लिए डेटा की सीमा का चयन करता है ।

आम तौर पर, ऐसे फ़ंक्शंस पहले संख्याओं के कॉलम के लिए ऊपर देखे जाते हैं, जहां वे स्थित होते हैं और फिर संख्याओं की एक पंक्ति के लिए बाईं ओर, और किसी भी शीर्षक जो केवल संख्याएं हैं, चयनित श्रेणी में शामिल किए जाएंगे।

अक्ष शीर्षकों के रूप में उपयोग की जाने वाली संख्या को अक्ष के लेबल के बजाए चार्ट के लिए श्रेणी के भाग के रूप में चुने जाने पर अन्य डेटा श्रृंखला के रूप में भी गलत समझा जा सकता है।

हेडिंग कोशिकाओं में टेक्स्ट संख्या के रूप में स्वरूपित करें या प्रत्येक संख्या से पहले एक एस्ट्रोफ़े (') - जैसे' 2012 और '2013 के साथ टेक्स्ट लेबल बनाएं। एस्ट्रोफ़े सेल में नहीं दिखाता है, लेकिन यह टेक्स्ट डेटा को संख्या में बदल देता है।

शीर्षकों में इकाइयों को रखें

मत: संख्या डेटा के साथ प्रत्येक सेल में मुद्रा, तापमान, दूरी या अन्य इकाइयों दर्ज करें।

यदि आप करते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि एक्सेल या Google स्प्रेडशीट टेक्स्ट के रूप में आपके सभी डेटा देखेंगे।

इसके बजाए, कॉलम के शीर्ष पर शीर्षकों में इकाइयां रखें, जैसा कि होता है, यह सुनिश्चित करेगा कि कम से कम वे शीर्षक टेक्स्ट हैं और ऊपर चर्चा की गई समस्या नहीं बनाएंगे।

बाईं ओर पाठ, दाईं ओर संख्याएं

यह बताने का एक त्वरित तरीका है कि आपके पास टेक्स्ट या संख्या डेटा है या नहीं, सेल में डेटा के संरेखण की जांच करना है। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल और Google स्प्रेडशीट्स में बाईं ओर टेक्स्ट डेटा गठबंधन किया जाता है और संख्या डेटा को सेल में दाईं ओर गठबंधन किया जाता है।

यद्यपि यह डिफ़ॉल्ट संरेखण आसानी से बदला जा सकता है, प्रारूपण सामान्य रूप से लागू नहीं होता है जब तक कि सभी डेटा और सूत्रों को दर्ज नहीं किया जाता है, इसलिए डिफ़ॉल्ट संरेखण आपको वर्कशीट में कुछ ख़राब होने पर एक सुराग दे सकता है।

प्रतिशत और मुद्रा प्रतीक

वर्कशीट में सभी डेटा दर्ज करने का सबसे अच्छा अभ्यास केवल सादा संख्या दर्ज करना है और फिर सेल को सही तरीके से प्रदर्शित करने के लिए प्रारूपित करना है - और इसमें प्रतिशत और मुद्रा राशि शामिल है।

एक्सेल और Google स्प्रेडशीट्स, हालांकि, संख्या के साथ सेल में टाइप किए गए प्रतिशत प्रतीकों को स्वीकार करते हैं और दोनों सामान्य मुद्रा प्रतीकों को भी पहचानते हैं, जैसे डॉलर चिह्न ($) या ब्रिटिश पाउंड प्रतीक (£) यदि उन्हें टाइप किया गया है संख्या डेटा के साथ सेल, लेकिन दक्षिण अफ़्रीकी रैंड (आर) जैसे अन्य मुद्रा प्रतीकों की संभावना टेक्स्ट के रूप में व्याख्या की जाएगी।

संभावित समस्याओं से बचने के लिए, उपर्युक्त सर्वोत्तम अभ्यास का पालन करें और राशि दर्ज करें और फिर मुद्रा प्रतीक में टाइप करने के बजाय मुद्रा के लिए सेल को प्रारूपित करें ।

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फॉर्मूला में सेल संदर्भ और नामित रेंज का प्रयोग करें

सूत्रों और विस्तार से, संपूर्ण वर्कशीट, त्रुटियों से मुक्त और अद्यतित रखने के लिए दोनों सेल संदर्भ और नामित श्रेणियां सूत्रों में उपयोग और उपयोग की जा सकती हैं।

• सेल संदर्भ कॉलम अक्षर और सेल की पंक्ति संख्या का संयोजन हैं - जैसे कि ए 1, बी 23, और W987 - और वर्कशीट में डेटा के स्थान की पहचान करने के लिए उपयोग किया जाता है।
• एक नामित श्रेणी या परिभाषित नाम सेल संदर्भ के समान होता है जिसमें इसका उपयोग वर्कशीट में सेल या सेल की श्रेणी की पहचान करने के लिए किया जाता है।

फॉर्मूला में डेटा का संदर्भ

Excel में गणना करने के लिए सूत्रों का उपयोग किया जाता है - जैसे जोड़ या घटाव।

यदि वास्तविक संख्या सूत्रों में शामिल हैं - जैसे कि:

= 5 + 3

प्रत्येक बार जब डेटा बदलता है- 7 और 6 कहें, सूत्र को संपादित करने की आवश्यकता है और संख्याएं बदल गई हैं इसलिए सूत्र बन गया है:

= 7 + 6

यदि, इसके बजाय, वर्कशीट में डेटा में डेटा दर्ज किया जाता है, तो सेल संदर्भ - या श्रेणी नाम - संख्याओं के बजाय सूत्र में उपयोग किया जा सकता है।

यदि नंबर 5 सेल ए 1 और 3 में सेल ए 2 में दर्ज किया गया है, तो फॉर्मूला बन जाता है:

= ए 1 + ए 2

डेटा को अद्यतन करने के लिए, कक्ष ए 1 और ए 2 की सामग्री बदलें, लेकिन सूत्र वही रहता है - एक्सेल स्वचालित रूप से सूत्र परिणाम अपडेट करता है।

कार्यपत्रक में अधिक जटिल सूत्र होने पर समय और प्रयास में बचत बढ़ जाती है और यदि एकाधिक सूत्र समान डेटा का संदर्भ देते हैं क्योंकि डेटा को केवल एक स्थान में बदला जाना चाहिए और इसके संदर्भ में सभी सूत्र अपडेट किए जाएंगे।

सेल संदर्भ या नामित श्रेणियों का उपयोग करने से आपकी वर्कशीट सुरक्षित हो जाती है, क्योंकि यह आपको डेटा सेल को छोड़कर सुलभ परिवर्तनों से सूत्रों की रक्षा करने की अनुमति देता है।

डेटा पर इशारा करते हुए

एक्सेल और Google स्प्रेडशीट्स की एक अन्य विशेषता यह है कि वे आपको पॉइंटिंग का उपयोग करके सूत्रों में सेल संदर्भ या श्रेणी नाम दर्ज करने की अनुमति देते हैं - जिसमें सूत्र में संदर्भ दर्ज करने के लिए सेल पर क्लिक करना शामिल है।

पॉइंटिंग गलत सेल संदर्भ में टाइपिंग या रेंज नाम गलत वर्तनी के कारण होने वाली त्रुटियों की संभावना को कम कर देता है।

डेटा का चयन करने के लिए नामित रेंज का प्रयोग करें

संबंधित डेटा का एक क्षेत्र देना एक नाम प्रकार या फ़िल्टरिंग संचालन करते समय डेटा का चयन करना अधिक आसान बना सकता है।

यदि डेटा क्षेत्र का आकार बदलता है, तो नाम प्रबंधक का उपयोग करके नाम की सीमा आसानी से संपादित की जा सकती है ।

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फॉर्मूला असुरक्षित युक्त कोशिकाओं को मत छोड़ो

अपने सूत्रों को सही और सही सेल संदर्भों का उपयोग करने में इतना समय बिताने के बाद, बहुत से लोग आकस्मिक या जानबूझकर परिवर्तनों के लिए कमजोर उन सूत्रों को छोड़ने की गलती करते हैं।

वर्कशीट में सेल्स में डेटा रखकर और सूत्रों में उस डेटा को संदर्भित करके, सूत्रों को बंद करने के लिए सूत्रों को अनुमति देता है और यदि आवश्यक हो, तो पासवर्ड उन्हें सुरक्षित रखने के लिए सुरक्षित है।

साथ ही, डेटा वाले कक्षों को अनलॉक किया जा सकता है ताकि स्प्रेडशीट को अद्यतित रखने के लिए परिवर्तन आसानी से दर्ज किए जा सकें।

वर्कशीट या वर्कबुक की सुरक्षा करना दो-चरणीय प्रक्रिया है:

1. सुनिश्चित करें कि सही कोशिकाएं बंद हैं
2. सुरक्षा शीट विकल्प लागू करें - और यदि वांछित है, तो एक पासवर्ड जोड़ें

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अपना डेटा सॉर्ट करें

इसे दर्ज करने के बाद अपना डेटा सॉर्ट करें ।

एक्सेल या Google स्प्रेडशीट्स में छोड़े गए डेटा की थोड़ी सी मात्रा के साथ काम करना आम तौर पर एक समस्या नहीं है, लेकिन कई डेटा बढ़ने के साथ ही इसके साथ काम करने में कठिनाई होती है।

सॉर्ट किए गए डेटा को समझना और विश्लेषण करना आसान है और कुछ फ़ंक्शंस और टूल, जैसे कि VLOOKUP और SUBTOTAL को सही परिणामों को वापस करने के लिए क्रमबद्ध डेटा की आवश्यकता होती है।

साथ ही, अपने डेटा को विभिन्न तरीकों से सॉर्ट करना उन रुझानों को स्पॉट करना आसान बनाता है जो पहले स्पष्ट नहीं हैं।

क्रमबद्ध करने के लिए डेटा का चयन

डेटा को सॉर्ट करने से पहले, एक्सेल को सटीक सीमा को जानने की आवश्यकता होती है जिसे सॉर्ट किया जाना चाहिए, और आमतौर पर, एक्सेल संबंधित डेटा के क्षेत्रों को चुनने में बहुत अच्छा है - जब तक यह दर्ज किया गया था,

1. संबंधित डेटा के क्षेत्र में कोई रिक्त पंक्ति या स्तंभ नहीं छोड़े गए थे;
2. और संबंधित डेटा के क्षेत्रों के बीच रिक्त पंक्तियों और स्तंभों को छोड़ दिया गया था।

एक्सेल भी सटीक रूप से निर्धारित करेगा, यदि डेटा क्षेत्र में फ़ील्ड नाम हैं और सॉर्ट किए गए रिकॉर्ड्स से इस पंक्ति को बहिष्कृत करें।

हालांकि, एक्सेल को क्रमबद्ध करने के लिए सीमा का चयन करने की अनुमति दे सकती है - विशेष रूप से बड़ी मात्रा में डेटा के साथ जो जांचना मुश्किल है।

डेटा का चयन करने के लिए नाम का उपयोग करना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि सही डेटा चुना गया है, सॉर्ट शुरू करने से पहले श्रेणी को हाइलाइट करें।

यदि एक ही सीमा को बार-बार क्रमबद्ध किया जाना है, तो सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे नाम दें।

यदि श्रेणी को क्रमबद्ध करने के लिए परिभाषित किया गया है, तो नाम बॉक्स में नाम टाइप करें, या संबंधित ड्रॉप डाउन सूची से चुनें और एक्सेल स्वचालित रूप से वर्कशीट में डेटा की सही सीमा को हाइलाइट करेगा।

छिपी पंक्तियों और कॉलम और छंटनी

छंटनी के दौरान डेटा की छिपी पंक्तियों और स्तंभों को स्थानांतरित नहीं किया जाता है, इसलिए क्रमबद्ध होने से पहले उन्हें अप्रशिक्षित करने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, यदि पंक्ति 7 छुपा हुआ है, और यह सॉर्ट किए गए डेटा की एक श्रृंखला का हिस्सा है, तो यह क्रम के परिणामस्वरूप अपने सही स्थान पर स्थानांतरित होने के बजाय पंक्ति 7 के रूप में रहेगा।

डेटा के कॉलम के लिए भी यही है। पंक्तियों से छंटनी में डेटा के पुनर्मूल्यांकन कॉलम शामिल हैं, लेकिन अगर कॉलम बी इस तरह से पहले छिपा हुआ है, तो यह कॉलम बी के रूप में रहेगा और क्रमबद्ध श्रेणी में अन्य कॉलम के साथ पुन: व्यवस्थित नहीं किया जाएगा।

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सभी नंबर नंबर के रूप में स्टोर किया जाना चाहिए

समस्या: जांचें कि सभी संख्याएं संख्याओं के रूप में संग्रहीत हैं। यदि परिणाम आपके द्वारा अपेक्षित नहीं होते हैं, तो कॉलम में टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत संख्याएं हो सकती हैं न कि संख्याओं के रूप में। उदाहरण के लिए, कुछ लेखांकन प्रणालियों से आयातित नकारात्मक संख्या या एक अग्रणी '(एस्ट्रोफ़े) के साथ दर्ज संख्या को टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत किया जाता है।

जब आप एजेड या जेडए बटन के साथ डेटा को जल्दी से सॉर्ट करते हैं, तो चीजें बहुत गलत हो सकती हैं। यदि डेटा के भीतर एक खाली पंक्ति या रिक्त कॉलम हैं, तो डेटा का हिस्सा सॉर्ट किया जा सकता है, जबकि अन्य डेटा को अनदेखा किया जाता है। कल्पना करें कि आपके पास क्या गड़बड़ होगी, यदि नाम और फोन नंबर अब मेल नहीं खाते हैं, या यदि आदेश गलत ग्राहकों पर जाते हैं!

यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि क्रमबद्ध करने से पहले डेटा की सही सीमा का चयन किया जाए।

दूसरी धारणा वास्तव में एक्सेल के प्रकार को प्रभावित करती है। यदि आपके पास एक एकल सेल चुना गया है, तो Excel एक या अधिक खाली कॉलम और पंक्तियों से घिरा हुआ एक श्रेणी (Ctrl + Shift + 8 दबाकर) चुनने के लिए चयन को बढ़ाता है। इसके बाद यह निर्धारित सीमा में पहली पंक्ति की जांच करता है कि यह निर्धारित करने के लिए कि इसमें हेडर जानकारी है या नहीं।

यह वह जगह है जहां टूलबार टूल के साथ सॉर्टिंग मुश्किल हो सकती है- आपका हेडर (मान लीजिए कि आपके पास एक है) को एक्सेल के रूप में इसे हेडर के रूप में पहचानने के लिए कुछ सख्त दिशानिर्देशों को पूरा करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि शीर्षलेख पंक्ति में कोई रिक्त कक्ष हैं, तो Excel सोच सकता है कि यह एक शीर्षलेख नहीं है। इसी प्रकार, यदि हेडर पंक्ति डेटा सीमा में अन्य पंक्तियों के समान स्वरूपित होती है, तो यह इसे पहचान नहीं सकती है। साथ ही, यदि आपकी डेटा तालिका में पूरी तरह से टेक्स्ट शामिल है और आपकी हेडर पंक्ति में टेक्स्ट के अलावा कुछ भी नहीं है, तो एक्सेल वस्तुतः हर समय हेडर पंक्ति को पहचानने में विफल रहता है। (पंक्ति Excel के लिए एक और डेटा पंक्ति की तरह दिखती है।)

सीमा का चयन करने के बाद और यह निर्धारित करने के बाद कि कोई हेडर पंक्ति है या नहीं, एक्सेल वास्तविक सॉर्टिंग करेगा। परिणामों के साथ आप कितने प्रसन्न हैं इस पर निर्भर करता है कि एक्सेल को श्रेणी चयन और हेडर पंक्ति निर्धारण दोनों सही हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि एक्सेल नहीं सोचता कि आपके पास हेडर पंक्ति है, और आप करते हैं, तो आपका हेडर डेटा के बॉडी में सॉर्ट किया जाता है; यह आम तौर पर एक बुरी चीज है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी डेटा सीमा सही ढंग से पहचानी गई है, यह देखने के लिए कि Excel क्या चुनता है, Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट का उपयोग करें; यह क्रमबद्ध किया जाएगा। यदि यह आपकी अपेक्षाओं से मेल नहीं खाता है, तो आपको या तो अपनी तालिका में डेटा के चरित्र को संशोधित करने की आवश्यकता है, या सॉर्ट संवाद बॉक्स का उपयोग करने से पहले आपको डेटा रेंज का चयन करने की आवश्यकता है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका शीर्षक सही ढंग से पहचाना गया है, डेटा श्रेणी का चयन करने के लिए Ctrl + Shift + 8 शॉर्टकट का उपयोग करें, फिर पहली पंक्ति देखें। यदि आपके शीर्षलेख में पहली पंक्ति में चुने गए लोगों में रिक्त कक्ष हैं या पहली पंक्ति को दूसरी पंक्ति की तरह स्वरूपित किया गया है, या आपके पास एक से अधिक शीर्षलेख पंक्ति चयनित हैं, तो एक्सेल मानता है कि आपके पास कोई शीर्षलेख पंक्ति नहीं है। इसे ठीक करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह Excel द्वारा ठीक से पहचाना गया है, अपनी शीर्षलेख पंक्ति में परिवर्तन करें।

अंत में, यदि आपकी डेटा तालिका बहु-पंक्ति शीर्षलेख का उपयोग करती है तो सभी शर्त बंद हो सकती हैं। एक्सेल को उन्हें पहचानने में मुश्किल होती है। जब आप उम्मीद करते हैं कि उस हेडर में रिक्त पंक्तियां शामिल करने की अपेक्षा करते हैं तो आप समस्या को जोड़ते हैं; यह सिर्फ स्वचालित रूप से नहीं कर सकता है। हालांकि, आप बस उन सभी पंक्तियों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप सॉर्ट करने से पहले सॉर्ट करना चाहते हैं। दूसरे शब्दों में, Excel में सॉर्ट करने के लिए आप जो चाहते हैं उसमें विशिष्ट रहें; एक्सेल को आपके लिए धारणाएं न दें।
पाठ के रूप में संग्रहीत तिथियाँ और टाइम्स

यदि तिथि के आधार पर सॉर्ट करने के परिणाम अपेक्षित रूप से बाहर नहीं निकलते हैं, तो सॉर्ट कुंजी वाले कॉलम में मौजूद डेटा में संख्याओं के रूप में टेक्स्ट डेटा के रूप में संग्रहीत दिनांक या समय हो सकते हैं (तिथियां और समय केवल स्वरूपित डेटा डेटा हैं)।

उपर्युक्त छवि में, ए पीटरसन के लिए रिकॉर्ड सूची के निचले हिस्से में समाप्त हुआ, जब उधार तिथि - 5 नवंबर, 2014 के आधार पर - रिकॉर्ड ए विल्सन के रिकॉर्ड के ऊपर रखा जाना चाहिए था, जो भी 5 नवंबर की उधार लेने की तारीख है।

अप्रत्याशित परिणामों का कारण यह है कि ए पीटरसन के लिए उधारी तिथि को संख्या के बजाए टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत किया गया है
मिश्रित डेटा और त्वरित प्रकार।

पाठ और संख्या डेटा वाले रिकॉर्ड्स की त्वरित सॉर्ट विधि का उपयोग करते समय मिश्रित होते हैं, एक्सेल अलग-अलग संख्या और टेक्स्ट डेटा को अलग-अलग करता है - क्रमबद्ध सूची के नीचे रिकॉर्ड डेटा के साथ रिकॉर्ड रखता है।

एक्सेल में सॉर्ट परिणामों में कॉलम शीर्षलेख भी शामिल हो सकते हैं - उन्हें डेटा तालिका के फ़ील्ड नामों के बजाय टेक्स्ट डेटा की एक और पंक्ति के रूप में व्याख्या करना।
सॉर्ट चेतावनी - सॉर्ट संवाद बॉक्स

जैसा उपरोक्त छवि में दिखाया गया है, यदि सॉर्ट करें संवाद बॉक्स का उपयोग किया जाता है, यहां तक ​​कि एक कॉलम पर भी, एक्सेल आपको एक संदेश चेतावनी देता है कि उसे टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत डेटा का सामना करना पड़ा है और आपको यह विकल्प देता है:

किसी संख्या की तरह दिखने वाली किसी भी चीज़ को सॉर्ट करें
अलग-अलग पाठ के रूप में संग्रहीत संख्याओं और संख्याओं को क्रमबद्ध करें

यदि आप पहला विकल्प चुनते हैं, तो Excel टेक्स्ट परिणामों को सॉर्ट परिणामों के सही स्थान पर रखने का प्रयास करेगा।

दूसरा विकल्प चुनें और एक्सेल सॉर्ट परिणामों के नीचे टेक्स्ट डेटा वाले रिकॉर्ड्स रखेगा - जैसा कि यह त्वरित प्रकार के साथ करता है।