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एक्सेल में सेल पृष्ठभूमि रंग द्वारा छंटनी
एक्सेल में रंग द्वारा छंटनी
मानों द्वारा क्रमबद्ध करने के अलावा - जैसे पाठ या संख्या - एक्सेल में कस्टम सॉर्ट विकल्प हैं जो रंग द्वारा क्रमबद्ध करने की अनुमति देते हैं।
सशर्त स्वरूपण का उपयोग करते समय रंग द्वारा छंटनी उपयोगी हो सकती है, जिसका उपयोग कुछ रंगों के पृष्ठभूमि रंग या फ़ॉन्ट रंग को बदलने के लिए किया जा सकता है।
जैसा कि उपर्युक्त छवि में दिखाया गया है, रंग से सॉर्टिंग का उपयोग तब आसान डेटा और विश्लेषण के लिए इस डेटा को समूहबद्ध करने के लिए किया जा सकता है।
युक्तियों की इस श्रृंखला में रंग का उपयोग कर Excel में डेटा सॉर्ट करने के विभिन्न तरीकों को शामिल किया गया है। रंग विकल्पों द्वारा विभिन्न प्रकार के लिए विशिष्ट जानकारी निम्नलिखित पृष्ठों पर मिल सकती है:
- सेल पृष्ठभूमि रंग द्वारा क्रमबद्ध करें (नीचे यह पृष्ठ)
- फ़ॉन्ट रंग द्वारा क्रमबद्ध करें
- सशर्त स्वरूपण प्रतीक द्वारा क्रमबद्ध करें
क्रमबद्ध करने के लिए डेटा का चयन
डेटा को सॉर्ट करने से पहले, एक्सेल को सटीक सीमा को जानने की आवश्यकता होती है जिसे सॉर्ट किया जाना चाहिए, और आमतौर पर, एक्सेल संबंधित डेटा के क्षेत्रों को चुनने में बहुत अच्छा है - जब तक यह दर्ज किया गया था,
- संबंधित डेटा के क्षेत्र में कोई रिक्त पंक्ति या स्तंभ नहीं छोड़े गए थे;
- और संबंधित डेटा के क्षेत्रों के बीच रिक्त पंक्तियों और स्तंभों को छोड़ दिया गया था।
एक्सेल भी सटीक रूप से निर्धारित करेगा, यदि डेटा क्षेत्र में फ़ील्ड नाम हैं और सॉर्ट किए गए रिकॉर्ड्स से इस पंक्ति को बहिष्कृत करें।
एक्सेल को क्रमबद्ध करने के लिए रेंज का चयन करने की अनुमति देना डेटा की थोड़ी मात्रा के लिए ठीक है जिसे सुनिश्चित करने के लिए दृष्टि से जांच की जा सकती है:
- कि सही सीमा का चयन किया गया है;
- कि सीमा में कोई रिक्त स्थान नहीं हैं;
- कि इस तरह के बाद, डेटा रिकॉर्ड बरकरार और सही हैं।
डेटा के बड़े क्षेत्रों के लिए, यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि सही श्रेणी का चयन किया गया है, इसे शुरू करने से पहले इसे हाइलाइट करना है।
यदि एक ही सीमा को बार-बार क्रमबद्ध किया जाना है, तो सबसे अच्छा तरीका यह एक नाम देना है ।
यदि श्रेणी को सॉर्ट करने के लिए नाम परिभाषित किया गया है, तो नाम बॉक्स में नाम टाइप करें, या संबंधित ड्रॉप-डाउन सूची से चुनें और एक्सेल स्वचालित रूप से वर्कशीट में डेटा की सही सीमा को हाइलाइट करेगा।
रंग और सॉर्ट ऑर्डर द्वारा छंटनी
सॉर्टिंग को सॉर्ट ऑर्डर के उपयोग की आवश्यकता होती है।
मूल्यों द्वारा क्रमबद्ध करते समय, दो संभावित सॉर्ट ऑर्डर होते हैं - आरोही या अवरोही। रंगों द्वारा क्रमबद्ध करते समय, ऐसा कोई आदेश मौजूद नहीं है, इसलिए यह वह उपयोगकर्ता है जो सॉर्ट संवाद बॉक्स में रंग सॉर्ट ऑर्डर को परिभाषित करता है।
सेल रंग उदाहरण द्वारा क्रमबद्ध करें
उपर्युक्त छवि में, एच 2 से एल 12 सशर्त स्वरूपण की श्रृंखला के लिए छात्रों की आयु के आधार पर रिकॉर्ड के सेल पृष्ठभूमि रंग को बदलने के लिए उपयोग किया गया था।
सभी छात्र अभिलेखों के सेल रंग को बदलने के बजाय, केवल 20 वर्ष या उससे कम आयु के उन सभी को सशर्त स्वरूपण से प्रभावित किया गया है, जो शेष शेष अप्रभावित हैं।
इन रिकॉर्ड्स को सेल तुलना द्वारा आसानी से तुलना और विश्लेषण के लिए सीमा के शीर्ष पर ब्याज के रिकॉर्ड को समूहित करने के लिए क्रमबद्ध किया गया था।
सेल पृष्ठभूमि रंग द्वारा डेटा को सॉर्ट करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया गया था।
- क्रमबद्ध करने के लिए कोशिकाओं की सीमा को हाइलाइट करें - H2 से L12 तक
- रिबन के होम टैब पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें
- सॉर्ट करें संवाद बॉक्स लाने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची में कस्टम सॉर्ट पर क्लिक करें
- डायलॉग बॉक्स में सॉर्ट ऑन शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से सेल रंग चुनें
- जब Excel चयनित डेटा में अलग-अलग सेल पृष्ठभूमि रंग पाता है तो यह उन रंगों को संवाद बॉक्स में ऑर्डर शीर्षक के अंतर्गत सूचीबद्ध विकल्पों में जोड़ता है
- ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से लाल रंग का चयन करें
- यदि आवश्यक हो, तो सॉर्ट ऑर्डर के तहत शीर्ष पर चुना गया ताकि लाल रंग का डेटा सूची के शीर्ष पर होगा
- डेटा को सॉर्ट करने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
- लाल सेल रंग के साथ चार रिकॉर्ड डेटा रेंज के शीर्ष पर एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए
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एक्सेल में फ़ॉन्ट रंग द्वारा डेटा सॉर्ट करें
फ़ॉन्ट रंग द्वारा क्रमबद्ध करें
सेल रंग द्वारा क्रमबद्ध करने के समान ही, फ़ॉन्ट रंग द्वारा सॉर्टिंग का उपयोग विभिन्न रंगीन टेक्स्ट के साथ डेटा को त्वरित रूप से सॉर्ट करने के लिए किया जा सकता है।
फ़ॉन्ट रंग में परिवर्तन सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके या संख्या स्वरूपण के परिणामस्वरूप किया जा सकता है - जैसे कि नकारात्मक संख्याओं को लाल रंग में प्रदर्शित करना उन्हें आसान बनाने के लिए।
फ़ॉन्ट रंग उदाहरण द्वारा क्रमबद्ध करें
उपर्युक्त छवि में, एच 2 से एल 12 सशर्त स्वरूपण की श्रृंखला के लिए अध्ययन के अपने कार्यक्रम के आधार पर छात्र रिकॉर्ड के फ़ॉन्ट रंग को बदलने के लिए उपयोग किया गया था:
- लाल फ़ॉन्ट - नर्सिंग कार्यक्रम में नामांकित छात्र
- ब्लू फ़ॉन्ट - विज्ञान कार्यक्रम में नामांकित छात्रों
इन रिकॉर्ड्स को फ़ॉन्ट तुलना द्वारा आसानी से तुलना और विश्लेषण के लिए सीमा के शीर्ष पर ब्याज के रिकॉर्ड को समूहित करने के लिए क्रमबद्ध किया गया था।
फ़ॉन्ट रंग के लिए क्रम क्रम लाल रंग के बाद लाल था। डिफ़ॉल्ट काले फ़ॉन्ट रंग के साथ रिकॉर्ड्स क्रमबद्ध नहीं थे।
फ़ॉन्ट रंग द्वारा डेटा को सॉर्ट करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया गया था।
- क्रमबद्ध करने के लिए कोशिकाओं की सीमा को हाइलाइट करें - H2 से L12 तक
- रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें।
- सॉर्ट करें संवाद बॉक्स लाने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची में कस्टम सॉर्ट पर क्लिक करें
- डायलॉग बॉक्स में सॉर्ट ऑन हेडिंग के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से फ़ॉन्ट रंग चुनें
- जब Excel को चयनित डेटा में अलग-अलग फ़ॉन्ट रंग मिलते हैं तो यह उन रंगों को संवाद बॉक्स में ऑर्डर शीर्षक के अंतर्गत सूचीबद्ध विकल्पों में जोड़ता है
- ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से लाल रंग का चयन करें
- यदि आवश्यक हो, तो सॉर्ट ऑर्डर के तहत शीर्ष पर चुना गया ताकि लाल रंग का डेटा सूची के शीर्ष पर होगा
- संवाद बॉक्स के शीर्ष पर, दूसरे प्रकार के स्तर को जोड़ने के लिए जोड़ें स्तर जोड़ें बटन पर क्लिक करें
- दूसरे स्तर के लिए, ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से रंगीन नीले रंग का चयन करें
- सॉर्ट ऑर्डर के तहत शीर्ष पर चुने जाएं ताकि ब्लू-रंगीन डेटा डिफ़ॉल्ट ब्लैक फ़ॉन्ट के साथ उन रिकॉर्ड्स से ऊपर हो
- डेटा को सॉर्ट करने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
- लाल फ़ॉन्ट रंग के साथ दो रिकॉर्ड डेटा रेंज के शीर्ष पर दो नीले रंग के रंगीन रिकॉर्ड के बाद समूहबद्ध किए जाने चाहिए
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Excel में सशर्त स्वरूपण आइकन द्वारा डेटा सॉर्ट करें
सशर्त स्वरूपण प्रतीक द्वारा क्रमबद्ध करें
रंग द्वारा सॉर्ट करने का एक और विकल्प सॉर्ट ऑर्डर के लिए सशर्त स्वरूपण आइकन सेट का उपयोग करना है।
ये आइकन सेट नियमित सशर्त स्वरूपण विकल्पों का विकल्प प्रदान करते हैं जो फ़ॉन्ट और सेल स्वरूपण परिवर्तनों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
सेल रंग द्वारा क्रमबद्ध करने के साथ, आइकन रंग द्वारा सॉर्ट करते समय उपयोगकर्ता क्रमबद्ध संवाद बॉक्स में सॉर्ट ऑर्डर सेट करता है ।
चिह्न रंग उदाहरण द्वारा क्रमबद्ध करें
उपर्युक्त छवि में, पेरिस, फ्रांस के लिए तापमान डेटा युक्त कोशिकाओं की श्रृंखला को जुलाई 2014 के लिए दैनिक अधिकतम तापमान के आधार पर स्टॉप लाइट आइकन सेट के साथ सशर्त रूप से स्वरूपित किया गया है।
इन आइकनों का उपयोग डेटा को सॉर्ट करने के लिए किया गया है जिसमें रिकॉर्ड किए गए हरे रंग के आइकन पहले प्रदर्शित किए गए थे, इसके बाद एम्बर आइकन और फिर लाल।
आइकन रंग द्वारा डेटा को सॉर्ट करने के लिए निम्न चरणों का पालन किया गया था।
- क्रमबद्ध करने के लिए कोशिकाओं की सीमा को हाइलाइट करें - I3 से J27 तक
- रिबन के होम टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर आइकन पर क्लिक करें।
- सॉर्ट करें संवाद बॉक्स लाने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची में कस्टम सॉर्ट पर क्लिक करें
- डायलॉग बॉक्स में सॉर्ट ऑन शीर्षक के तहत, ड्रॉप-डाउन सूची से सेल आइकन चुनें
- जब Excel चयनित डेटा में सेल आइकन पाता है तो यह उन आइकनों को संवाद बॉक्स में ऑर्डर शीर्षक के अंतर्गत सूचीबद्ध विकल्पों में जोड़ता है
- ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से हरा आइकन चुनें
- यदि आवश्यक हो, तो सॉर्ट ऑर्डर के तहत शीर्ष पर चुना गया ताकि हरे रंग के आइकन वाला डेटा सूची के शीर्ष पर होगा
- संवाद बॉक्स के शीर्ष पर, दूसरे प्रकार के स्तर को जोड़ने के लिए जोड़ें स्तर जोड़ें बटन पर क्लिक करें
- दूसरे स्तर के लिए, ऑर्डर शीर्षक के तहत, ड्रॉप डाउन सूची से एम्बर या पीले आइकन का चयन करें
- फिर, यदि आवश्यक हो तो सॉर्ट ऑर्डर के तहत शीर्ष पर चुना गया - यह उन लोगों के नीचे रिकॉर्ड के दूसरे समूह को हरे रंग के आइकन के साथ रखेगा, लेकिन अन्य सभी रिकॉर्ड्स को सॉर्ट किया जा रहा है
- चूंकि इस सेट में केवल तीन आइकन विकल्प हैं, इसलिए लाल आइकन वाले रिकॉर्ड को क्रमबद्ध करने के लिए तीसरे स्तर को जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे केवल एक ही रिकॉर्ड हैं और सीमा के नीचे स्थित होंगे
- डेटा को सॉर्ट करने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
- हरे रंग के आइकन के साथ रिकॉर्ड को डेटा रेंज के शीर्ष पर एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए, इसके बाद एम्बर आइकन के साथ रिकॉर्ड, और फिर लाल आइकन वाले