एक्सेल 2003 डेटाबेस ट्यूटोरियल

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एक्सेल 2003 डेटाबेस अवलोकन

कभी-कभी, हमें जानकारी का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है और इसके लिए एक अच्छी जगह एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल में होती है। चाहे यह फोन नंबरों की व्यक्तिगत सूची है, किसी संगठन या टीम के सदस्यों के लिए संपर्क सूची, या सिक्के, कार्ड या किताबों का संग्रह, एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल, विशिष्ट जानकारी दर्ज करना, स्टोर करना और ढूंढना आसान बनाता है।

एक्सेल ने डेटा का ट्रैक रखने और जब चाहें विशिष्ट जानकारी ढूंढने में आपकी सहायता के लिए इसे टूल बनाया है। साथ ही, इसके सैकड़ों कॉलम और हजारों पंक्तियों के साथ, एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है।

संबंधित ट्यूटोरियल भी देखें: स्टेप डेटाबेस ट्यूटोरियल द्वारा एक्सेल 2007/2010/2013 चरण ।

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डेटा के सारणी

Excel डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करने के लिए मूल प्रारूप एक तालिका है। एक तालिका में, पंक्तियों में डेटा दर्ज किया जाता है। प्रत्येक पंक्ति को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है।

एक बार टेबल बनने के बाद, एक्सेल के डेटा टूल्स का उपयोग विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए डेटाबेस में रिकॉर्ड्स को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए किया जा सकता है।

यद्यपि Excel में इन डेटा टूल्स का उपयोग करने के कई तरीके हैं, ऐसा करने का सबसे आसान तरीका यह है कि किसी तालिका में डेटा से सूची के रूप में जाना जाता है।

इस ट्यूटोरियल का पालन करने के लिए:

• डेटा दर्ज करें जैसा कि यह उपरोक्त छवि में दिखाया गया है।

युक्ति - छात्र आईडी को तुरंत दर्ज करने के लिए:

1. क्रमशः कक्ष ए 5 और ए 6 में पहले दो आईडी - ST348-245 और ST348-246 टाइप करें।
2. उन्हें चुनने के लिए दो आईडी को हाइलाइट करें।
3. भरने वाले हैंडल पर क्लिक करें और उसे सेल ए 13 पर खींचें।
4. बाकी छात्र आईडी को ए 6 से ए 13 में सही ढंग से दर्ज किया जाना चाहिए।

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डेटा सही ढंग से दर्ज करना

डेटा दर्ज करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही तरीके से दर्ज किया गया हो। स्प्रेडशीट शीर्षक और कॉलम शीर्षलेख के बीच पंक्ति 2 के अलावा, अपने डेटा दर्ज करते समय कोई अन्य खाली पंक्तियां न छोड़ें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप कोई रिक्त कक्ष नहीं छोड़ते हैं।

गलत डेटा प्रविष्टि के कारण डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको इच्छित परिणामों को वापस देने की अधिक संभावना है।

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पंक्तियां रिकॉर्ड्स हैं

जैसा कि बताया गया है, डेटाबेस में डेटा की पंक्तियां रिकॉर्ड के रूप में जानी जाती हैं। रिकॉर्ड दर्ज करते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:

• तालिका में कोई रिक्त पंक्तियां न छोड़ें, शीर्षलेखों और डेटा की पहली पंक्ति के बीच भी नहीं।
• एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा हो सकता है।
• एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में डेटाबेस में सभी डेटा भी शामिल होना चाहिए। एक से अधिक पंक्ति में किसी आइटम के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है।
  

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कॉलम फ़ील्ड हैं

जबकि एक्सेल डेटाबेस में पंक्तियों को रिकॉर्ड्स के रूप में संदर्भित किया जाता है, कॉलम फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है । प्रत्येक कॉलम में उस डेटा को पहचानने के लिए शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें यह शामिल है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।

• फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही अनुक्रम में दर्ज किया गया हो।
• सुनिश्चित करें कि कॉलम में मौजूद सभी डेटा एक ही प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया गया है। यदि आप संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20) इसे जारी रखें। भाग के माध्यम से मत बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे कि दस या बीस)। निरतंरता बनाए रखें।
• तालिका में कोई खाली कॉलम छोड़ दें।

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सूची बनाना

एक बार तालिका में डेटा दर्ज किया गया है, इसे एक सूची में परिवर्तित किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए:

1. कार्यपत्रक में कक्ष A3 से E13 को हाइलाइट करें।
2. सूची बनाएं संवाद बॉक्स खोलने के लिए मेनू > सूची> मेनू से सूची बनाएं पर क्लिक करें।
3. जबकि संवाद बॉक्स खुला है, वर्कशीट पर कक्ष A3 से E13 मार्चिंग चींटियों से घिरा होना चाहिए।
4. यदि मार्चिंग चींटियों की कोशिकाओं की सही सीमा को घेरते हैं, तो सूची बनाएं संवाद बॉक्स में ठीक क्लिक करें।
5. यदि मार्चिंग चींटियों की कोशिकाओं की सही सीमा को घेरना नहीं है, तो वर्कशीट में सही सीमा को हाइलाइट करें और फिर सूची बनाएं संवाद बॉक्स में ठीक क्लिक करें।
6. तालिका को अंधेरे सीमा से घिरा होना चाहिए और प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में तीर डालना चाहिए।

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डेटाबेस उपकरण का उपयोग करना

एक बार डेटाबेस बनाने के बाद, आप अपने डेटा को सॉर्ट या फ़िल्टर करने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप डाउन तीरों के नीचे स्थित टूल का उपयोग कर सकते हैं।

सॉर्टिंग डेटा

1. अंतिम नाम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
2. ए से ज़ेड से डेटाबेस को क्रमबद्ध रूप से क्रमबद्ध करने के लिए क्रमबद्ध आरोही विकल्प पर क्लिक करें।
3. एक बार हल हो जाने पर, ग्राहम जे को तालिका में पहला रिकॉर्ड होना चाहिए और विल्सन आर आखिरी होना चाहिए।

फ़िल्टरिंग डेटा

1. प्रोग्राम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
2. किसी भी छात्र को फ़िल्टर करने के लिए व्यवसाय विकल्प पर क्लिक करें, न कि व्यवसाय कार्यक्रम में।
3. ओके पर क्लिक करें।
4. केवल दो छात्र - जी थॉम्पसन और एफ स्मिथ को दिखाई देना चाहिए क्योंकि वे व्यवसाय कार्यक्रम में नामांकित केवल दो ही हैं।
5. सभी रिकॉर्ड दिखाने के लिए, प्रोग्राम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
6. सभी विकल्प पर क्लिक करें।
   

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डेटाबेस का विस्तार

अपने डेटाबेस में अतिरिक्त रिकॉर्ड जोड़ने के लिए:

• एक क्षैतिज पंक्ति (एक कोशिका ए 14 से ई 14) युक्त एक खाली पंक्ति डेटाबेस के निचले भाग में बनाई जाती है जब इसे बनाया जाता है।
• इस खाली पंक्ति का उपयोग कर डेटाबेस में अतिरिक्त डेटा जोड़ा जा सकता है।
• निम्नलिखित डेटा जोड़ें:
  
  सेल - डेटा
  ए 14 - एसटी 348-255
  बी 14 - क्रिस्टोफर
  सी 14 - ए
  डी 14 - 22
  ई 14 - विज्ञान

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डाटाबेस स्वरूपण को पूरा करना

नोट : इस चरण में स्वरूपण टूलबार पर स्थित आइकन का उपयोग करना शामिल है, जो आमतौर पर Excel 2003 स्क्रीन के शीर्ष पर स्थित होता है। यदि यह मौजूद नहीं है, तो इसे ढूंढने में आपकी सहायता के लिए Excel टूलबार को कैसे खोजें।

1. कार्यपत्रक में कक्ष A1 से E1 को हाइलाइट करें।
2. शीर्षक को केन्द्रित करने के लिए स्वरूपण टूलबार पर मर्ज और केंद्र आइकन पर क्लिक करें।
3. सेल्स ए 1 से ई 1 के साथ अभी भी चयनित है, पृष्ठभूमि रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए फ़ॉर्मेटिंग टूलबार (एक पेंट कैन की तरह दिखता है) पर भरें रंग आइकन पर क्लिक करें।
4. कोशिकाओं ए 1 - ई 1 से गहरे हरे रंग के पृष्ठभूमि रंग को बदलने के लिए सूची से सागर ग्रीन चुनें।
5. फ़ॉन्ट रंग ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए स्वरूपण टूलबार पर फ़ॉन्ट रंग आइकन पर क्लिक करें (यह एक बड़ा अक्षर "ए" है)।
6. कोशिकाओं ए 1 - ई 1 से सफेद में पाठ का रंग बदलने के लिए सूची से सफेद चुनें।
7. कार्यपत्रक में कक्ष A2 - E2 हाइलाइट करें।
8. पृष्ठभूमि रंग ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए स्वरूपण टूलबार पर भरें रंग आइकन पर क्लिक करें।
9. कोशिकाओं ए 2 - ई 2 हल्के हरे रंग के पृष्ठभूमि रंग को बदलने के लिए सूची से लाइट ग्रीन चुनें।
10. कार्यपत्रक पर कक्ष A3 - E14 हाइलाइट करें।
11. ऑटोफॉर्मेट संवाद बॉक्स खोलने के लिए मेनू से प्रारूप> ऑटोफॉर्मेट चुनें।
12. कक्ष A3 - E14 प्रारूपित करने के विकल्पों की सूची से सूची 2 चुनें।
13. कार्यपत्रक पर कक्ष A3 - E14 हाइलाइट करें।
14. कक्ष A3 से E14 में टेक्स्ट को संरेखित करने के लिए स्वरूपण टूलबार पर केंद्र विकल्प पर क्लिक करें।
15. इस बिंदु पर, यदि आपने इस ट्यूटोरियल के सभी चरणों को सही तरीके से पालन किया है, तो आपकी स्प्रेडशीट इस ट्यूटोरियल के चरण 1 में चित्रित स्प्रेडशीट जैसा दिखना चाहिए।