Excel में डेटाबेस कैसे बनाएं

एक्सेल डेटाबेस के साथ संपर्क, संग्रह, और अन्य डेटा ट्रैक करें

कभी-कभी, हमें जानकारी का ट्रैक रखने की आवश्यकता होती है और इसके लिए एक अच्छी जगह एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल में होती है। चाहे यह फोन नंबरों की व्यक्तिगत सूची है, किसी संगठन या टीम के सदस्यों के लिए संपर्क सूची, या सिक्के, कार्ड या किताबों का संग्रह, एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल, विशिष्ट जानकारी दर्ज करना, स्टोर करना और ढूंढना आसान बनाता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ने डेटा का ट्रैक रखने और जब चाहें विशिष्ट जानकारी खोजने में मदद के लिए इसे टूल बनाया है। साथ ही, इसके सैकड़ों कॉलम और हजारों पंक्तियों के साथ , एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है ।

डेटा दर्ज करना

Excel डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करने के लिए मूल प्रारूप एक तालिका है।

एक बार टेबल बनने के बाद, एक्सेल के डेटा टूल्स का उपयोग विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए डेटाबेस में रिकॉर्ड्स को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए किया जा सकता है।

इस ट्यूटोरियल के साथ-साथ, डेटा दर्ज करें जैसा कि उपर्युक्त छवि में दिखाया गया है।

छात्र आईडी को तुरंत दर्ज करें:

1. क्रमशः कक्ष ए 5 और ए 6 में पहले दो आईडी - ST348-245 और ST348-246 टाइप करें।
2. उन्हें चुनने के लिए दो आईडी को हाइलाइट करें।
3. भरने वाले हैंडल पर क्लिक करें और उसे सेल ए 13 पर खींचें।
4. बाकी छात्र आईडी को ए 6 से ए 13 में सही ढंग से दर्ज किया जाना चाहिए।

डेटा सही ढंग से दर्ज करना

डेटा दर्ज करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही तरीके से दर्ज किया गया हो। स्प्रेडशीट शीर्षक और कॉलम शीर्षलेख के बीच पंक्ति 2 के अलावा, अपने डेटा दर्ज करते समय कोई अन्य खाली पंक्तियां न छोड़ें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप कोई रिक्त कक्ष नहीं छोड़ते हैं।

गलत डेटा प्रविष्टि के कारण डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको इच्छित परिणामों को वापस देने की अधिक संभावना है।

पंक्तियां रिकॉर्ड्स हैं

डेटाबेस में डेटा की प्रत्येक व्यक्तिगत पंक्ति को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। रिकॉर्ड दर्ज करते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:

• तालिका में बनाई गई कोई रिक्त पंक्तियां न छोड़ें। इसमें कॉलम शीर्षलेख और डेटा की पहली पंक्ति के बीच एक खाली पंक्ति नहीं छोड़ना शामिल है।
• एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा हो सकता है।
• एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में डेटाबेस में सभी डेटा भी शामिल होना चाहिए। एक से अधिक पंक्ति में किसी आइटम के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है।

कॉलम फ़ील्ड हैं

जबकि एक्सेल डेटाबेस में पंक्तियों को रिकॉर्ड्स के रूप में संदर्भित किया जाता है, कॉलम फ़ील्ड के रूप में जाना जाता है । प्रत्येक कॉलम में उस डेटा को पहचानने के लिए शीर्षक की आवश्यकता होती है जिसमें यह शामिल है। इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।

• फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही अनुक्रम में दर्ज किया गया हो।
• सुनिश्चित करें कि कॉलम में मौजूद सभी डेटा एक ही प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया गया है। यदि आप संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20) इसे जारी रखें। भाग के माध्यम से मत बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे कि दस या बीस)। निरतंरता बनाए रखें।
• तालिका में खाली कॉलम मत छोड़ो।

टेबल बनाना

एक बार डेटा दर्ज करने के बाद, इसे एक तालिका में परिवर्तित किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए:

1. कार्यपत्रक में कक्ष A3 से E13 को हाइलाइट करें।
2. होम टैब पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए रिबन पर तालिका विकल्प के रूप में प्रारूप पर क्लिक करें।
4. प्रारूप संवाद बॉक्स के रूप में प्रारूप खोलने के लिए नीली तालिका शैली मध्यम 9 विकल्प चुनें।
5. जबकि संवाद बॉक्स खुला है, वर्कशीट पर कक्ष A3 से E13 मार्चिंग चींटियों से घिरा होना चाहिए।
6. यदि मार्चिंग चींटियों की कोशिकाओं की सही सीमा को घेरे हुए हैं, तो प्रारूप में ओके पर क्लिक करें तालिका संवाद बॉक्स के रूप में।
7. यदि मार्चिंग चींटियों की कोशिकाओं की सही सीमा को घेरना नहीं है, तो वर्कशीट में सही सीमा को हाइलाइट करें और फिर तालिका संवाद बॉक्स के रूप में प्रारूप में ठीक क्लिक करें।
8. तालिका में प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप डाउन तीर होना चाहिए और तालिका पंक्तियों को वैकल्पिक प्रकाश और गहरे नीले रंग में स्वरूपित किया जाना चाहिए।

डेटाबेस उपकरण का उपयोग करना

एक बार डेटाबेस बनाने के बाद, आप अपने डेटा को सॉर्ट या फ़िल्टर करने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में ड्रॉप डाउन तीरों के नीचे स्थित टूल का उपयोग कर सकते हैं।

सॉर्टिंग डेटा

1. अंतिम नाम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें।
2. डेटाबेस को क्रमबद्ध रूप से क्रमबद्ध करने के लिए सॉर्ट ए से ज़ेड विकल्प पर क्लिक करें ।
3. एक बार हल हो जाने पर, ग्राहम जे को मेज और विल्सन में पहला रिकॉर्ड होना चाहिए । आर अंतिम होना चाहिए।

फ़िल्टरिंग डेटा

1. प्रोग्राम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉप डाउन तीर पर क्लिक करें।
2. सभी चेकबॉक्स साफ़ करने के लिए सभी विकल्प का चयन करें के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें ।
3. बॉक्स में चेकमार्क जोड़ने के लिए व्यवसाय विकल्प के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें।
4. ठीक क्लिक करें।
5. केवल दो छात्र - जी थॉम्पसन और एफ स्मिथ को दिखाई देना चाहिए क्योंकि वे व्यवसाय कार्यक्रम में नामांकित केवल दो ही हैं।
6. सभी रिकॉर्ड दिखाने के लिए, प्रोग्राम फ़ील्ड नाम के बगल में स्थित ड्रॉप डाउन तीर पर क्लिक करें।
7. "प्रोग्राम" विकल्प से साफ़ फ़िल्टर पर क्लिक करें।

डेटाबेस का विस्तार

अपने डेटाबेस में अतिरिक्त रिकॉर्ड जोड़ने के लिए:

• तालिका के निचले दाएं कोने में अपने माउस पॉइंटर को छोटे बिंदु पर रखें।
• माउस सूचक दो सिर वाले तीर में बदल जाएगा।
• जब ऐसा होता है, तो दाहिने माउस बटन पर क्लिक करके रखें और डेटाबेस के नीचे एक खाली पंक्ति जोड़ने के लिए पॉइंटर को नीचे खींचें ।
• निम्न डेटा को इस नई पंक्ति में जोड़ें:
  सेल - डेटा
  ए 14 - एसटी 348-255
  बी 14 - क्रिस्टोफर
  सी 14 - ए
  डी 14 - 22
  ई 14 - विज्ञान

डाटाबेस स्वरूपण को पूरा करना

1. कार्यपत्रक में कक्ष A1 से E1 को हाइलाइट करें।
2. होम टैब पर क्लिक करें।
3. शीर्षक केंद्र के लिए रिबन के मर्ज और सेंटर विकल्प पर क्लिक करें।
4. भरें रंग ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर भरें रंग (एक पेंट कैन की तरह दिखता है) पर क्लिक करें।
5. कोशिकाओं ए 1 - ई 1 से गहरे नीले रंग में पृष्ठभूमि के रंग को बदलने के लिए सूची से ब्लू, एक्सेंट 1 चुनें।
6. फ़ॉन्ट रंग ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए स्वरूपण टूलबार पर फ़ॉन्ट रंग आइकन पर क्लिक करें (यह एक बड़ा अक्षर "ए" है)।
7. कोशिकाओं ए 1 - ई 1 से सफेद में पाठ का रंग बदलने के लिए सूची से सफेद चुनें।
8. कार्यपत्रक में कक्ष A2 - E2 हाइलाइट करें।
9. भरें रंग ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन पर भरें रंग पर क्लिक करें।
10. कोशिकाओं ए 2 - ई 2 में हल्के नीले रंग में पृष्ठभूमि के रंग को बदलने के लिए सूची से ब्लू, एक्सेंट 1, लाइटर 80 चुनें।
11. कार्यपत्रक में कक्ष A4 - E14 हाइलाइट करें।
12. कक्ष A14 से E14 में टेक्स्ट को संरेखित करने के लिए रिबन पर केंद्र विकल्प पर क्लिक करें।
13. इस बिंदु पर, यदि आपने इस ट्यूटोरियल के सभी चरणों को सही तरीके से पालन किया है, तो आपकी स्प्रेडशीट इस ट्यूटोरियल के चरण 1 में चित्रित स्प्रेडशीट जैसा दिखना चाहिए।

डाटाबेस फ़ंक्शन

सिंटेक्स : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

जहां डी फ़ंक्शन निम्न में से एक है:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• डीजीईटी
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

टाइप करें : डाटाबेस

डेटाबेस फ़ंक्शन विशेष रूप से आसान होते हैं जब Google शीट का उपयोग डेटाबेस जैसे संरचित डेटा को बनाए रखने के लिए किया जाता है। प्रत्येक डेटाबेस फ़ंक्शन, Dfunction , डेटाबेस तालिका के रूप में मानी गई सेल श्रेणी के उप-समूह पर संबंधित फ़ंक्शन की गणना करता है। डेटाबेस फ़ंक्शन तीन तर्क लेते हैं:

• Database_arr एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक सरणी, एम्बेडेड सरणी या सरणी है जिसे संरचित किया गया है ताकि पंक्ति 1 के बाद प्रत्येक पंक्ति डेटाबेस रिकॉर्ड हो, और प्रत्येक कॉलम डेटाबेस फ़ील्ड है। पंक्ति 1 में प्रत्येक फ़ील्ड के लिए लेबल होते हैं।
• Field_str | num इंगित करता है कि कौन से कॉलम (फ़ील्ड) में औसत होने के मान हैं। इसे या तो फ़ील्ड नाम (टेक्स्ट स्ट्रिंग) या कॉलम नंबर के रूप में व्यक्त किया जा सकता है, जहां बाएं सबसे अधिक कॉलम को 1 के रूप में दर्शाया जाएगा।
• Criteria_arr एक सरणी अभिव्यक्ति द्वारा उत्पन्न एक श्रेणी, एम्बेडेड सरणी या सरणी है जिसे संरचित किया गया है जैसे कि पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम होता है जिसमें मानदंड (मानदंड) लागू किया जाएगा, और बाद की पंक्तियों में सशर्त परीक्षण होते हैं ।

मानदंड में पहली पंक्ति फ़ील्ड नाम निर्दिष्ट करती है। मानदंड में हर दूसरी पंक्ति एक फ़िल्टर का प्रतिनिधित्व करती है, जो संबंधित क्षेत्रों पर प्रतिबंधों का एक सेट है। क्वेरी-बाय-उदाहरण नोटेशन का उपयोग करके प्रतिबंधों का वर्णन किया गया है, और तुलना मूल्य के बाद मिलान या तुलना ऑपरेटर के लिए एक मूल्य शामिल हो सकता है। प्रतिबंधों के उदाहरण हैं: "चॉकलेट", "42", "> = 42", "<> 42"। एक खाली सेल का मतलब संबंधित क्षेत्र पर कोई प्रतिबंध नहीं है।

यदि सभी फ़िल्टर प्रतिबंध (फ़िल्टर की पंक्ति में प्रतिबंध) मिले हैं तो एक फ़िल्टर डेटाबेस पंक्ति से मेल खाता है। एक डेटाबेस पंक्ति (रिकॉर्ड) मानदंड को संतुष्ट करती है अगर केवल कम से कम एक फ़िल्टर इससे मेल खाता है। एक क्षेत्र का नाम मानदंड सीमा में एक से अधिक बार प्रकट हो सकता है ताकि एक साथ लागू होने वाले कई प्रतिबंधों को अनुमति दी जा सके (उदाहरण के लिए, तापमान> = 65 और तापमान <= 82)।

डीजीईटी एकमात्र डेटाबेस फ़ंक्शन है जो मानों को एकत्र नहीं करता है। डीजीईटी दूसरे तर्क में निर्दिष्ट फ़ील्ड का मान देता है (इसी तरह एक VLOOKUP) केवल तभी जब एक रिकॉर्ड मानदंड से मेल खाता है; अन्यथा, यह कोई त्रुटि नहीं देता है जो कोई मिलान या एकाधिक मिलान इंगित करता है