जल्दी बचाओ, अक्सर बचाओ!
आपने अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में बहुत काम किया है; इसे फिसलने मत दो क्योंकि आप इसे बचाने के लिए भूल गए हैं! अगली बार जब आपको उस फ़ाइल की आवश्यकता होती है तो अपने काम को सुरक्षित रखने और सहेजने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें।
एक्सेल शॉर्टकट कुंजी सहेजें
फ़ाइल मेनू के अंतर्गत स्थित सहेजें विकल्प या क्विक एक्सेस टूलबार पर सहेजें आइकन का उपयोग करके कार्यपुस्तिका फ़ाइलों को सहेजने के अलावा, एक्सेल के पास कीबोर्ड पर शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग करके सहेजने का विकल्प होता है।
इस शॉर्टकट के लिए मुख्य संयोजन है:
Ctrl + एस
- अगर फ़ाइल को पहले सेव किया गया है, तो सहेजने के दौरान माउस पॉइंटर एक घंटा ग्लास आइकन में बदल जाएगा।
- यदि पहली बार कार्यपुस्तिका सहेजी जा रही है, तो सहेजें के रूप में सहेजें संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
पहली बार बचाओ
जब पहली बार फ़ाइल सहेजी जाती है, तो जानकारी के दो टुकड़े सहेजें के रूप में सहेजें बॉक्स में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए:
- फ़ाइल का नाम (रिक्त स्थान सहित 255 वर्ण तक)।
- स्थान (फ़ोल्डर) जहां फ़ाइल संग्रहीत की जाएगी।
अक्सर बचाओ
चूंकि Ctrl + S शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग डेटा को सहेजने का इतना आसान तरीका है, कंप्यूटर क्रैश होने की स्थिति में डेटा के नुकसान से बचने के लिए - कम से कम हर पांच मिनट - अक्सर सहेजना एक अच्छा विचार है।
स्थान सहेजें पिनिंग
एक्सेल 2013 के बाद से, सेव के तहत अक्सर इस्तेमाल किए गए सहेजे गए स्थानों को पिन करना संभव हो गया है ।
ऐसा करने से हालिया फ़ोल्डर्स सूची के शीर्ष पर स्थान आसानी से सुलभ रहता है। पिन किए जा सकने वाले स्थानों की संख्या की कोई सीमा नहीं है।
एक सेव स्थान पिन करने के लिए:
- फ़ाइल> सेव करें पर क्लिक करें।
- विंडो के रूप में सहेजें में, हालिया फ़ोल्डर्स के तहत वांछित स्थान पर माउस पॉइंटर रखें।
- स्क्रीन के बहुत दूर दाईं ओर, उस स्थान के लिए पुश पिन की एक छोटी क्षैतिज छवि दिखाई देती है।
- उस स्थान के लिए पिन पर क्लिक करें। छवि पुश पिन की ऊर्ध्वाधर छवि के उसमें बदलती है जो दर्शाती है कि स्थान अब हालिया फ़ोल्डर्स सूची के शीर्ष पर पिन किया गया है।
- किसी स्थान को अनपिन करने के लिए, लंबवत पुश पिन छवि पर फिर से क्षैतिज पिन में बदलने के लिए क्लिक करें।
पीडीएफ प्रारूप में एक्सेल फाइलों को सहेजना
एक्सेल 2010 में पहली बार पेश की गई सुविधाओं में से एक था पीडीएफ प्रारूप में एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइलों को परिवर्तित या सहेजने की क्षमता।
एक पीडीएफ फाइल (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) दूसरों को मूल प्रोग्राम की आवश्यकता के बिना दस्तावेज़ देखने की अनुमति देता है - जैसे एक्सेल - अपने कंप्यूटर पर स्थापित।
इसके बजाए, उपयोगकर्ता एक मुफ्त पीडीएफ रीडर प्रोग्राम जैसे एडोब एक्रोबैट रीडर के साथ फ़ाइल खोल सकते हैं।
एक पीडीएफ फ़ाइल आपको दूसरों को इसे बदलने का मौका दिए बिना स्प्रेडशीट डेटा देखने देता है।
पीडीएफ प्रारूप में सक्रिय वर्कशीट को सहेजना
पीडीएफ प्रारूप में फ़ाइल को सहेजते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से केवल वर्तमान, या सक्रिय वर्कशीट - यह स्क्रीन पर वर्कशीट है - सहेजा जाता है।
फ़ाइल प्रकार विकल्प के रूप में Excel के सहेजें का उपयोग कर पीडीएफ प्रारूप में एक्सेल वर्कशीट को सहेजने के चरण निम्न हैं:
- उपलब्ध मेनू विकल्पों को देखने के लिए रिबन के फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
- सहेजें के रूप में सहेजें संवाद बॉक्स खोलने के लिए सहेजें के रूप में सहेजें पर क्लिक करें।
- डायलॉग बॉक्स के शीर्ष पर सेव इन लाइन के तहत फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान चुनें।
- डायलॉग बॉक्स के नीचे फ़ाइल नाम लाइन के नीचे फ़ाइल के लिए एक नाम टाइप करें।
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए संवाद बॉक्स के नीचे सहेजें प्रकार के रूप में सहेजें के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करें।
- पीडीएफ (* .pdf) विकल्प को खोजने और क्लिक करने के लिए सूची के माध्यम से स्क्रॉल करें ताकि इसे संवाद बॉक्स के प्रकार के रूप में सहेजें में प्रदर्शित किया जा सके।
- फ़ाइल को पीडीएफ प्रारूप में सहेजने के लिए सहेजें पर क्लिक करें और संवाद बॉक्स बंद करें।
पीडीएफ प्रारूप में एकाधिक पेज या एक संपूर्ण कार्यपुस्तिका सहेजें
जैसा कि बताया गया है, डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजें विकल्प केवल वर्तमान वर्कशीट को पीडीएफ प्रारूप में सहेजता है।
पीडीएफ प्रारूप में एकाधिक वर्कशीट्स या पूरी कार्यपुस्तिका को सहेजने के दो तरीके हैं:
- कार्यपुस्तिका में एकाधिक पृष्ठों को सहेजने के लिए, फ़ाइल को सहेजने से पहले उन वर्कशीट टैब को हाइलाइट करें। केवल इन चादरें पीडीएफ फाइल में सहेजी जाएंगी।
- एक संपूर्ण कार्यपुस्तिका को सहेजने के लिए:
- सभी शीट टैब को हाइलाइट करें;
- संवाद बॉक्स के रूप में सहेजें में विकल्प खोलें।
नोट : विकल्प के रूप में सहेजें बटन में फ़ाइल प्रकार को पीडीएफ (* .pdf) में बदलने के बाद विकल्प बटन केवल दिखाई देता है। यह आपको पीडीएफ प्रारूप में कौन सी सूचना और डेटा सहेजा जाता है, इस बारे में कई विकल्प देता है।
- विकल्प बॉक्स को डायलॉग बॉक्स के प्रकार के रूप में सहेजें बटन में दिखाने के लिए पीडीएफ (* .pdf) विकल्प पर क्लिक करें;
- विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए बटन पर क्लिक करें;
- प्रकाशित करें अनुभाग में संपूर्ण कार्यपुस्तिका का चयन करें;
- सहेजें संवाद बॉक्स पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें।