लंबे ईमेल डरावने लग रहे हैं, और लंबे अनुच्छेदों का एक लंबा अनुक्रम, संभवतः लंबे समय तक चलने वाले वाक्यों सहित, जो बंद नहीं लगते हैं, लेकिन कहीं भी नहीं जाते हैं-वाक्यों को अलग-अलग शब्दों से भरे हुए वाक्य जो अर्थ को कम करते हैं लेकिन सेवा करते हैं multifaceted और कभी-कभी विरोधाभासी संभावित व्याख्याओं के साथ भ्रमित-, प्राप्तकर्ता को केवल पढ़ने के लिए कम से कम पढ़ सकते हैं, ओह, लगभग 3 वाक्यों- तीन विनोदी, संक्षेप और सटीक वाक्य-लंबे।
यदि आपने ऊपर दिए गए अनुच्छेद को नहीं पढ़ा है, तो आपको बिंदु मिल गया है।
ईमेल कम रखें
यही कारण है कि यह आमतौर पर एक अच्छा विचार है
- ईमेल जितना संभव हो उतना छोटा रखें।
बेशक, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको किसी भी कीमत पर अपने संदेशों को काटना चाहिए।
जितना आवश्यक हो उतना लिखें
जितना लंबा और उतना ही आवश्यक और उचित लिखें। व्यावसायिक ईमेल संक्षिप्त होने के लिए यह अधिक महत्वपूर्ण है।
व्यक्तिगत ईमेल फूलदार और लंबे हवादार हो सकते हैं। स्पष्टता के लिए, कम और सरल शब्द अभी भी बेहतर हैं।
बुलेट पॉइंट्स का प्रयोग करें
यदि आपके पास लिखने के लिए बहुत कुछ है:
- बुलेट पॉइंट्स में अपना संदेश तोड़ें।
- प्रत्येक बिंदु को उस क्रिया के संक्षेप सारांश के साथ शुरू करें जिसे आप लेना चाहते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपके संदेश या किसी भी बुलेट बिंदु के मांस में महत्वपूर्ण जानकारी छिपी नहीं है।
प्रति संदेश एक कार्य
किसी भी चीज को एक साथ जोड़ना न करें या प्राप्तकर्ता को एक संदेश में बताना न चाहें। विशेष रूप से:
- प्राप्तकर्ता से अनुरोध की जाने वाली प्रत्येक प्रमुख कार्रवाई के लिए एक नया संदेश प्रारंभ करें।
यह प्राप्तकर्ता को अपना ईमेल संभालने और आवश्यक कार्यों को पूरा करने में आसान बनाता है। एक उदाहरण स्थापित करके, संभावना है कि वे आपको संदेशों के लिए एक ही विधि अपनाएंगे - और आपके पास भी ईमेल बंद करने का एक आसान समय होगा।