अग्रेषित ईमेल अक्सर अनावश्यक पात्रों और पतों से भरे जाते हैं
जब एक ईमेल को कई बार अग्रेषित किया जाता है, तो यह अक्सर अनावश्यक शब्दों, पात्रों और ईमेल पतों को एकत्रित करता है जिन्हें अब आवश्यकता नहीं होती है और इसे एक बार फिर से भेजने से पहले साफ़ किया जाना चाहिए।
अपने संदेश को उस संदेश को ईमेल करने से पहले, अपने प्राप्तकर्ताओं के लिए इस सरल ईमेल शिष्टाचार का पालन करने पर विचार करें।
अग्रेषित ईमेल कैसे साफ़ करें
अग्रेषित ईमेल को अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए इन युक्तियों का पालन करें:
अनावश्यक ईमेल पते हटाएं
जब किसी ईमेल को अग्रेषित किया जाता है- बिना किसी संपादन के है, तो प्राप्तकर्ता उन ईमेल पतों को देख सकता है जिन्हें मूल संदेश भेजा गया था।
यह कुछ मामलों में सहायक हो सकता है जहां आप नए प्राप्तकर्ता को यह देखना चाहते हैं कि ईमेल किसने देखा है या जब मूल भेजा गया था, लेकिन आमतौर पर उन सभी को रखने का अच्छा विचार नहीं है। यह विशेष रूप से सच है जब कुछ अन्य प्राप्तकर्ताओं ने वास्तव में ईमेल को कोई जानकारी जोड़ दी है।
संदेश के माध्यम से कंघी करें और किसी भी शीर्षलेख को हटाएं जिसमें संदेश भेजे जाने वाले अन्य ईमेल पते शामिल हैं।
फॉरवर्ड-संबंधित मार्कर हटाएं
ईमेल को कुछ बार अग्रेषित करने के बाद, विषय फ़ील्ड और बॉडी एक या अधिक ">" वर्ण एकत्र कर सकता है, या यहां तक कि पूरे शब्द जैसे "इसे आगे बढ़ाएं," "एफडब्ल्यूडी" या "एफडब्ल्यूडीड"। समग्र संदेश को अस्वीकार करने के लिए इन्हें निकालना एक अच्छा विचार है।
वास्तव में, इन पात्रों को रखने से प्राप्तकर्ता को लगता है कि संदेश स्पैम है या आपने इन बचे हुए पात्रों को हटाने के लिए ईमेल के बारे में पर्याप्त परवाह नहीं की है।
पाठ रंग और आकार पर विचार करें
अग्रेषित ईमेल के लिए एक ही शैली को ले जाने के लिए यह बेहद आम है, जो आम तौर पर अलग-अलग आकारों और एक से अधिक रंगों का पाठ होता है। यह अक्सर पढ़ने के लिए मुश्किल होता है और प्राप्तकर्ता को पूरे संदेश को स्पैम के रूप में खारिज करने के लिए मजबूर कर सकता है।
इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए ईमेल को समायोजित करने का प्रयास करें।
संदेश के शीर्ष के पास लिखें
अग्रेषित ईमेल में जो भी टिप्पणी आप जोड़ना चाहते हैं उसे ईमेल के शीर्ष पर रखा जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता पहले आपकी टिप्पणियों को स्पष्ट रूप से देख सके।
आप इस बारे में लिख सकते हैं कि ईमेल किस बारे में है या आप इसे क्यों अग्रेषित कर रहे हैं, लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका कारण क्या है, इसे शीर्ष पर स्पष्ट रूप से देखा जाना चाहिए, अन्यथा प्राप्तकर्ता इसे तब तक नहीं देख पाएगा जब तक कि वे पहले से ही पढ़ नहीं पाएंगे पूरा संदेश
आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह आपकी टिप्पणियों के लिए मूल संदेश में पाठ के लिए मिश्रित और गलत व्याख्या की गई है।
नियमित अग्रेषण के विकल्प
एक संदेश अग्रेषित करने का एक विकल्प ईमेल को फ़ाइल में सहेजना है और फिर संदेश को ईमेल अटैचमेंट के रूप में संलग्न करना है। कुछ ईमेल क्लाइंट्स के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक की तरह एक बटन है। दूसरों के लिए, ईमेल को एक फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करने का प्रयास करें, जैसे ईएमएल या एमएसजी फ़ाइल, और फिर इसे नियमित फ़ाइल अनुलग्नक के रूप में भेजना।
एक अन्य विकल्प सिर्फ मूल पाठ की प्रतिलिपि बनाना है और फिर किसी भी विषम स्वरूपण शैलियों या बाहर के रंगों की प्रतिलिपि बनाने से बचने के लिए इसे सादा पाठ के रूप में पेस्ट करना है। अग्रेषित पाठ को उद्धरणों में भी रखना सुनिश्चित करें ताकि नया प्राप्तकर्ता स्पष्ट रूप से देख सके कि ईमेल का कौन सा हिस्सा आपके से नहीं है।