अपने हस्ताक्षर को रखना शायद आपके ईमेल तैयार करना सबसे आसान हिस्सा है, और यह न केवल इसलिए है क्योंकि ईमेल शिष्टाचार के इस हिस्से के लिए कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं।
ईमेल हस्ताक्षर प्लेसमेंट
अपने टेक्स्ट के अंत के साथ-साथ नए संदेशों में सीधे अपना ईमेल हस्ताक्षर रखें। यह ईमेल में दोनों करें जो आप व्यावसायिक रूप से भेजते हैं और जो परिवार और दोस्तों के पास जाते हैं।
- हालांकि, निजी संदेशों में हस्ताक्षर का उपयोग न करें, क्योंकि निजी पत्राचार अत्यधिक संरचित हस्ताक्षर का उपयोग करके औपचारिक संदेशों की तुलना में अधिक अंतरंग हो सकता है।
- जवाब में, कोई हस्ताक्षर या संघनित कोई भी अच्छा विकल्प नहीं है; प्राप्तकर्ता करता है, आखिरकार, आपको पहले से ही जानता है।
व्यावहारिक रूप से, ईमेल हस्ताक्षर प्लेसमेंट आपके ईमेल प्रोग्राम में निर्धारित प्राथमिकताओं के आधार पर अलग-अलग होगा:
- यदि आप इंडेंटेशन और चुनिंदा उद्धरण का उपयोग करके मूल संदेश शामिल करते हैं , तो आपका हस्ताक्षर आम तौर पर संदेश के नीचे दिखाई देगा।
- यदि आप अपना संदेश (अन-खंडित) मूल संदेश के शीर्ष पर डालकर आलसी उद्धरण देते हैं , तो आपका हस्ताक्षर आमतौर पर आपके संदेश और आपके द्वारा उद्धृत मूल संदेश "- मूल संदेश -" रेखा के ऊपर होगा।
आलसी उद्धरण और चुनिंदा उद्धरण के बीच का अंतर अक्सर आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ईमेल क्लाइंट या आपके पेशे के मानकों का एक कार्य होता है। लिनक्स-प्रेमी पेशेवर, उदाहरण के लिए, अक्सर चुनिंदा उद्धरण पर भरोसा करते हैं, जबकि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आलसी उद्धरण के लिए चूक जाता है।
ईमेल हस्ताक्षर प्लेसमेंट त्रुटियां आपको टालना चाहिए
अपने हस्ताक्षर को जहां यह संबंधित नहीं है, शिष्टाचार के खिलाफ शायद ही कोई बड़ा अपराध है, लेकिन फिर भी आपको भ्रम को कम करने के लिए सामान्य प्लेसमेंट गलतियों से बचना चाहिए।
- शीर्ष पर हस्ताक्षर, नीचे दी गई पंक्ति में उत्तर दें : पाठकों को कंडीशन किया जाता है कि वे किसी भी हस्ताक्षर से परे न दिखें। यदि उत्तर और आगे में उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपना हस्ताक्षर लगाने के लिए आपका ईमेल प्रोग्राम या सेवा सेट की गई है, तो उद्धृत टेक्स्ट में कुछ भी लिखें। संभावना है, प्राप्तकर्ता आपके खाली उत्तर पर पहेली करेंगे-लेकिन संभावित रूप से उद्धृत हिस्से में आपके उत्तरों को खोजने के लिए पर्याप्त नहीं है। इसके बजाय, हस्ताक्षर के ऊपर जवाब दें या हस्ताक्षर को बहुत नीचे ले जाएं।
- बहुत नीचे हस्ताक्षर, शीर्ष पर उत्तर दें : यदि आप शीर्ष पर जवाब देते हैं, लेकिन आपका ईमेल हस्ताक्षर नीचे है, तो प्राप्तकर्ता या तो हस्ताक्षर कभी नहीं देख पाएंगे, या यदि वे इसे देखते हैं, तो हस्ताक्षर उन्हें इनलाइन के लिए शिकार भेज सकता है उत्तर पाठ वे शायद याद किया हो सकता है। इसके बजाए: उद्धृत भाग के ऊपर हस्ताक्षर को ऊपर और अपने उत्तर के नीचे ले जाएं।
सामान्य में हस्ताक्षर
आपका ईमेल हस्ताक्षर पाठ की चार या पांच पंक्तियों से अधिक नहीं है और इसमें मानक हस्ताक्षर डेलीमीटर शामिल है । आपका हस्ताक्षर 75 वर्णों से बड़ा नहीं है। छवियों सहित, जहां संभव हो, से बचें, क्योंकि कुछ ईमेल प्रोग्राम अनुलग्नक जैसी एम्बेडेड छवियों का इलाज करते हैं और उन्हें संदेश से बाहर खींचते हैं।
Postscripts
स्वाभाविक रूप से, सुझाए गए स्थानों में आपके हस्ताक्षर की स्थिति आपको नीचे दिए गए पोस्टस्क्रिप्ट को शामिल करने का विकल्प देती है। नोट, हालांकि, कुछ ईमेल प्रोग्राम और सेवाएं हस्ताक्षर के हस्ताक्षर डेलीमीटर एसएएस भाग के नीचे कुछ भी मानती हैं। इसलिए, एक विकल्प के रूप में, अपने नाम के साथ अपने संदेश के मुख्य पाठ को "हस्ताक्षर" करने के नीचे अपनी पोस्टस्क्रिप्ट शामिल करें, लेकिन ईमेल के हस्ताक्षर से ऊपर।