दस्तावेजों को बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करने में एक कमी यह है कि यदि आप अपने प्रत्येक दस्तावेज़ को अलग-अलग बनाते हैं तो आप अधिक गलतियों को करने का उच्च जोखिम चलाते हैं। यदि आप मेल मर्ज से बहुत परिचित नहीं हैं, तो आपके सभी मुद्रित दस्तावेज़ों को खराब कर सकती है जो विनाशकारी गलतियों को करने का जोखिम बहुत अधिक है।
यह कहना नहीं है कि अनुभव मेल विलय करने वालों को भी अपने दस्तावेज़ों को प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं होगी। निम्नलिखित आइटम शीर्ष 5 मेल मर्ज गलतियां हैं जिन्हें आपको अंतिम रूप देने और प्रिंट करने के लिए उन्हें भेजने से पहले अपने दस्तावेज़ों की जांच करनी चाहिए।
1. समझदारी
सफल मेल मर्ज के लिए आवश्यक सभी आवश्यक जानकारी डालने के लिए यह जांचना महत्वपूर्ण है कि आपने दोबारा जांच करनी है या नहीं। जब आप अपना दस्तावेज़ बना रहे हों तो फ़ील्ड को नजरअंदाज करना काफी आसान है। पते पर विशेष ध्यान दें और अधिक महत्वपूर्ण बात, ज़िप कोड। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि ग्रीटिंग लाइन या अन्य क्षेत्रों जहां आपने उत्तराधिकार में कई फ़ील्ड डाले हैं, वे सभी सही तरीके से भर चुके हैं।
2. शुद्धता
हालांकि यह सामान्य ज्ञान की तरह प्रतीत हो सकता है, आप इस बात से हैरान होंगे कि कितने लोग अपने मेल को गड़बड़ कर देते हैं क्योंकि उन्होंने सटीकता की जांच नहीं की है। अपने मेल विलय की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने सही क्षेत्रों में सही फ़ील्ड डाले हैं। यदि आपके पास समान नाम वाले फ़ील्ड हैं, तो गलत डालने के लिए यह बहुत आसान है। यदि आपको लगता है कि आप अक्सर यह त्रुटि कर रहे हैं, तो भविष्य में भ्रम से बचने के लिए आप अपने फ़ील्ड दे रहे नामों का दोबारा मूल्यांकन करना एक अच्छा विचार है।
3. अंतर
मेल विलय के साथ काम करते समय अंतराल सबसे महत्वपूर्ण बात की तरह प्रतीत नहीं हो सकता है, लेकिन अंतराल एक महत्वपूर्ण कारक खेलता है। कभी-कभी यह बताने में मुश्किल होती है कि आपने दस्तावेज़ में कितनी रिक्त स्थान दर्ज की हैं। मेल विलय फ़ील्ड का उपयोग यह बताने में और भी मुश्किल बनाता है, खासकर जब वे एक साथ निकट होते हैं। आप यह भी पा सकते हैं कि आपके पास रिक्त स्थान पूरी तरह से छोड़े गए हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए अपने दस्तावेज़ की जांच करना महत्वपूर्ण है कि आपके पास अन्य क्षेत्रों के बीच रिक्त स्थान हैं, अंतिम उत्पाद केवल कई बड़े पैमाने पर गैर-कानूनी शब्द होंगे।
4. विराम चिह्न
इसी प्रकार अंतर करने के लिए, मेल विलय के साथ काम करते समय कई लोग विराम चिह्न के मूल्य और महत्व को नजरअंदाज करते हैं। अंतर के कारण मेल मर्ज फ़ील्ड के साथ काम करते समय अपने विराम चिह्न को अनदेखा करना आसान है। आप देखेंगे कि आप अक्सर विराम चिह्न को गलत स्थानांतरित करते हैं, इसे पूरी तरह से छोड़ देते हैं, या जब आपके पास एकाधिक मेल मर्ज फ़ील्ड होते हैं तो डबल विराम चिह्न जोड़ते हैं।
5. स्वरूपण
आपके टेक्स्ट का स्वरूपण उन प्रमुख गलतियों में से एक है जो "मेल विलय काम नहीं कर रहे हैं" Google खोज का कारण बनता है। यह जांचना आपके लिए महत्वपूर्ण है कि आपके मेल मर्ज फ़ील्ड पर लागू स्वरूपण सही है या नहीं। चाहे आप एक नौसिखिया मेल विलय हो या आपने सैकड़ों मेल विलय पूरे किए हैं, तो मेल मर्ज को अंतिम रूप देने से पहले अपने मेल मर्ज फ़ील्ड को इटालिकाइजेशन, अंडरलाइनिंग और बोल्ड स्वरूपण के लिए जांचना महत्वपूर्ण है।
समेट रहा हु
मेल मेल प्रक्रिया में त्रुटियों की एक विस्तृत सूची नहीं है, लेकिन यह शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। और यह कहने के बिना चला जाता है कि आपको अन्य त्रुटियों, जैसे कि टाइपो और गलत वर्तनी के लिए प्रमाण होना चाहिए, जो कि किसी भी दस्तावेज़ में हो सकता है। कोई भी पूर्ण नहीं है; कुछ लोग नाटक करने में बस बेहतर हैं!
द्वारा संपादित: मार्टिन हैंड्रिकक्स