माइक्रोसॉफ्ट की मेल मर्ज सुविधा आपको बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को मामूली परिवर्तन के साथ एक ही दस्तावेज़ भेजने की अनुमति देती है। "विलय" शब्द इस तथ्य से आता है कि एक दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए एक पत्र) एक डेटा स्रोत दस्तावेज़, जैसे स्प्रेडशीट के साथ विलय किया जाता है।
वर्ड की मेल विलय सुविधा एक्सेल से डेटा के साथ निर्बाध रूप से काम करती है। जबकि शब्द आपको अपना डेटा स्रोत बनाने की अनुमति देता है, इस डेटा का उपयोग करने के विकल्प सीमित हैं। इसके अलावा, यदि आपके पास पहले से ही स्प्रेडशीट में आपका डेटा है, तो यह सभी जानकारी को Word के डेटा स्रोत में पुनः टाइप करने के लिए अधिक समझ में नहीं आता है।
मेल मर्ज के लिए अपना डेटा तैयार करना
सैद्धांतिक रूप से, आप बिना किसी विशेष तैयारी के किसी वर्ड मेल मर्ज फ़ंक्शन में किसी Excel वर्कशीट का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, यह अनुशंसा की जाती है कि मेल मर्ज प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए आप अपनी वर्कशीट तैयार करने के लिए कुछ समय दें।
यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं जो मेल मर्ज प्रक्रिया को और अधिक आसानी से करने में मदद करेंगे।
अपने स्प्रेडशीट डेटा व्यवस्थित करें
स्पष्ट बताते हुए, आपके डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित ढंग से व्यवस्थित किया जाना चाहिए। प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड के रूप में सोचें और प्रत्येक कॉलम को उस फ़ील्ड के रूप में सोचें जिसे आप अपने दस्तावेज़ में डालने जा रहे हैं। (यदि आपको रीफ्रेशर की आवश्यकता है तो Excel डेटा-एंट्री ट्यूटोरियल देखें ।)
एक शीर्षलेख पंक्ति बनाएँ
मेल मर्ज के लिए उपयोग करने के लिए इच्छित शीट के लिए हेडर पंक्ति बनाएं। एक हेडर पंक्ति एक पंक्ति होती है जिसमें लेबल होते हैं जो नीचे की कोशिकाओं में डेटा की पहचान करते हैं। एक्सेल कभी-कभी डेटा और लेबल के बीच अंतर करने के बारे में परिष्कृत हो सकता है, इसलिए हेडर पंक्ति के लिए अद्वितीय बोल्ड टेक्स्ट, सेल सीमाओं और सेल शेडिंग का उपयोग करके इन्हें स्पष्ट करें। यह सुनिश्चित करेगा कि एक्सेल इसे आपके शेष डेटा से अलग करता है।
बाद में जब आप मुख्य दस्तावेज़ के साथ डेटा विलय कर रहे हैं, तो लेबल मर्ज फ़ील्ड्स के नाम के रूप में दिखाई देंगे, इसलिए आपके दस्तावेज़ में आपके द्वारा डाले जाने वाले डेटा के बारे में कोई भ्रम नहीं होगा। इसके अलावा, यह आपके कॉलम को लेबल करने का एक अच्छा अभ्यास है, क्योंकि यह उपयोगकर्ता त्रुटि को रोकने में मदद करता है।
एक ही शीट पर सभी डेटा रखो
मेल विलय के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले डेटा को एक शीट पर होना चाहिए। यदि यह एकाधिक चादरों में फैला हुआ है, तो आपको चादरों को गठबंधन करने या एकाधिक मेल विलय करने की आवश्यकता होगी। साथ ही, सुनिश्चित करें कि चादरें स्पष्ट रूप से नामित हैं , क्योंकि आपको इसे देखने के बिना उपयोग करने के लिए इच्छित शीट का चयन करने में सक्षम होना चाहिए।
मेल मर्ज में डेटा स्रोत को जोड़ना
मेल विलय प्रक्रिया में अगला चरण अपने तैयार दस्तावेज़ के साथ अपनी तैयार एक्सेल स्प्रेडशीट को जोड़ना है।
- मेल मर्ज टूलबार पर, ओपन डेटा स्रोत बटन पर क्लिक करें।
- डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, फ़ोल्डर्स के माध्यम से नेविगेट करें जब तक कि आपको अपनी एक्सेल कार्यपुस्तिका न मिल जाए। यदि आप अपनी एक्सेल फ़ाइल नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि "सभी प्रकार के डेटा स्रोत" लेबल किए गए ड्रॉपडाउन मेनू में "सभी डेटा स्रोत" चयनित हैं।
- अपने स्रोत एक्सेल स्रोत फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें, या इसे चुनें और ओपन पर क्लिक करें।
- चयन तालिका संवाद बॉक्स में, उस एक्सेल शीट का चयन करें जिसमें वह डेटा शामिल है जिसे आप अपने दस्तावेज़ में विलय करना चाहते हैं।
- सुनिश्चित करें कि "डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर शामिल हैं" के बगल में स्थित चेकबॉक्स चेक किया गया है।
- ठीक क्लिक करें।
अब जब डेटा स्रोत मुख्य दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है, तो आप टेक्स्ट और / या अपने वर्ड दस्तावेज़ को संपादित करना शुरू कर सकते हैं। हालांकि, आप Excel में अपने डेटा स्रोत में परिवर्तन नहीं कर सकते हैं; यदि आपको डेटा में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो Excel में डेटा स्रोत खोलने से पहले आपको मुख्य दस्तावेज़ को Word में बंद करना होगा।
इन चरणों का पालन करके अपने दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड डालना आसान है:
- मेल मर्ज टूलबार पर मर्ज फ़ील्ड डालें बटन पर क्लिक करें। सम्मिलित मर्ज फ़ील्ड संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
- उस फ़ील्ड के नाम को हाइलाइट करें जिसे आप सूची से सम्मिलित करना चाहते हैं और सम्मिलित करें पर क्लिक करें ।
- बॉक्स खुले रहेगा, जिससे आप अधिक फ़ील्ड डालने की अनुमति दे सकते हैं। यदि आप उत्तराधिकार में एक से अधिक फ़ील्ड सम्मिलित करते हैं, तो Word आपके दस्तावेज़ में फ़ील्ड के बीच स्वचालित रूप से स्थान नहीं जोड़ देगा; संवाद बॉक्स बंद करने के बाद आपको इसे स्वयं करना होगा। आपके दस्तावेज़ में आप डबल तीरों से घिरे क्षेत्र का नाम देखेंगे।
- जब आप पूरा कर लें, तो बंद करें पर क्लिक करें ।
पता ब्लॉक और ग्रीटिंग्स डालने-सावधानीपूर्वक उपयोग करें
माइक्रोसॉफ्ट ने हाल ही में एक मेल विलय सुविधा जोड़ा जो आपको पता ब्लॉक और ग्रीटिंग लाइनों को सम्मिलित करने की अनुमति देता है। टूलबार पर संबंधित बटन पर क्लिक करके, वर्ड आपको सामान्य विविधताओं में व्यवस्थित, एक साथ कई फ़ील्ड डालने की अनुमति देगा।
सम्मिलित पता ब्लॉक बटन बाईं ओर एक है; सम्मिलित ग्रीटिंग लाइन दाईं ओर है।
इसके अलावा, जब आप किसी भी बटन पर क्लिक करते हैं, तो Word एक संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है जो आपको कुछ विकल्प देता है जिन पर आप डालना चाहते हैं, आप उन्हें कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं, किस विराम चिह्न को शामिल करना है और अन्य। हालांकि यह सरल रूप से पर्याप्त लगता है - और यह है कि यदि आप वर्ड में बनाए गए डेटा स्रोत का उपयोग कर रहे हैं- यदि आप एक्सेल वर्कशीट का उपयोग कर रहे हैं तो यह भ्रमित हो सकता है।
याद रखें जब इस आलेख के पेज 1 पर आपके वर्कशीट में हेडर पंक्ति जोड़ने की सिफारिश? खैर, यदि आपने समान डेटा के लिए फ़ील्ड नाम के रूप में वर्ड का उपयोग करने के अलावा कुछ फ़ील्ड नाम दिया है, तो Word गलत तरीके से फ़ील्ड से मेल खा सकता है।
इसका अर्थ यह है कि यदि आप सम्मिलित पता ब्लॉक का उपयोग करते हैं या ग्रीटिंग लाइन बटन डालें , तो डेटा निर्दिष्ट होने से अलग क्रम में दिखाई दे सकता है-बस क्योंकि लेबल मेल नहीं खाते हैं। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट ने इसकी उम्मीद की और मैच फ़ील्ड फीचर में बनाया जो आपको ब्लॉक में वर्ड यूज के इस्तेमाल के लिए अपने फील्ड नामों से मेल खाता है।
मानचित्र फ़ील्ड लेबल को सही ढंग से मिलान फ़ील्ड का उपयोग करना
फ़ील्ड से मिलान करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- टूलबार पर मिलान फ़ील्ड बटन पर क्लिक करें।
- मिलान फ़ील्ड संवाद बॉक्स में, आपको बाईं ओर Word के फ़ील्ड नामों की एक सूची दिखाई देगी। बॉक्स के दाहिने तरफ, आप ड्रॉपडाउन बॉक्स के कॉलम देखेंगे। प्रत्येक ड्रॉपडाउन बॉक्स में नाम वह फ़ील्ड है जो शब्द पता ब्लॉक या ग्रीटिंग लाइन ब्लॉक में प्रत्येक संबंधित फ़ील्ड के लिए उपयोग कर रहा है। कोई भी परिवर्तन करने के लिए, बस ड्रॉपडाउन बॉक्स से फ़ील्ड नाम का चयन करें।
- एक बार परिवर्तन करने के बाद, ठीक क्लिक करें।
आप सम्मिलित पता ब्लॉक या ग्रीटिंग लाइन संवाद बॉक्स के नीचे मिलान फ़ील्ड बटन पर क्लिक करके मैच फ़ील्ड संवाद बॉक्स भी ला सकते हैं, जिनमें से दोनों संबंधित टूलबार बटन पर क्लिक करते समय दिखाई देते हैं।
मेल मर्ज दस्तावेज़ देख रहे हैं
आपके मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन और प्रिंट करने से पहले, फ़ॉर्मेटिंग के बारे में एक नोट: जब किसी दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड डालने पर, Word डेटा स्रोत से डेटा के स्वरूपण को पूरा नहीं करता है।
स्रोत स्प्रेडशीट से विशेष स्वरूपण लागू करना
यदि आप इटालिक्स, बोल्ड या अंडरलाइन जैसे विशेष प्रारूपण को लागू करना चाहते हैं, तो आपको Word में ऐसा करना होगा। यदि आप फ़ील्ड के साथ दस्तावेज़ देख रहे हैं, तो आपको उस फ़ील्ड के दोनों किनारों पर डबल तीरों का चयन करना होगा, जिन्हें आप फ़ॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं। यदि आप दस्तावेज़ में विलय किए गए डेटा को देख रहे हैं, तो बस उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
याद रखें कि कोई भी परिवर्तन सभी मर्ज किए गए दस्तावेज़ों में ही नहीं होगा, बल्कि व्यक्तिगत व्यक्ति भी।
मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करना
अपने मर्ज किए गए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करने के लिए, मेल मर्ज टूलबार पर मर्ज किए गए डेटा बटन पर क्लिक करें। यह बटन एक टॉगल स्विच की तरह काम करता है, इसलिए यदि आप केवल फ़ील्ड देखने के लिए वापस जाना चाहते हैं, न कि उनके पास मौजूद डेटा, तो इसे फिर से क्लिक करें।
आप मेल मर्ज टूलबार पर नेविगेशन बटन का उपयोग कर मर्ज किए गए दस्तावेज़ों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं। वे बाएं से दाएं हैं: पहला रिकॉर्ड , पिछला रिकॉर्ड , रिकॉर्ड करने के लिए जाएं , अगला रिकॉर्ड , अंतिम रिकॉर्ड ।
अपने दस्तावेज़ों को मर्ज करने से पहले, आपको उन सभी का पूर्वावलोकन करना चाहिए, या जितना आप यह सत्यापित कर सकते हैं कि सबकुछ ठीक से विलय हो गया है। मर्ज किए गए डेटा के आस-पास विराम चिह्न और अंतर जैसी चीज़ों पर विशेष ध्यान दें।
अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ को अंतिम रूप दें
जब आप अपने दस्तावेज़ों को मर्ज करने के लिए तैयार होते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं।
प्रिंटर में विलय करें
सबसे पहले उन्हें प्रिंटर में विलय करना है। यदि आप यह विकल्प चुनते हैं, तो दस्तावेज़ बिना किसी संशोधन के प्रिंटर को भेजे जाएंगे। प्रिंटर टूलबार बटन पर मर्ज पर क्लिक करके आप प्रिंटर पर विलय कर सकते हैं।
एक नए दस्तावेज़ में विलय करें
यदि आपको कुछ या सभी दस्तावेजों को वैयक्तिकृत करने की आवश्यकता है (हालांकि, व्यक्तिगत नोट्स के लिए डेटा स्रोत में नोट फ़ील्ड जोड़ना बुद्धिमान होगा), या प्रिंट करने से पहले कोई अन्य बदलाव करें, तो आप उन्हें एक नए दस्तावेज़ में विलय कर सकते हैं; यदि आप किसी नए दस्तावेज़ में विलय करते हैं, तो मेल मर्ज मुख्य दस्तावेज़ और डेटा स्रोत बरकरार रहेगा, लेकिन आपके पास विलय किए गए दस्तावेज़ वाली दूसरी फ़ाइल होगी।
ऐसा करने के लिए, बस नए दस्तावेज़ टूलबार बटन पर विलय पर क्लिक करें।
आप जिस भी विधि को चुनते हैं, आपको एक संवाद बॉक्स के साथ प्रस्तुत किया जाएगा जिसमें आप शब्द को सभी रिकॉर्ड, वर्तमान रिकॉर्ड, या रिकॉर्ड की एक श्रृंखला को मर्ज करने के लिए कह सकते हैं।
अपनी वांछित पसंद के बगल में स्थित विकल्प बटन पर क्लिक करें और फिर ठीक क्लिक करें।
यदि आप किसी श्रेणी को मर्ज करना चाहते हैं, तो आपको ठीक क्लिक करने से पहले विलय में शामिल रिकॉर्ड्स के लिए प्रारंभिक संख्या और अंतिम संख्या डालना होगा।
यदि आपने दस्तावेज़ मुद्रित करना चुना है, तो संवाद बॉक्स आने के बाद, आपको प्रिंट संवाद बॉक्स के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। आप इसके साथ बातचीत कर सकते हैं जैसा कि आप किसी अन्य दस्तावेज़ के लिए करेंगे।