मेल मर्ज एक ऐसा उपकरण है जो दस्तावेज़ों के एक समूह के निर्माण को सरल बनाता है जो समान हैं लेकिन इसमें अद्वितीय और परिवर्तनीय डेटा तत्व शामिल हैं। यह उस डेटाबेस को लिंक करके पूरा किया जाता है जिसमें दस्तावेज़ में उन डेटा तत्व शामिल होते हैं, जिनमें विलय फ़ील्ड होते हैं जहां वह अद्वितीय डेटा पॉप्युलेट किया जाएगा।
मेल मर्ज आपको दस्तावेजों में नाम और पते जैसे डेटा के मानकीकृत टुकड़ों को दर्ज करने की प्रक्रिया को स्वचालित करके समय और प्रयास बचाता है। उदाहरण के लिए, आप आउटलुक में संपर्कों के समूह को एक फॉर्म लेटर लिंक कर सकते हैं; इस पत्र में प्रत्येक संपर्क के पते के लिए एक विलय क्षेत्र हो सकता है और एक पत्र के अभिवादन के हिस्से के रूप में संबंधित संपर्क के नाम के लिए एक हो सकता है।
मेल मर्ज का उपयोग करता है
मेल विलय, कई लोगों के लिए, जंक मेल के विचारों को स्वीकार करता है। जबकि मार्केटर्स अनिवार्य रूप से बड़ी मात्रा में मेल उत्पन्न करने के लिए मेल विलय का उपयोग करते हैं, तो कई अन्य उपयोग आपको आश्चर्यचकित कर सकते हैं और आपके कुछ दस्तावेज़ बनाने के तरीके को बदल सकते हैं।
आप किसी भी प्रकार के मुद्रित दस्तावेज़, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक रूप से वितरित दस्तावेज़ और फ़ैक्स बनाने के लिए मेल विलय का उपयोग कर सकते हैं। मेल मर्ज का उपयोग करके आप जो दस्तावेज़ बना सकते हैं वे लगभग असीमित हैं। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- कैटलॉग
- सूची
- चालान
- लेबल
- लिफ़ाफ़े
- और, ज़ाहिर है, पत्र
जब स्मार्ट का उपयोग किया जाता है, तो मेल विलय आपकी उत्पादकता में काफी सुधार कर सकता है। यह आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों की प्रभावशीलता को भी बढ़ा सकता है। उदाहरण के लिए, प्राप्तकर्ताओं के नाम या प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए विशिष्ट अन्य तत्वों के साथ अक्षरों को अनुकूलित करके, आप एक पॉलिश, व्यक्तिगत छवि प्रस्तुत करते हैं जो आपके इच्छित परिणाम के लिए चरण निर्धारित करता है।
एक मेल मर्ज की एनाटॉमी
मेल विलय में दो मुख्य भाग होते हैं: दस्तावेज़ और डेटा स्रोत , जिसे डेटाबेस के रूप में भी जाना जाता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको डेटा स्रोतों के रूप में एक्सेल और आउटलुक जैसे अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों का उपयोग करके अपने काम को सरल बनाता है। यदि आपके पास पूर्ण ऑफिस सूट है, तो इसके किसी भी एप्लिकेशन का उपयोग करके आपका डेटा स्रोत आसान, सुविधाजनक और अत्यधिक अनुशंसित है। उन संपर्कों का उपयोग करना जिन्हें आप पहले से ही अपने Outlook संपर्कों में दर्ज कर चुके हैं, उदाहरण के लिए, आपको उस जानकारी को किसी अन्य डेटा स्रोत में पुनः दर्ज करने से बचाएगा। मौजूदा एक्सेल स्प्रैडशीट का उपयोग करने से डेटा स्रोत के मुकाबले आपके डेटा के साथ आपको अधिक लचीलापन मिल जाएगा।
यदि आपके पास केवल वर्ड प्रोग्राम है, तो भी आप मेल विलय सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। आपके मेल विलय में उपयोग करने के लिए शब्द में पूरी तरह से अनुकूलन योग्य डेटा स्रोत बनाने की क्षमता है।
एक मेल मर्ज सेट अप करना
एक मेल मर्ज जटिल लग सकता है-और जटिल, डेटा-भारी दस्तावेज जो बड़े डेटाबेस पर भरोसा करते हैं निश्चित रूप से हो सकते हैं। शब्द, हालांकि, आपके दस्तावेज़ को किसी डेटाबेस से जोड़ने की प्रक्रिया के माध्यम से चलने वाले विज़ार्ड प्रदान करके सामान्य उपयोगों के लिए मेल विलय के सेटअप को सरल बनाता है। आम तौर पर, आप त्रुटियों को ढूंढने और सुधारने सहित 10 से कम आसान चरणों में प्रक्रिया को पूरा कर सकते हैं। यह आपके दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से तैयार करने से कम है, और बहुत कम समय और परेशानी के साथ भी।