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अपना मेल मर्ज दस्तावेज़ शुरू करना
मेलिंग रिबन पर मेल मेल प्रारंभ करें पर क्लिक करें और उस दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करें जिसे आप बनाना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अक्षरों, लिफाफे या लेबल का चयन कर सकते हैं। या, अपने दस्तावेज़ को बनाने में अधिक सहायता के लिए चरण मेल मर्ज विज़ार्ड द्वारा चरण का चयन करें।
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मेल मर्ज पत्रों के लिए प्राप्तकर्ताओं का चयन करना
मेलिंग प्राप्तकर्ताओं को जोड़ने के लिए मेलिंग रिबन पर प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें ।
आप प्राप्तकर्ताओं का एक नया डेटाबेस बनाने का विकल्प चुन सकते हैं। आप मौजूदा सूची या आउटलुक संपर्कों का उपयोग करने का विकल्प भी चुन सकते हैं।
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अपने मेल मर्ज डेटाबेस में प्राप्तकर्ता जोड़ना
नए पता सूची बॉक्स में, अपने संपर्कों को दर्ज करना शुरू करें।
आप फ़ील्ड के बीच स्थानांतरित करने के लिए टैब कुंजी का उपयोग कर सकते हैं। फ़ील्ड के प्रत्येक सेट को एक प्रविष्टि के रूप में जाना जाता है। अतिरिक्त प्राप्तकर्ता जोड़ने के लिए, नया प्रविष्टि बटन क्लिक करें। एंट्री हटाने के लिए, इसे चुनें और एंट्री हटाएं पर क्लिक करें। हटाने की पुष्टि करने के लिए हाँ पर क्लिक करें।
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मेल मर्ज फ़ील्ड जोड़ना और हटाना
आप अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ में फ़ील्ड्स प्रकारों को मिटाना या जोड़ना चाहते हैं।
आप इसे आसानी से कर सकते हैं। बस कस्टमाइज़ कॉलम बटन पर क्लिक करें। कस्टमाइज़ कॉलम डायलॉग बॉक्स खुलता है। फिर, फ़ील्ड प्रकारों को बदलने के लिए जोड़ें, हटाएं या नाम बदलें पर क्लिक करें। आप फ़ील्ड के क्रम को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए मूव अप और मूव डाउन बटन का भी उपयोग कर सकते हैं। जब आप पूरा कर लें, तो ठीक क्लिक करें।
एक बार जब आप अपने सभी प्राप्तकर्ताओं को जोड़ लेंगे, तो नई पता सूची संवाद बॉक्स पर ठीक क्लिक करें। डेटा स्रोत का नाम दें और सहेजें पर क्लिक करें।
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अपने दस्तावेज़ में एक मर्ज फ़ील्ड डालना
अपने दस्तावेज़ में कोई फ़ील्ड डालने के लिए, मेलिंग रिबन पर मर्ज फ़ील्ड डालें क्लिक करें । वह फ़ील्ड चुनें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं। फ़ील्ड नाम प्रकट होता है जहां आपके कर्सर में स्थित कर्सर है।
आप फ़ील्ड के आस-पास के पाठ को संपादित और प्रारूपित कर सकते हैं। क्षेत्र में लागू प्रारूप आपके तैयार दस्तावेज़ पर ले जाएंगे। आप अपने दस्तावेज़ में फ़ील्ड जोड़ना जारी रख सकते हैं।
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अपने मेल मर्ज पत्र का पूर्वावलोकन
अपने अक्षरों को मुद्रित करने से पहले, आपको त्रुटियों की जांच करने के लिए उनका पूर्वावलोकन करना चाहिए। विशेष रूप से, खेतों के आस-पास अंतर और विराम चिह्न पर ध्यान दें। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपने सही जगहों पर सही फ़ील्ड डाले हैं।
अक्षरों का पूर्वावलोकन करने के लिए, मेलिंग रिबन पर पूर्वावलोकन परिणाम क्लिक करें । अक्षरों के माध्यम से नेविगेट करने के लिए तीर का प्रयोग करें।
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मेल मर्ज फ़ील्ड में त्रुटियों को सुधारना
आप अपने दस्तावेज़ों में से किसी एक के लिए डेटा में एक त्रुटि देख सकते हैं। आप मर्ज दस्तावेज़ में इस डेटा को नहीं बदल सकते हैं। इसके बजाय, आपको डेटा स्रोत में इसे ठीक करने की आवश्यकता होगी।
ऐसा करने के लिए, मेलिंग रिबन पर प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें पर क्लिक करें । खुलने वाले बॉक्स में, आप अपने किसी भी प्राप्तकर्ता के लिए डेटा बदल सकते हैं। आप प्राप्तकर्ताओं को भी सीमित कर सकते हैं। मर्ज ऑपरेशन से उन्हें छोड़ने के लिए प्राप्तकर्ताओं के नामों के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें। जब आप पूरा कर लें, तो ठीक क्लिक करें।
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अपने मेल मर्ज दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
आपके दस्तावेज़ों की समीक्षा करने के बाद, आप विलय को पूरा करके उन्हें अंतिम रूप देने के लिए तैयार हैं। मेलिंग रिबन पर समाप्त करें और मर्ज करें बटन पर क्लिक करें।
आप व्यक्तिगत दस्तावेजों को संपादित करने, दस्तावेजों को मुद्रित करने, या उन्हें ईमेल करने का विकल्प चुन सकते हैं। यदि आप अपने दस्तावेज़ों को प्रिंट या ईमेल करना चुनते हैं, तो आपको एक श्रेणी दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। आप सभी, एक, या संगत अक्षरों का एक सेट मुद्रित करने का विकल्प चुन सकते हैं। शब्द प्रत्येक के लिए प्रक्रिया के माध्यम से आप चलेंगे।