लोगों के साथ फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से कैसे साझा करें
माइक्रोसॉफ्ट द्वारा होस्ट की गई क्लाउड-आधारित सेवा शेयरपॉइंट ऑनलाइन, Office 365 योजना का हिस्सा है, या इसे SharePoint सर्वर पर ऐड-ऑन के रूप में प्राप्त किया जा सकता है। नई और अपग्रेड किए गए शेयरपॉइंट ऑनलाइन सेवाओं में मुख्य रूचि ऑनलाइन इंटरैक्टिव वार्तालापों को बेहतर बनाने और चलने वाले दस्तावेजों को साझा करने के लिए इसे आसान और अधिक सुरक्षित बनाने के लिए है।
यदि आप पहले से ही एक शेयरपॉइंट ऑनलाइन उपयोगकर्ता हैं, तो आप अपग्रेड सेवाओं की उम्मीद कर सकते हैं। शेयरपॉइंट ऑनलाइन में अब मोबाइल फोन और टैबलेट और एक सहज सामाजिक अनुभव पर उपयोग शामिल है। Office 365 में क्लाउड में दस्तावेज़ स्टोरेज के लिए OneDrive का व्यावसायिक संस्करण, व्यवसाय के लिए वनड्राइव भी शामिल है जो आपको अपने कंप्यूटर या कंपनी सर्वर पर संग्रहीत फ़ाइलों के साथ सिंक करने में सक्षम बनाता है।
समूह में अनुमतियां और उपयोगकर्ता व्यवस्थित करना
शेयरपॉइंट ऑनलाइन में दस्तावेज़ साझा करने की अनुमति वांछित उपयोगकर्ता पहुंच के अनुसार सर्वोत्तम होती है। SharePoint Online के लिए अनुमतियों के स्तर में शामिल हैं:
- आगंतुक - ब्राउज़र में दस्तावेज़ देखें
- सदस्य - दस्तावेजों को संपादित या योगदान दें
- मालिकों - SharePoint ऑनलाइन साइट की पूर्ण नियंत्रण अनुमति है
आगंतुकों को दस्तावेज़ डाउनलोड करने के लिए, अनुमतियों में "पढ़ने" पहुंच शामिल होनी चाहिए।
एक विशिष्ट उपयोगकर्ता समूह या टीम सहयोग स्थापित करने के लिए नए समूह के नाम बनाए जा सकते हैं। "साइट डिजाइनर," "लेखक," और "ग्राहक," उदाहरण हैं।
अपने संगठन के बाहर दस्तावेज़ साझा करना
बाहरी उपयोगकर्ता आम तौर पर आपूर्तिकर्ताओं, परामर्शदाताओं और ग्राहकों को समय-समय पर दस्तावेज़ साझा करना चाहते हैं।
शेयरपॉइंट ऑनलाइन मालिक जिनके पास पूर्ण नियंत्रण अनुमति है, वे बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं। दस्तावेजों को साझा करने के लिए अनुमतियों को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने के लिए बाहरी उपयोगकर्ताओं को आगंतुक या सदस्य उपयोगकर्ता समूहों में जोड़ा जा सकता है।
- अतिथि लिंक साझा करें। किसी SharePoint ऑनलाइन दस्तावेज़ लाइब्रेरी से दस्तावेज़ देखने के लिए ईमेल के माध्यम से अतिथि लिंक साझा किया जा सकता है। जोखिम को कम करने के लिए दस्तावेजों को किसी और के साथ साझा किया जाएगा, आपको बाहरी उपयोगकर्ताओं को साइन इन करने की आवश्यकता हो सकती है। इस चरण के लिए आपको आगंतुकों (या पढ़ने योग्य उपयोगकर्ताओं के साथ लाइसेंस प्राप्त उपयोगकर्ताओं) को सेट करने की आवश्यकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि अतिथि लिंक नहीं हो सकते अज्ञात उपयोगकर्ताओं द्वारा खोला गया।
- सदस्यों के साथ साझा करें। यदि आपके बाहरी उपयोगकर्ताओं के पास Office 365 की सदस्यता है या आपकी साइट के सदस्य हैं, तो आपको साझा दस्तावेज़ों तक पहुंचने से पहले साइन इन करने की आवश्यकता हो सकती है। यह चरण मानता है कि आपने उन्हें सदस्य अनुमति समूह में जोड़ा है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बिना बाहरी उपयोगकर्ता फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं, जब तक कि वे पहुंच पढ़ सकें।
- व्यवसाय के लिए OneDrive से सार्वजनिक लिंक साझा करें। OneDrive Office 365 में स्थित एक दस्तावेज़ संग्रहण क्षेत्र है यदि आपकी सेवा को अपग्रेड किया गया है। OneDrive को सार्वजनिक सार्वजनिक उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलों को शेयरपॉइंट ऑनलाइन दस्तावेज़ लाइब्रेरी से अलग करने के लिए सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, किसी वेबसाइट या ब्लॉग से लिंक के रूप में पोस्ट करने के लिए OneDrive को सार्वजनिक देखने के लिए दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण के रूप में माना जा सकता है। आपका SharePoint ऑनलाइन दस्तावेज़ लाइब्रेरी स्रोत हो सकता है, इसलिए यदि आप OneDrive का उपयोग करना चुनते हैं तो दो क्षेत्रों को अलग करने में आपकी सहायता के लिए OneDrive के लिए एक प्रति बनाएं।
- अपने संगठन के अंदर दस्तावेज़ साझा करना। आंतरिक उपयोगकर्ता आपके संगठन या अन्य विभागों के भीतर लोग हैं। आम तौर पर आप समूह में काम करते हैं और सहयोग करते हैं या आप दूसरों के लिए इंट्रानेट पर दस्तावेज़ पोस्ट करते हैं, जो कि ज्ञान या दस्तावेज़ संस्करण की वर्तमान स्थिति को देखने के लिए दस्तावेजों को अलग-अलग साझा करते हैं।
- सदस्यों के साथ साझा करें। SharePoint Online के साथ Office 365 का उपयोग करना Office Web Apps तक पहुंच प्रदान करता है, ब्राउज़र-आधारित लाइटवेट सेवा जिसका उपयोग आप दस्तावेजों को ऑनलाइन बनाने, संपादित करने और साझा करने के लिए कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वाले उपयोगकर्ता सदस्यों के साथ साझा करने के लिए शेयरपॉइंट ऑनलाइन में संग्रहीत फ़ाइलों के साथ अपने कंप्यूटर से फ़ाइलों को सिंक कर सकते हैं। साथ ही, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वाले उपयोगकर्ता ऑफलाइन काम करने के लिए किसी कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर शेयरपॉइंट ऑनलाइन से फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को सिंक कर सकते हैं।
- Nonmembers के साथ साझा करें। मान लें कि आपके संगठन में हर किसी के पास Office 365 की सदस्यता नहीं है, दस्तावेज़ समूह के आधार पर दस्तावेज़ साझा किए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपके संगठन में कार्यकारी टीमों जैसे गैर-सदस्यों को विपणन दस्तावेज़ लाइब्रेरी का मूल्यांकन करने की आवश्यकता हो सकती है जहां बाजार में खुफिया जानकारी या ग्राहक अनुभव कैप्चर किए जाते हैं।
- OneDrive से साझा करें। आप OneDrive से आंतरिक उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलों को साझा कर सकते हैं। दस्तावेज़ों को किसी SharePoint ऑनलाइन दस्तावेज़ लाइब्रेरी में ले जाने से पहले आप OneDrive को स्टेजिंग क्षेत्र के रूप में उपयोग कर सकते हैं।