एक स्प्रेडशीट और डेटाबेस के बीच अंतर को तोड़ना
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग करने में संकोच करने वाली कंपनियों में से एक कारण स्प्रेडशीट और डेटाबेस के बीच अंतर की समझ की कमी है। इससे कई लोगों का मानना है कि स्प्रेडशीट में ग्राहक की जानकारी, खरीद आदेश और परियोजना विवरण ट्रैक करना उनकी आवश्यकताओं के लिए पर्याप्त है। अंत परिणाम यह है कि कॉन्फ़िगरेशन नियंत्रण को बनाए रखना मुश्किल है, भ्रष्टाचार के लिए फाइलें खो गई हैं, और कर्मचारी आकस्मिक रूप से प्रासंगिक जानकारी को ओवरराइट करते हैं। बिजली और डेटाबेस के कई उपयोगों के बारे में थोड़ी सी जानकारी के साथ, छोटे व्यवसायों के लिए यह देखना आसान होता है कि एक स्प्रेडशीट नौकरी के लिए पर्याप्त होती है और जब डेटाबेस को बनाया जाना चाहिए।
डेटाबेस के बारे में मूलभूत समझ रखना महत्वपूर्ण है। अधिकांश लोगों ने सार्वजनिक पुस्तकालय में लोगों की तरह पहले डेटाबेस का उपयोग किया है, लेकिन बस उनका उपयोग करके यह स्पष्ट नहीं होता है कि स्प्रेडशीट्स और डेटाबेस कैसे अलग हैं। डेटाबेस के बारे में सीखने में कुछ मिनट खर्च करने से तुलना स्पष्ट हो जाएगी।
डेटा संगठन
शायद स्प्रेडशीट और डेटाबेस के बीच सबसे स्पष्ट अंतर डेटा व्यवस्थित करने का तरीका है। यदि डेटा अपेक्षाकृत सपाट है, तो एक स्प्रेडशीट सही है। यह निर्धारित करने का तरीका है कि एक फ्लैट टेबल सबसे अच्छी है, पूछें कि चार्ट या टेबल पर सभी डेटा पॉइंट आसानी से प्लॉट किए गए हैं या नहीं? उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी एक वर्ष के दौरान मासिक कमाई ट्रैक करना चाहता है, तो स्प्रेडशीट सही है। स्प्रेडशीट्स का मतलब है कि बहुत सारे डेटा को संभालने के लिए, कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं की प्रगति का मानचित्रण करना।
तुलनात्मक रूप से, डेटाबेस में एक संबंधपरक डेटा संरचना होती है। यदि कोई उपयोगकर्ता डेटा खींचाना था तो विचार करने के लिए कई अंक होंगे। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी अपनी मासिक कमाई को ट्रैक करना चाहता है और पिछले पांच वर्षों में प्रतिस्पर्धियों से उनकी तुलना करना चाहता है, तो इन डेटा बिंदुओं के बीच एक रिश्ता है , लेकिन एक ही फोकस नहीं है। परिणामों की रिपोर्ट करने के लिए एक ही टेबल बनाना मुश्किल होगा, अगर असंभव नहीं है। डेटाबेस को उपयोगकर्ताओं को रिपोर्ट जेनरेट करने और क्वेरी चलाने में आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
डेटा की जटिलता
तुलना करने का सबसे आसान तरीका है कि स्प्रेडशीट या डेटाबेस में डेटा को बनाए रखा जाना चाहिए या नहीं, यह देखने के लिए कि डेटा कितना जटिल है। यह स्पष्ट करने में सहायता करता है कि यदि उपयोगकर्ता अभी भी निश्चित नहीं है तो डेटा कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
स्प्रेडशीट डेटा सरल है। इसे आसानी से एक टेबल या चार्ट में जोड़ा जा सकता है और जानकारी को बाहर किए बिना प्रेजेंटेशन में जोड़ा जा सकता है। इसे बनाए रखना आसान है क्योंकि यह केवल कुछ महत्वपूर्ण संख्यात्मक मानों का पालन करता है। यदि केवल कुछ पंक्तियों और स्तंभों की आवश्यकता है, तो डेटा स्प्रेडशीट में सबसे अच्छा संग्रहित होता है।
डेटाबेस में कई प्रकार के डेटा हैं जो सभी डेटाबेस में अन्य डेटा से कुछ संबंध रखते हैं। उदाहरण के लिए, कंपनियां अपने ग्राहकों, नामों और पतों से आदेश और बिक्री के लिए महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा रखती हैं। यदि कोई उपयोगकर्ता स्प्रेडशीट में हजारों पंक्तियों को क्रैक करने का प्रयास करता है, तो बाधाएं अच्छी होती हैं कि इसे डेटाबेस में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
डेटा की पुनरावृत्ति
सिर्फ इसलिए कि डेटा को अपडेट करने की आवश्यकता होगी, इसका मतलब यह नहीं है कि डेटाबेस की आवश्यकता है। क्या वही डेटा लगातार दोहराया जाएगा? और क्या घटनाओं या कार्यों का पालन करने में रुचि रखने वाला व्यवसाय है?
यदि डेटा पॉइंट बदलते हैं लेकिन डेटा का प्रकार समान होता है और एक ही ईवेंट ट्रैक करता है, तो वह जानकारी शायद सपाट होती है। एक उदाहरण एक वर्ष के दौरान बिक्री की मात्रा है। समय अवधि बदल जाएगी और संख्या में उतार-चढ़ाव होगा, और डेटा दोहराया नहीं जाएगा।
यदि डेटा के कुछ हिस्सों में वही रहेगा, जैसे कि ग्राहक की जानकारी, जबकि अन्य बदलते हैं, जैसे आदेशों की संख्या और भुगतान की समयबद्धता, बाधाओं को ट्रैक किया जा रहा है। यह तब होता है जब डेटाबेस का उपयोग किया जाना चाहिए। कार्रवाइयों में उनके लिए कई अलग-अलग घटक होते हैं, और उन्हें ट्रैक करने का प्रयास करने के लिए सभी को डेटाबेस की आवश्यकता होती है।
डेटा का प्राथमिक उद्देश्य
स्प्रेडशीट ऑनटाइम घटनाओं के लिए बहुत बढ़िया हैं जिन्हें कई अलग-अलग पहलुओं की ट्रैकिंग की आवश्यकता नहीं होती है। उन परियोजनाओं के लिए जिन्हें संग्रहित होने से पहले एक प्रस्तुति के लिए एक या दो चार्ट या तालिकाओं की आवश्यकता होती है, एक स्प्रेडशीट जाने का सबसे अच्छा तरीका है। अगर टीम या कंपनी को परिणामों की गणना करने और प्रतिशत निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए, तो वह जगह है जहां स्प्रेडशीट सबसे उपयोगी हैं।
डेटाबेस लंबी परियोजनाओं के लिए हैं जहां डेटा बार-बार उपयोग किया जा सकता है। यदि नोट्स और टिप्पणियों की आवश्यकता है, तो डेटा को डेटाबेस में ले जाना चाहिए। स्प्रेडशीट्स को कुछ ट्रैक करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था, केवल कुछ महत्वपूर्ण संख्यात्मक बिंदु।
उपयोगकर्ताओं की संख्या
स्प्रेडशीट या डेटाबेस का उपयोग करने के लिए उपयोगकर्ताओं की संख्या निर्णायक कारक बन सकती है। यदि किसी प्रोजेक्ट की आवश्यकता है कि बड़ी संख्या में उपयोगकर्ता डेटा अपडेट करने और परिवर्तन करने में सक्षम होंगे, तो यह स्प्रेडशीट में नहीं किया जाना चाहिए। एक स्प्रेडशीट के साथ उचित विन्यास नियंत्रण बनाए रखना बहुत मुश्किल है। यदि डेटा को अपडेट करने के लिए केवल कुछ उपयोगकर्ता हैं, आमतौर पर तीन से छह के बीच, एक स्प्रेडशीट पर्याप्त होनी चाहिए (हालांकि इसके साथ आगे बढ़ने से पहले नियम स्थापित करना सुनिश्चित करें)।
यदि किसी प्रोजेक्ट या पूरे विभागों के सभी प्रतिभागियों को परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो डेटाबेस बेहतर विकल्प है। यहां तक कि यदि कोई कंपनी छोटा है और विभाग में केवल एक या दो लोग हैं, तो विचार करें कि उस विभाग में कितने लोग पांच साल में समाप्त हो सकते हैं और पूछ सकते हैं कि उन्हें सभी को बदलाव करने की आवश्यकता है या नहीं। जितने अधिक उपयोगकर्ताओं को एक्सेस की आवश्यकता है, डेटाबेस की संभावना अधिक बेहतर विकल्प है।
आपको डेटा सुरक्षा को भी ध्यान में रखना होगा। यदि वहां बहुत संवेदनशील जानकारी है जिसे सुरक्षित करने की आवश्यकता है, तो डेटाबेस बेहतर सुरक्षा प्रदान करता है। कदम उठाने से पहले, डेटाबेस बनाने से पहले सुरक्षा समस्याओं के बारे में पढ़ना सुनिश्चित करें।
यदि आप डुबकी बनाने के लिए तैयार हैं, तो अपनी यात्रा शुरू करने के लिए हमारे आलेख को स्प्रेडशीट्स को डेटाबेस में कनवर्ट करना पढ़ें।