आउटलुक आपको उन संदेशों को हटाने देता है जो ईमेल थ्रेड को साफ़ करने के लिए पूरी तरह उद्धृत हैं।
सभी रिडंडेंसी अच्छी नहीं है
व्यावहारिक रूप से सभी ईमेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से उत्तरों में पूर्ण मूल संदेश उद्धृत करते हैं। इसलिए, व्यावहारिक रूप से सभी ईमेल वार्तालापों में व्यावहारिक रूप से सभी संदेश दो, तीन या अधिक बार होते हैं: एक बार मूल ईमेल में और फिर बार-बार उद्धृत किया जाता है।
क्या यह आवश्यक है? यदि आपको लगता है कि यह नहीं है, तो Outlook इस अपर्याप्त प्रसार के बारे में कुछ कर सकता है: यह संदेशों को उद्धृत करने से नहीं रोकेगा; इसके बजाय, यह उद्धृत संदेशों को एक में गिरा देगा।
Outlook में वार्तालाप स्ट्रीमलाइन करें
Outlook में वार्तालापों को साफ़ करने और अनावश्यक संदेशों को हटाने के लिए:
- मुख्य आउटलुक विंडो रिबन में होम टैब पर जाएं।
- हटाएं क्षेत्र में साफ़ करें पर क्लिक करें।
- मेनू से साफ करने के लिए कितना चयन करें:
- वार्तालाप साफ़ करें - वर्तमान वार्तालाप से दूसरों में पूरी तरह से उद्धृत संदेशों को हटा दें।
- फ़ोल्डर को साफ़ करें - वर्तमान फ़ोल्डर से सभी अनावश्यक ईमेल हटा दें।
- फ़ोल्डर और उपफोल्डर्स को साफ़ करें - वर्तमान फ़ोल्डर्स से पूरी तरह से उद्धृत संदेशों को हटाएं और फ़ोल्डर पदानुक्रम में इसके नीचे के सभी फ़ोल्डरों को हटा दें।
- अगर आपको अपनी कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए कहा जाता है तो क्लीन अप पर क्लिक करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, ईमेल आउटलुक अनावश्यक के रूप में पहचानता है हटाए गए आइटम फ़ोल्डर पर जाएगा, लेकिन उदाहरण के लिए, आप उन्हें एक संग्रह फ़ोल्डर में स्थानांतरित करने के लिए Outlook कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। निचे देखो।
कुंजीपटल शॉर्टकट द्वारा Outlook में एक वार्तालाप को त्वरित रूप से व्यवस्थित करें
Outlook में वर्तमान वार्तालाप को तेज़ी से व्यवस्थित करने के लिए:
- Alt-Del दबाएं।
- अगर संकेत मिले, तो क्लीन अप का चयन करें।
Outlook में वार्तालाप क्लीनअप विकल्प कॉन्फ़िगर करें
उस फ़ोल्डर को चुनने के लिए जिस पर Outlook सफाई और अन्य क्लीनअप विकल्पों को सेट करते समय अनावश्यक संदेश चलाता है:
- Outlook में फ़ाइल पर क्लिक करें।
- अब विकल्प का चयन करें।
- मेल श्रेणी पर जाएं।
- ब्राउज़ करें पर क्लिक करें ... साफ़ किए गए आइटम के तहत इस फ़ोल्डर में जाएगा: वार्तालाप क्लीन अप अनुभाग में।
- वांछित ईमेल फ़ोल्डर को ढूंढें और हाइलाइट करें।
- ठीक क्लिक करें।
- अन्य सफाई विकल्प सेट करने के लिए:
- हटाए गए आइटमों के अलावा क्लीनअप गंतव्य फ़ोल्डर के साथ, उप-फ़ोल्डर की सफाई करते समय जांचें , फ़ोल्डर फ़ोल्डर में फ़ोल्डर पदानुक्रम को फ़ोल्डर फ़ोल्डर को संरक्षित करने के लिए गंतव्य फ़ोल्डर में पुन: बनाएँ ।
- अपठित संदेशों को हमेशा अपठित ईमेल रखने के लिए न करें (भले ही वे पूरी तरह से उद्धृत और अनावश्यक हों)।
- जांचें कि आपके द्वारा लेबल किए गए ईमेल रखने के लिए वर्गीकृत संदेशों को स्थानांतरित न करें , यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे अभी भी खोज फ़ोल्डर में दिखाई देते हैं, उदाहरण के लिए।
- फॉलो-अप के लिए फ़्लैग किए गए ईमेल को स्पर्श न करने के लिए फ़्लैग किए गए संदेशों को न चलाएं चेक करें ।
- चेक करें अपने प्रेषकों द्वारा हस्ताक्षरित ईमेल को अपनी पहचान सत्यापित करने के लिए डिजिटल हस्ताक्षरित संदेशों को न चलाएं।
- जांचें जब कोई उत्तर किसी संदेश को संशोधित करता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए मूल को स्थानांतरित न करें कि आपके पास हमेशा प्रत्येक संदेश के लिए पूर्ण और असम्बद्ध पाठ हो; संशोधन के बिना पूर्ण रूप से उद्धृत ईमेल सफाई के दौरान स्थानांतरित कर रहे हैं।
- ठीक क्लिक करें।
(Outlook 2016 के साथ परीक्षण की गई बातचीत को साफ करना)