सही ऑनलाइन सहयोग उपकरण हम जिस तरह से काम करते हैं उसे बदल सकते हैं
टीमवर्क आधुनिक कार्यस्थल के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। हालांकि, व्यापक इंटरनेट उपलब्धता का मतलब है कि टीम के सदस्य दुनिया में कहीं भी हो सकते हैं। इसलिए टीमवर्क प्रभावी होने के लिए, कंपनियों के लिए आधुनिक कार्य प्रथाओं और प्रौद्योगिकियों को अपनाना महत्वपूर्ण है जो सहकर्मियों की सहायता करते हैं, जहां भी वे हैं, अपने काम को एक सरल और कुशल तरीके से साझा करते हैं। यह वह जगह है जहां एक अच्छा ऑनलाइन सहयोग उपकरण आता है। यदि आप गोद लेने पर विचार कर रहे हैं - या ऑनलाइन सहयोग उपकरण को अपनाने का प्रस्ताव, नीचे दिए गए ऑनलाइन सहयोग लाभों की सूची से आप और आपके संगठन इस उपयोगी तकनीक पर निर्णय ले सकते हैं ।
परियोजनाओं का ट्रैक रखना आसान है
ऑनलाइन सहयोग उपकरण में विभिन्न प्रकार की परियोजना ट्रैकिंग क्षमताएं होती हैं जो टीम के सदस्यों के लिए एक दिन से किसी परियोजना के विकास को देखना आसान बनाती हैं। किसी दस्तावेज में नवीनतम परिवर्तन करने वाले दस्तावेज़ों के बारे में, दस्तावेज की समीक्षा करने के लिए एक सहयोगी को टैग करने के लिए दस्तावेज़ को बदलने से पहले दस्तावेज़ कैसे किया गया था, यह किसी परियोजना को प्रबंधित करना कभी आसान नहीं था। ऑनलाइन सहयोग उपकरण ई-मेल का उपयोग टीम के सदस्यों के साथ संवाद करने के प्राथमिक माध्यम के रूप में करने की आवश्यकता को हटाते हैं, इसलिए खोए गए दस्तावेज़ के लिए इनबॉक्स को खोजने की आवश्यकता, उदाहरण के लिए, पूरी तरह से हटा दी जाती है।
टीम के सदस्य कहीं भी हो सकते हैं
जब तक उनके पास इंटरनेट कनेक्शन हो, तब तक टीम के सदस्य दुनिया में कहीं से भी दूरस्थ रूप से काम कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि एक टीम के लिए पूरी तरह से फैल जाना संभव है, जबकि अभी भी एक संगठित तरीके से काम कर रहा है। विभिन्न राज्यों या यहां तक कि देशों में सहकर्मी एक ही परियोजना पर आसानी से मिलकर काम कर सकते हैं, जिससे कर्मचारियों के स्थान पर ध्यान दिए बिना संगठनों को परियोजना के लिए सबसे अच्छी टीम मिलकर मदद मिलती है। इसका मतलब यह भी है कि जब कर्मचारी एक व्यापार यात्रा पर कार्यालय से दूर होते हैं, तो उन्हें परियोजना से डिस्कनेक्ट करने की आवश्यकता नहीं होती है, और इस तरह योगदान कर सकते हैं जैसे वे अपने डेस्क पर थे।
रिपोर्टिंग की आसानी
लगभग सभी कार्य परियोजनाओं में उनके साथ जुड़े कुछ प्रकार की रिपोर्टिंग होती है, और रिपोर्ट समय आमतौर पर तनावपूर्ण होता है। कभी-कभी, किसी निश्चित परियोजना के लिए किए गए कुछ गतिविधियों का ट्रैक खोना आसान होता है, खासकर जब आप एक बड़ी टीम के साथ काम कर रहे हों। हालांकि, एक अच्छा ऑनलाइन सहयोग उपकरण का उपयोग करके, विस्तृत रिपोर्ट तैयार करना आसान है जिसमें एक निश्चित परियोजना से जुड़े सभी गतिविधियां शामिल हैं, जिससे टीम के सदस्यों को परिणाम उत्पन्न करने वाली गतिविधियों पर काम करने का अधिक समय मिलता है।
क्रियाएं जल्दी से की जाती हैं
एक अच्छे ऑनलाइन सहयोग उपकरण के साथ, दस्तावेज़ों की समीक्षा के लिए मीटिंग या फोन कॉल की व्यवस्था करने की आवश्यकता नहीं है। दस्तावेजों को टूल में अपलोड किया जा सकता है, और समीक्षाकर्ताओं को स्वचालित रूप से ईमेल के माध्यम से अधिसूचित किया जा सकता है कि दस्तावेज़ अपलोड किए गए हैं। समीक्षाकर्ता तब दस्तावेज़ को एनोटेट कर सकते हैं और आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं और उन सभी टीम सदस्यों को सूचित कर सकते हैं जिन पर दस्तावेज़ की समीक्षा की गई है और तैयार है। यह एक परियोजना पर एक स्थिर और संगठित वर्कफ़्लो रखने के लिए बहुत आसान बनाता है, जब टीम के सदस्य तुरंत आवश्यक होने पर योगदान देते हैं।
दस्तावेज़ सभी एक ही स्थान पर संग्रहीत हैं
यह सभी टीम सदस्यों के लिए उनके स्थान के बावजूद सभी आवश्यक दस्तावेजों तक पहुंच बनाना आसान बनाता है। साथ ही, कर्मचारियों को यूएसबी स्टिक या अन्य स्टोरेज मीडिया पर दस्तावेज़ों को सहेजने की ज़रूरत नहीं है अगर वे दूरस्थ रूप से उन पर काम करने की योजना बनाते हैं, और दस्तावेज़ के किसी भी अपडेट को तत्काल देखा जाता है। दस्तावेज के विभिन्न संस्करणों को आगे और आगे ई-मेल करने की आवश्यकता नहीं है, और टीम के सदस्यों को हर समय पता है कि दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण को कहां मिलना है।