आप जिस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग कर रहे हैं उसके संस्करण के आधार पर, इसमें विभिन्न प्रकार के एप्लिकेशन हो सकते हैं। मूल पेशकश में आमतौर पर वर्ड, एक्सेल, पावरपॉइंट और आउटलुक होता है। पावरपॉइंट किसी अंतर्निहित सुरक्षा की प्रतीत नहीं करता है, लेकिन वर्ड, एक्सेल और आउटलुक सभी कुछ स्तर की एन्क्रिप्शन प्रदान करते हैं।
वर्ड डॉक्स सुरक्षित करना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज (वर्ड 2000 और नए) के लिए, आप फ़ाइल को सहेजते समय उच्च स्तर की सुरक्षा चुन सकते हैं। बस "सहेजें" पर क्लिक करने के बजाय, फ़ाइल पर क्लिक करें , फिर इस रूप में सहेजें और इन चरणों का पालन करें:
- फ़ाइल सहेजें संवाद बॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में टूल्स पर क्लिक करें
- सुरक्षा विकल्प पर क्लिक करें
- सुरक्षा विकल्प बॉक्स विभिन्न विकल्पों को प्रदान करता है:
- यदि आप चाहते हैं कि फ़ाइल बिना पासवर्ड के पूरी तरह से पहुंच योग्य हो, तो आप पासवर्ड के बगल में स्थित बॉक्स में एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं
- वर्ड 2002 और 2003 में, आप उच्च स्तर की एन्क्रिप्शन चुनने के लिए पासवर्ड बॉक्स के बगल में स्थित उन्नत बटन पर क्लिक कर सकते हैं जिसमें ब्रेक करना मुश्किल होता है
- यदि आप फाइल खोलने के लिए दूसरों के लिए ठीक है, तो आप पासवर्ड के बगल में दिए गए बॉक्स में एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं, लेकिन आप फ़ाइल को कौन बदल सकते हैं इसे प्रतिबंधित करना चाहते हैं
- सुरक्षा विकल्प बॉक्स के नीचे दस्तावेज़ की गोपनीयता की सुरक्षा के लिए कुछ विकल्प भी प्रदान करते हैं:
- सहेजने पर फ़ाइल गुणों से व्यक्तिगत जानकारी निकालें
- ट्रैक किए गए परिवर्तन या टिप्पणियों वाली फ़ाइल को प्रिंट करने, सहेजने या भेजने से पहले चेतावनी दें
- मर्ज सटीकता में सुधार करने के लिए यादृच्छिक संख्या स्टोर करें
- खोलने या सहेजते समय छुपा मार्कअप दृश्यमान बनाएं
- सुरक्षा विकल्प बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
- अपनी फ़ाइल के लिए एक नाम का चयन करें और सहेजें पर क्लिक करें
एक्सेल फ़ाइलों को सुरक्षित करना
एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को सुरक्षा की एक बहुत ही समान शैली प्रदान करता है। बस फ़ाइल पर क्लिक करें , इस रूप में सहेजें और इन चरणों का पालन करें:
- फ़ाइल सहेजें संवाद बॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में टूल्स पर क्लिक करें
- सामान्य विकल्प पर क्लिक करें
- यदि आप चाहते हैं कि फ़ाइल बिना पासवर्ड के पूरी तरह से पहुंच योग्य हो, तो आप पासवर्ड के बगल में स्थित बॉक्स में एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं
- आप उच्च स्तर की एन्क्रिप्शन चुनने के लिए पासवर्ड बॉक्स के बगल में स्थित उन्नत बटन पर क्लिक कर सकते हैं जिसमें ब्रेक करना मुश्किल होता है
- यदि आप फाइल खोलने के लिए दूसरों के लिए ठीक है, तो आप पासवर्ड के बगल में दिए गए बॉक्स में एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं, लेकिन आप फ़ाइल को कौन बदल सकते हैं इसे प्रतिबंधित करना चाहते हैं
- सामान्य विकल्प बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें
- अपनी फ़ाइल के लिए एक नाम का चयन करें और सहेजें पर क्लिक करें
आउटलुक पीएसटी फ़ाइलों को सुरक्षित करना
वास्तविक डिजिटल हस्ताक्षर और इनकमिंग या आउटगोइंग ईमेल संदेशों और उनके फ़ाइल अनुलग्नकों की एन्क्रिप्शन एक पूरी तरह से अलग मुद्दा है जिसे एक और बार समझाया जाएगा। हालांकि, यदि आप अपने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक फ़ोल्डर्स से पीएसटी फ़ाइल में डेटा निर्यात करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षा जोड़ सकते हैं कि डेटा दूसरों द्वारा उपलब्ध नहीं है। बस इन चरणों का पालन करें:
- फ़ाइल पर क्लिक करें
- आयात और निर्यात का चयन करें
- एक फ़ाइल में निर्यात चुनें और अगला क्लिक करें
- व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) का चयन करें और अगला क्लिक करें
- उस फ़ोल्डर या फ़ोल्डरों को चुनें जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं (और यदि आप चाहें तो उपफोल्डर्स को शामिल करने के लिए बॉक्स का चयन करें ) और फिर अगला क्लिक करें
- आउटपुट पथ और फ़ाइल नाम चुनें और अपनी निर्यात फ़ाइल के विकल्पों में से एक का चयन करें, फिर समाप्त क्लिक करें
- निर्यात किए गए सामानों के साथ डुप्लिकेट बदलें
- डुप्लिकेट आइटम बनाने की अनुमति दें
- डुप्लिकेट आइटम निर्यात न करें
- एन्क्रिप्शन सेटिंग के तहत, निम्न विकल्पों में से एक का चयन करें
- कोई एन्क्रिप्शन नहीं
- संपीड़ित एन्क्रिप्शन
- उच्च एन्क्रिप्शन
- स्क्रीन के निचले हिस्से में, एन्क्रिप्टेड पीएसटी फ़ाइल खोलने के लिए उपयोग करने के लिए एक पासवर्ड दर्ज करें (आपको यह सत्यापित करने के लिए दोनों बॉक्स में एक ही पासवर्ड दर्ज करना होगा कि आपने जिस तरह से पासवर्ड बनाया है, अन्यथा आप अपना खुद का खोल नहीं पाएंगे फाइल)
- यह चुनें कि यह पासवर्ड अपनी पासवर्ड सूची में भी सहेजें या नहीं
- फ़ाइल निर्यात को पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें
(एंडी ओ'डोनेल द्वारा संपादित)