आउटलुक फ़ोल्डर्स, उपफोल्डर्स और श्रेणियों के साथ व्यवस्थित रहें
कोई भी व्यक्ति जो बड़ी मात्रा में ईमेल प्राप्त करता है उसे Outlook.com और Outlook 2016 में फ़ोल्डर्स बनाने से लाभ हो सकता है। चाहे आप उन्हें "ग्राहक," "परिवार," "बिल" या अन्य विकल्पों को लेबल करना चुनते हैं, वे आपके इनबॉक्स को सरल बनाते हैं और आपको अपना मेल व्यवस्थित करने में मदद करता है। यदि आप उपफोल्डर जोड़ना चाहते हैं- अपने परिवार के प्रत्येक सदस्य के लिए एक फ़ोल्डर के अंदर एक कहें, तो आप भी ऐसा कर सकते हैं। आउटलुक उन श्रेणियों को भी प्रदान करता है जिन्हें आप व्यक्तिगत ईमेल को असाइन कर सकते हैं। अपने Outlook मेल खाते को व्यवस्थित करने के लिए कस्टम ईमेल फ़ोल्डर्स, उपफोल्डर्स और श्रेणियों का उपयोग करें।
इनबॉक्स के बाहर Outlook में संदेशों को स्थानांतरित करना
यदि आप मुख्य इनबॉक्स के अलावा किसी अन्य स्थान पर मेल स्टोर करना चाहते हैं, तो आपको Outlook में फ़ोल्डर बनाने का तरीका सीखना होगा। फ़ोल्डर्स जोड़ना आसान है; आप उपनामकों का उपयोग करके पदानुक्रमों में फ़ोल्डरों को चुनने और व्यवस्थित करने के रूप में उन्हें नाम दे सकते हैं। संदेशों को व्यवस्थित करने के लिए, आप श्रेणियों का भी उपयोग कर सकते हैं।
Outlook.com में नया फ़ोल्डर कैसे बनाएं
Outlook.com पर एक नया शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर जोड़ने के लिए, वेब पर अपने खाते में लॉग इन करें और फिर:
- मुख्य स्क्रीन के बाईं ओर नेविगेशन पैनल पर अपने माउस को इनबॉक्स पर होवर करें।
- इनबॉक्स के बगल में दिखाई देने वाले प्लस चिह्न पर क्लिक करें।
- उस फ़ोल्डर को टाइप करें जो आप फ़ोल्डर्स की सूची के नीचे दिखाई देने वाले फ़ील्ड में नए कस्टम फ़ोल्डर के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
- फ़ोल्डर को सहेजने के लिए एंटर पर क्लिक करें ।
Outlook.com में सबफ़ोल्डर कैसे बनाएं
मौजूदा Outlook.com फ़ोल्डर के सबफ़ोल्डर के रूप में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए:
- उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें (या नियंत्रण-क्लिक करें ) जिसके तहत आप नया सबफ़ोल्डर बनाना चाहते हैं।
- दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू से नया सबफ़ोल्डर बनाएं चुनें।
- प्रदान किए गए क्षेत्र में नया फ़ोल्डर का वांछित नाम टाइप करें।
- सबफ़ोल्डर को सहेजने के लिए एंटर पर क्लिक करें ।
आप सूची में किसी फ़ोल्डर को क्लिक और ड्रैग भी कर सकते हैं और इसे सबफ़ोल्डर बनाने के लिए इसे किसी भिन्न फ़ोल्डर के शीर्ष पर छोड़ सकते हैं।
कई नए फ़ोल्डरों को बनाने के बाद, आप एक ईमेल पर क्लिक कर सकते हैं और संदेश को नए फ़ोल्डर में से किसी एक में स्थानांतरित करने के लिए मेल स्क्रीन के शीर्ष पर स्थानांतरित करने के लिए विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
Outlook 2016 में नया फ़ोल्डर कैसे जोड़ें
Outlook 2016 में फ़ोल्डर फलक में नया फ़ोल्डर जोड़ना वेब प्रक्रिया के समान है:
- Outlook मेल के बाएं नेविगेशन फलक में, उस क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें जहां आप फ़ोल्डर जोड़ना चाहते हैं।
- नया फ़ोल्डर क्लिक करें।
- फ़ोल्डर के लिए एक नाम दर्ज करें।
- एंटर दबाएं।
अपने ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए बनाए गए नए फ़ोल्डर्स में अपने इनबॉक्स (या किसी अन्य फ़ोल्डर) से अलग-अलग संदेशों को क्लिक और खींचें।
आप विशिष्ट प्रेषकों से ईमेल को फ़िल्टर करने के लिए Outlook में नियम भी सेट अप कर सकते हैं ताकि आपको इसे मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता न हो।
अपने संदेशों को रंग कोड में श्रेणियों का उपयोग करें
आप डिफ़ॉल्ट श्रेणी कोड का उपयोग कर सकते हैं या अपनी श्रेणी वरीयताओं को सेट करके उन्हें वैयक्तिकृत कर सकते हैं। Outlook.com में ऐसा करने के लिए, आप सेटिंग गियर > विकल्प > मेल > लेआउट > श्रेणियों पर जाते हैं। वहां, आप रंगों और श्रेणियों का चयन कर सकते हैं और इंगित कर सकते हैं कि आप उन्हें फ़ोल्डर फलक के नीचे दिखाई देना चाहते हैं, जहां आप उन्हें अलग-अलग ईमेल पर लागू करने के लिए क्लिक करते हैं। आप अधिक आइकन से उपलब्ध श्रेणियों तक भी पहुंच सकते हैं।
अधिक आइकन का उपयोग कर ईमेल पर एक श्रेणी रंग लागू करने के लिए:
- संदेश सूची में ईमेल पर क्लिक करें।
- स्क्रीन के शीर्ष पर तीन-क्षैतिज-बिंदु अधिक आइकन पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू में श्रेणियां चुनें।
- उस ईमेल कोड या श्रेणी पर क्लिक करें जिसे आप ईमेल पर लागू करना चाहते हैं। संदेश सूची में ईमेल के आगे एक रंग सूचक दिखाई देता है और खुले ईमेल के शीर्षलेख।
प्रक्रिया आउटलुक में समान है। रिबन में श्रेणियों के आइकन का पता लगाएं और उन रंगों के बगल में स्थित बॉक्स में चेक डालें जिन्हें आप उपयोग करना चाहते हैं या नाम बदलना चाहते हैं। फिर, व्यक्तिगत ईमेल पर क्लिक करें और रंग कोड लागू करें। यदि आप विशेष रूप से संगठित व्यक्ति हैं तो आप प्रत्येक ईमेल पर एक से अधिक रंग कोड लागू कर सकते हैं।