समय बचाने के लिए अपना खुद का शब्द टेम्पलेट बनाएं, लेकिन पहले उन्हें तैयार करें
यदि आप अक्सर ऐसे दस्तावेज़ बनाते हैं जिनमें एक ही विशेष स्वरूपण होता है लेकिन हमेशा एक ही टेक्स्ट नहीं होते हैं- जैसे चालान, पैकिंग स्लिप्स, फॉर्म पत्र इत्यादि- आप प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं और स्वयं को एक बहुत समय बचा सकते हैं शब्द में टेम्पलेट।
टेम्पलेट क्या है?
टेम्पलेट्स से अपरिचित लोगों के लिए, यहां एक त्वरित स्पष्टीकरण है: एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेम्पलेट एक प्रकार का दस्तावेज़ है जो इसे खोलने पर स्वयं की एक प्रति बनाता है। इस प्रति में टेम्पलेट और टेबल जैसे टेम्पलेट के सभी डिज़ाइन और स्वरूपण हैं, लेकिन आप मूल टेम्पलेट को बदलने के बिना सामग्री दर्ज करके इसे संशोधित कर सकते हैं।
आप जितनी बार चाहें टेम्पलेट खोल सकते हैं, और हर बार जब यह एक नए दस्तावेज़ के लिए स्वयं की एक नई प्रति बनाता है। बनाई गई फ़ाइल को मानक वर्ड फ़ाइल प्रकार (उदाहरण के लिए, .docx) के रूप में सहेजा जाता है।
एक वर्ड टेम्पलेट में स्वरूपण, शैलियों, बॉयलरप्लेट टेक्स्ट, मैक्रोज़ , हेडर और पाद लेख, साथ ही कस्टम शब्दकोश , टूलबार और ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियां हो सकती हैं ।
वर्ड टेम्पलेट की योजना बनाना
अपना वर्ड टेम्पलेट बनाने से पहले, उन विवरणों की एक सूची बनाना एक अच्छा विचार है, जिसमें आप शामिल करना चाहते हैं। जिस समय आप योजना बनाते हैं, वह आपको लंबे समय तक अधिक समय बचाएगा।
यहां शामिल करने के बारे में कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- कोई भी पाठ जो टेम्पलेट के आधार पर सभी दस्तावेजों में होना चाहिए।
- कॉलम, मार्जिन, टैब स्टॉप, एंडनोट्स, फुटनोट इत्यादि जैसे प्रारूपण
- मैक्रोज़ आप उपयोग करना चाहते हैं लेकिन इस दस्तावेज़ के लिए विशिष्ट हैं।
- अक्षरों के लिए, एक दिनांक फ़ील्ड डालें जो प्रत्येक बार टेम्पलेट खोले जाने पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।
- अक्षरों के लिए, अपना पता और संपर्क जानकारी शामिल करें।
- जानकारी के लिए फ़ील्ड्स या ऑटोटेक्स्ट का उपयोग करें जो बदल सकता है लेकिन हमेशा एक ही प्रकार की जानकारी (उदाहरण के लिए, पेज नंबर, दस्तावेज़ शीर्षक, फ़ाइल पथ इत्यादि) होगा। इस तरह की जानकारी अक्सर शीर्षलेख और पाद लेख में होती है।
- यदि आपके दस्तावेज़ में विभिन्न स्वरूपण वाले अनुभाग शामिल हैं, तो आप वर्णनात्मक प्लेसहोल्डर टेक्स्ट, जैसे कि TITLE या HEADING का उपयोग कर सकते हैं, जिसे आप टेम्पलेट से बनाई गई प्रतिलिपि में टाइप कर सकते हैं। इस तरह से उस खंड के लिए विशिष्ट स्वरूपण होगा।
एक बार जब आप अपनी इच्छित चीज़ों की रूपरेखा लें, तो प्रोटोटाइप दस्तावेज़ को रिक्त वर्ड दस्तावेज़ में रखें। आपके द्वारा सूचीबद्ध सभी तत्वों और डिज़ाइन को अपने दस्तावेज़ों के लिए शामिल करें।
अपना नया टेम्पलेट सहेजा जा रहा है
इन चरणों का पालन करके अपने दस्तावेज़ को टेम्पलेट के रूप में सहेजें:
वर्ड 2003
- शीर्ष मेनू में फ़ाइल पर क्लिक करें।
- इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें ...
- उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप अपना टेम्पलेट सहेजना चाहते हैं। शब्द टेम्पलेट्स के लिए डिफ़ॉल्ट सहेजने स्थान में शुरू होता है। ध्यान रखें कि डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ के अलावा अन्य स्थानों में सहेजे गए टेम्पलेट्स नए दस्तावेज़ बनाते समय टेम्पलेट्स संवाद बॉक्स में प्रकट नहीं होंगे।
- "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में, एक पहचानने योग्य टेम्पलेट फ़ाइल नाम टाइप करें।
- "प्रकार के रूप में सहेजें" ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें और दस्तावेज़ टेम्पलेट का चयन करें।
- सहेजें पर क्लिक करें ।
वर्ड 2007
- ऊपरी बाईं ओर स्थित Microsoft Office बटन पर क्लिक करें।
- अपने माउस पॉइंटर को इस रूप में सहेजें पर रखें ...। खुलने वाले द्वितीयक मेनू में, वर्ड टेम्पलेट पर क्लिक करें।
- उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप अपना टेम्पलेट सहेजना चाहते हैं। शब्द टेम्पलेट्स के लिए डिफ़ॉल्ट सहेजने स्थान में शुरू होता है। ध्यान रखें कि डिफ़ॉल्ट स्थान के अलावा अन्य स्थानों में सहेजे गए टेम्पलेट टेम्पलेट्स संवाद बॉक्स में प्रकट नहीं होंगे।
- "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में, एक पहचानने योग्य टेम्पलेट फ़ाइल नाम टाइप करें।
- सहेजें पर क्लिक करें ।
शब्द 2010 और बाद के संस्करण
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
- इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें ...
- उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप अपना टेम्पलेट सहेजना चाहते हैं। शब्द टेम्पलेट्स के लिए डिफ़ॉल्ट सहेजने स्थान में शुरू होता है। ध्यान रखें कि डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ के अलावा अन्य स्थानों में सहेजे गए टेम्पलेट्स नए दस्तावेज़ बनाते समय टेम्पलेट्स संवाद बॉक्स में प्रकट नहीं होंगे।
- "फ़ाइल नाम" फ़ील्ड में, एक पहचानने योग्य टेम्पलेट फ़ाइल नाम टाइप करें।
- "प्रकार के रूप में सहेजें" ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें और दस्तावेज़ टेम्पलेट का चयन करें।
- सहेजें पर क्लिक करें ।
आपका दस्तावेज़ अब फ़ाइल एक्सटेंशन .dot या .dotx के साथ टेम्पलेट के रूप में सहेजा गया है जिसका उपयोग इसके आधार पर नए दस्तावेज़ उत्पन्न करने के लिए किया जा सकता है।