यदि आपके पास कई दस्तावेज़ हैं जिन्हें आपको गठबंधन करने की आवश्यकता है, लेकिन उन्हें मैन्युअल रूप से संयोजित करने और फ़ॉर्मेटिंग को समेकित करने की परेशानी से गुजरना नहीं चाहते हैं, तो एक मास्टर दस्तावेज़ क्यों न बनाएं? आप सोच रहे होंगे कि सभी पृष्ठ संख्याओं , अनुक्रमणिका, और सामग्री की तालिका के साथ क्या होगा। मास्टर दस्तावेज़ सुविधा इसे संभाल सकता है! अपने एकाधिक दस्तावेज़ों को एक एकल वर्ड फ़ाइल में बदलें।
यह क्या है?
एक मास्टर फाइल क्या है? अनिवार्य रूप से, यह अलग-अलग वर्ड फ़ाइलों (जिन्हें उप-दस्तावेज भी कहा जाता है) के लिए लिंक दिखाता है। इन उप-दस्तावेज़ों की सामग्री मास्टर दस्तावेज़ में नहीं है, केवल उनके लिए लिंक हैं। इसका मतलब है कि उप-दस्तावेज़ों को संपादित करना आसान है क्योंकि आप इसे अन्य दस्तावेजों में बाधा डाले बिना व्यक्तिगत आधार पर कर सकते हैं। इसके अलावा, अलग-अलग दस्तावेज़ों में किए गए संपादन स्वचालित रूप से मास्टर दस्तावेज़ में अपडेट किए जाएंगे। यहां तक कि यदि दस्तावेज़ पर एक से अधिक व्यक्ति काम कर रहे हैं, तो आप मास्टर दस्तावेज़ के माध्यम से विभिन्न लोगों को इसके विभिन्न हिस्सों को भेज सकते हैं।
आइए आपको दिखाएं कि एक मास्टर दस्तावेज़ और उसके उप-दस्तावेज़ कैसे बनाएं। हम मौजूदा दस्तावेजों के एक सेट से मास्टर दस्तावेज़ भी बनाएंगे और मास्टर दस्तावेज़ के लिए सामग्री की तालिका कैसे बनाएं।
स्क्रैच से मास्टर दस्तावेज़ बनाना
इसका मतलब है कि आपके पास कोई मौजूदा उप-दस्तावेज़ नहीं है। प्रारंभ करने के लिए, एक नया (खाली) शब्द दस्तावेज़ खोलें और इसे फ़ाइल नाम से सहेजें (जैसे "मास्टर।")
अब, "फ़ाइल" पर जाएं, फिर "आउटलाइन" पर क्लिक करें। शैली मेनू का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ के शीर्षलेखों में टाइप कर सकते हैं। आप शीर्षक को विभिन्न स्तरों में रखने के लिए रूपरेखा उपकरण अनुभाग का भी उपयोग कर सकते हैं।
जब आप पूरा कर लें, आउटलाइनिंग टैब पर जाएं और "मास्टर दस्तावेज़ में दस्तावेज़ दिखाएं" चुनें।
यहां, आपके पास रूपरेखा के लिए और भी विकल्प होंगे। आपने जिस रूपरेखा को लिखा है उसे हाइलाइट करें और "बनाएं" दबाएं।
अब प्रत्येक दस्तावेज़ की अपनी खिड़की होगी। अपने मास्टर दस्तावेज़ को फिर से सहेजना सुनिश्चित करें।
मास्टर दस्तावेज़ में प्रत्येक विंडो एक उप-दस्तावेज है। इन उप-दस्तावेज़ों के लिए फ़ाइल नाम मास्टर दस्तावेज़ में प्रत्येक विंडो के लिए शीर्षक का नाम होगा।
यदि आप पिछले दृश्य पर जाना चाहते हैं, तो "आउटलाइन व्यू बंद करें" दबाएं।
आइए मास्टर दस्तावेज़ में सामग्री की एक तालिका जोड़ें। दस्तावेज़ कर्सर की शुरुआत में अपने कर्सर को होवर करें और " संदर्भ " पर जाएं और फिर "सामग्री तालिका" पर क्लिक करें। स्वचालित तालिका विकल्पों से इच्छित विकल्प चुनें।
आप "होम" पर जा सकते हैं और फिर "पैराग्राफ" पर क्लिक कर सकते हैं और सेक्शन ब्रेक देखने के लिए पैराग्राफ प्रतीक पर क्लिक कर सकते हैं और वे किस प्रकार हैं।
नोट: जब आप स्क्रैच से मास्टर दस्तावेज़ बनाते हैं तो कोई वर्ड ब्रेक नहीं होता है, तो प्रत्येक वर्ड डॉक्यूमेंट से पहले और बाद में एक अखंड खंड ब्रेक डालता है। फिर भी, आप अलग-अलग सेक्शन ब्रेक के प्रकार को बदल सकते हैं।
जब हमारा दस्तावेज़ रूपरेखा मोड में होता है तो हमारा उदाहरण विस्तारित उप-दस्तावेज़ दिखाता है।
मौजूदा दस्तावेजों से एक मास्टर दस्तावेज़ बनाना
हो सकता है कि आपके पास पहले से ही दस्तावेज़ हैं जिन्हें आप एक मास्टर दस्तावेज़ में जोड़ना चाहते हैं। एक नया (रिक्त) वर्ड डॉक खोलकर शुरू करें और इसे फ़ाइल नाम में "मास्टर" से सहेजें।
"व्यू" पर जाएं, फिर आउटलाइनिंग टैब तक पहुंचने के लिए "रूपरेखा" पर क्लिक करें। फिर "मास्टर दस्तावेज़ में दस्तावेज़ दिखाएं" चुनें और "सम्मिलित करें" पर क्लिक करने से पहले एक उप-दस्तावेज़ जोड़ें।
सम्मिलित उप-दस्तावेज़ मेनू आपको उन दस्तावेज़ों के स्थान दिखाएगा जिन्हें आप सम्मिलित कर सकते हैं। पहला चुनें और "ओपन" दबाएं।
नोट: अपने सभी उप-दस्तावेज़ों को एक ही निर्देशिका या फ़ोल्डर में मास्टर दस्तावेज़ के रूप में रखने का प्रयास करें।
एक पॉप-अप बॉक्स आपको बता सकता है कि आपके पास उप-दस्तावेज़ और मास्टर दस्तावेज़ दोनों के लिए समान शैली है। "सभी को हां" दबाएं ताकि सबकुछ सुसंगत रहे।
अब मास्टर दस्तावेज़ में इच्छित सभी उप-दस्तावेज़ों को सम्मिलित करने के लिए इस प्रक्रिया को दोहराएं। अंत में, आउटलाइनिंग टैब में "उपखंडों को संकुचित करें" पर क्लिक करके उप-दस्तावेज़ों को कम करें।
इससे पहले कि आप उप-दस्तावेजों को ध्वस्त कर सकें, आपको सहेजने की जरूरत है।
प्रत्येक उप-दस्तावेज़ बॉक्स आपके उप-दस्तावेज़ फ़ाइलों के लिए पूरा मार्ग दिखाएगा। आप अपने प्रतीक (ऊपरी बाएं कोने,) पर या "Ctrl + क्लिक" का उपयोग करके डबल-क्लिक करके एक उप-दस्तावेज़ खोल सकते हैं।
नोट: मौजूदा वर्ड डॉक्स को मास्टर फ़ाइल में आयात करना मतलब है कि शब्द प्रत्येक उप-दस्तावेज़ के पहले और बाद में पेज ब्रेक डालेगा। यदि आप चाहें तो सेक्शन ब्रेक टाइप बदल सकते हैं।
आप "व्यू" पर जाकर आउटलाइन व्यू के बाहर मास्टर दस्तावेज़ देख सकते हैं और फिर "प्रिंट लेआउट" पर क्लिक करें।
आप स्क्रैच से बनाए गए मास्टर दस्तावेज़ों के लिए वैसे ही सामग्री की एक तालिका जोड़ सकते हैं।
अब जब सभी उप-दस्तावेज़ मास्टर दस्तावेज़ में हैं, तो हेडर और पाद लेख जोड़ने या संपादित करने में संकोच न करें। आप सामग्रियों की तालिका को संपादित कर सकते हैं, एक इंडेक्स बना सकते हैं, या दस्तावेजों के अन्य हिस्सों को संपादित कर सकते हैं।
यदि आप माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड के पहले संस्करण में मास्टर दस्तावेज़ बना रहे हैं, तो यह दूषित हो सकता है। यदि ऐसा होता है तो Microsoft Answers साइट आपकी मदद कर सकती है।