Outlook में वितरण सूची के रूप में संपर्क श्रेणियों का उपयोग कैसे करें

समूह और वितरण सूची के लिए एक वैकल्पिक

आउटलुक वितरण सूचियां तेजी से लोगों के समूह को भेजने के लिए आसान हैं। वे खोजना मुश्किल है, प्रशासन करने में कठोर और बूट करने के लिए थोड़ा मुश्किल है। वर्गीकृत संपर्क आउटलुक मेल विलय का उपयोग कर लचीली ईमेल वितरण सूचियों के लिए बनाते हैं।

आउटलुक आपको अपने संपर्कों में किसी भी श्रेणी को असाइन करने देता है। फिर आप अपनी एड्रेस बुक को श्रेणी-और, प्रतिष्ठा से सॉर्ट कर सकते हैं, यहां आपकी नई सुरुचिपूर्ण, बहुमुखी और स्थिर वितरण सूची है।

Outlook में वितरण सूची के रूप में संपर्क श्रेणियों का उपयोग करें

आप निम्न चरणों के साथ Outlook में श्रेणियों के साथ एक वितरण या मेलिंग सूची बना सकते हैं।

1. Outlook में संपर्क खोलें।
   • उदाहरण के लिए, Ctrl-3 दबाएं ।
2. सुनिश्चित करें कि आप जिस नई संपर्क को अपनी नई वितरण सूची में जोड़ना चाहते हैं उसे हाइलाइट किया गया है।
   • लोगों को अपने Outlook संपर्कों में अभी तक जोड़ने के लिए, निश्चित रूप से, Ctrl-N का उपयोग करके उन्हें पहले बनाएं।
   • आप माउस का उपयोग करके उन्हें चुनते समय Shift-Ctrl दबाकर एकाधिक प्रविष्टियों को हाइलाइट कर सकते हैं, और अकेले शिफ़्ट को दबाकर एक सीमा को हाइलाइट कर सकते हैं।
3. सुनिश्चित करें कि होम रिबन का चयन और विस्तार किया गया है।
4. टैग अनुभाग में वर्गीकरण पर क्लिक करें।
5. ड्रॉप-डाउन मेनू से सभी श्रेणियां ... चुनें।
6. रंग श्रेणियाँ विंडो में नया क्लिक करें।
7. नाम सूची के तहत वितरण सूची के वांछित नाम (जैसे "मित्र और परिवार (सूची)") दर्ज करें ।
8. रंग के नीचे कोई भी नहीं चुनें : या, ज़ाहिर है, वांछित रंग।
9. ठीक क्लिक करें।
10. रंग श्रेणियों विंडो में नई श्रेणी की जांच करने के बाद अब ठीक क्लिक करें।

किसी भी समय वितरण सूची में नए सदस्यों को जोड़ने के लिए:

1. Outlook में संपर्कों पर जाएं।
2. उन सभी संपर्कों को हाइलाइट करें जिन्हें आप सूची में जोड़ना चाहते हैं।
3. सुनिश्चित करें कि होम रिबन का विस्तार किया गया है।
4. रिबन के टैग अनुभाग में वर्गीकृत करें पर क्लिक करें।
5. सुनिश्चित करें कि सूची की श्रेणी का चयन किया गया है।
   • यदि श्रेणी मेनू में प्रकट नहीं होती है:
     1. मेनू से सभी श्रेणियां ... चुनें।
     2. सुनिश्चित करें कि सूची कॉलम में सूची की श्रेणी चेक की गई है।
     3. ठीक क्लिक करें।

अपनी श्रेणी वितरण सूची में एक संदेश भेजें

श्रेणी-संचालित वितरण सूची के सभी सदस्यों को एक नया संदेश या मीटिंग अनुरोध लिखने के लिए:

1. Outlook में संपर्कों पर जाएं।
2. संपर्क खोजें पर क्लिक करें।
   • आप Ctrl-E भी दबा सकते हैं।
3. सुनिश्चित करें कि खोज रिबन का विस्तार किया गया है।
4. खोज रिबन के परिशोधन खंड में वर्गीकृत पर क्लिक करें।
5. दिखाई देने वाले मेनू से वांछित श्रेणी का चयन करें।
6. होम रिबन खोलें।
7. क्रिया अनुभाग में मेल मर्ज क्लिक करें।
8. सुनिश्चित करें कि वर्तमान दृश्य में सभी संपर्क संपर्कों के तहत चुने गए हैं।
9. आमतौर पर, सुनिश्चित करें
   • प्रपत्र पत्र दस्तावेज़ प्रकार के तहत चुना गया है : और
   • विलय के तहत ई-मेल मर्ज विकल्प अनुभाग में।
10. संदेश विषय पंक्ति के तहत ईमेल के लिए विषय दर्ज करें:।
11. ठीक क्लिक करें।
12. वर्ड में ईमेल के टेक्स्ट लिखें।
    • आप प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए बधाई अनुकूलित करने के लिए मेलिंग रिबन के लिखें और सम्मिलित फ़ील्ड अनुभाग में टूल का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, और अन्य पता पुस्तिका फ़ील्ड डालें या उपयोग करें।
    • पूर्वावलोकन परिणाम आपको यह जांचने देता है कि प्रत्येक फ़ीचर और नियम प्रत्येक प्राप्तकर्ता के ईमेल टेक्स्ट में क्या उत्पादन करेंगे।
13. मेलिंग रिबन के फिनिश अनुभाग में समाप्त करें और मर्ज करें पर क्लिक करें ।
14. दिखाई देने वाले मेनू से ईमेल संदेश भेजें ... चुनें।
15. सुनिश्चित करें कि उचित ईमेल पता पुस्तिका फ़ील्ड (आमतौर पर ईमेल ) को संदेश विकल्पों के लिए निम्न में चुना गया है।

1. मेल प्रारूप के तहत सादा पाठ या HTML (प्रारूपण शामिल है) का चयन करें:।
   • इस चयन के लिए अनुलग्नक से बचने के लिए आमतौर पर बेहतर होता है; यह संदेश के पाठ को वर्ड अटैचमेंट के रूप में वितरित करेगा, जो प्राप्तकर्ता आमतौर पर सीधे नहीं पढ़ सकते हैं लेकिन अलग से खोलना है।
2. सुनिश्चित करें कि सभी को रिकॉर्ड भेजें के तहत चुना गया है।
3. ठीक क्लिक करें।
4. अगर संकेत दिया गया:
   1. एक प्रोग्राम के तहत अनुमति दें क्लिक करें Outlook में संग्रहीत ई-मेल पता जानकारी तक पहुंचने का प्रयास कर रहा है।

आप दस्तावेज़ में शब्द को बंद और त्याग सकते हैं या सहेज सकते हैं।

Outlook 2007 में वितरण सूची के रूप में संपर्क श्रेणियों का उपयोग करें

Outlook 2007 में श्रेणियों के साथ वितरण या मेलिंग सूची बनाने के लिए:

• Outlook में संपर्कों पर जाएं।
• उन सभी संपर्कों को हाइलाइट करें जिन्हें आप अपनी नई वितरण सूची में जोड़ना चाहते हैं।
  • लोगों को अपने Outlook संपर्कों में अभी तक जोड़ने के लिए, उन्हें पहले Ctrl-N का उपयोग करके बनाएं।
• वर्गीकृत टूलबार बटन पर क्लिक करें।
  • आप मेनू से क्रियाएं> वर्गीकरण भी चुन सकते हैं।
• ड्रॉप-डाउन मेनू से सभी श्रेणियां ... चुनें।
• नया क्लिक करें ...
• वितरण सूची के वांछित नाम टाइप करें (उदाहरण के लिए "मित्र और परिवार (सूची)")।
• रंग से कोई भी चुनें : ड्रॉप-डाउन मेनू।
• ठीक क्लिक करें।
• नई श्रेणी की जांच हो जाने के बाद ठीक क्लिक करें।

बाद में नए सदस्यों को जोड़ने के लिए, उन्हें उचित श्रेणी को अलग-अलग असाइन करें।

Outlook 2007 में अपनी श्रेणी वितरण सूची में एक संदेश भेजें

श्रेणी-संचालित वितरण सूची के सभी सदस्यों को एक नया संदेश या मीटिंग अनुरोध लिखने के लिए:

• Outlook में संपर्कों पर जाएं।
• मेनू से श्रेणी के अनुसार देखें> वर्तमान दृश्य> चुनें।
• वांछित सूची श्रेणी के शीर्षक पर क्लिक करें।
• क्रियाएं> बनाएं> संपर्क या क्रियाओं के लिए नया संदेश > बनाएं> मेनू से संपर्क करने के लिए नया मीटिंग अनुरोध चुनें।
• यदि Outlook आपको सूचित करता है कि ठीक है पर क्लिक करें कि आपकी कार्रवाई समूह के सभी आइटमों पर लागू होगी।
• टू ... फ़ील्ड में क्लिक करें।
  • आउटलुक ने सभी पते को फ़ील्ड में रखा है। सूची संदेशों के लिए, पते को प्रकट करने से बचने के लिए बीसीसी में सभी पते आमतौर पर बेहतर होते हैं : फ़ील्ड । यदि उपयुक्त हो, तो आप पते को फ़ील्ड में निश्चित रूप से छोड़ सकते हैं, या उन्हें सीसी: फ़ील्ड में ले जा सकते हैं।
  • एकाधिक ईमेल पतों वाले संपर्कों के लिए, आउटलुक ने प्रत्येक डाला है। अनियंत्रित पते को हटाना सबसे अच्छा है।
• Ctrl-A दबाएं ।
• Ctrl-X दबाएं ।
• सुनिश्चित करें कि बीसीसी ... फ़ील्ड दिखाई दे रहा है।
• बीसीसी ... फ़ील्ड में क्लिक करें।
• Ctrl-V दबाएं ।
• अपने ईमेल पते को ... फ़ील्ड में टाइप करें।
• संदेश या मीटिंग अनुरोध लिखना जारी रखें।

(आउटलुक 2007 और आउटलुक 2016 के साथ परीक्षण किया गया)