Outlook में पुराना मेल संग्रहित करें और पीएसटी फ़ाइल को छोटा रखें

चूंकि आप Outlook में रखे मेल के ढेर के रूप में बढ़ते हैं, इसलिए आम तौर पर ऐसा लगता है कि वह ऐसा करने के लिए Outlook को लेता है जो आप करना चाहते हैं। पीएसटी फ़ाइल आकार सीमा लूम। ( पीएसटी या "पर्सनल फ़ोल्डर्स" फ़ाइल , ज़ाहिर है, जहां आउटलुक कैलेंडर , संपर्क और ईमेल सहित आपके सभी डेटा रखता है।)

एक छोटी पीएसटी फ़ाइल एक तेज पीएसटी फ़ाइल है

किसी भी तरह से, यह आपके मुख्य पीएसटी फ़ाइल के आकार को छोटे और प्रबंधनीय रखने का भुगतान करता है। आप ऑटोआर्किव का उपयोग कर Outlook में से कुछ कर सकते हैं। या आप अपने संदेशों को अधिक पीएसटी फाइलों के बीच विभाजित करते हैं, जो दर्द रहित और तेज़ हो सकते हैं।

Outlook में पुराना मेल संग्रहित करें और पीएसटी फ़ाइल को छोटा रखें

Outlook में पुराने संदेशों का संग्रह बनाने के लिए पीएसटी फ़ाइल से अलग आप हर दिन उपयोग करते हैं:

1. • Outlook 2007 में:
     1. फ़ाइल का चयन करें | Outlook में मेनू से डेटा फ़ाइल प्रबंधन ।
   • आउटलुक 2016 में:
     1. फ़ाइल पर क्लिक करें ।
     2. जानकारी श्रेणी पर जाएं।
     3. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें।
     4. दिखाए गए मेनू से खाता सेटिंग्स ... का चयन करें।
     5. डेटा फ़ाइल टैब पर जाएं।
2. जोड़ें पर क्लिक करें :
   • आउटलुक 2016 में:
     1. फ़ाइल नाम के तहत संग्रह के लिए नाम दर्ज करें:।
     2. प्रकार के रूप में सहेजें के तहत वांछित प्रारूप चुनें:; आमतौर पर, आउटलुक डेटा फ़ाइल का चयन करें ।
   • Outlook 2007 में:
     1. वांछित प्रारूप चुनें। जब तक आपको Outlook 2002 या पहले के साथ डेटा तक पहुंचने की आवश्यकता हो, तब तक Office Outlook व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) को हाइलाइट करना सुरक्षित है।
     2. ठीक क्लिक करें।
     3. वांछित फ़ाइल नाम दर्ज करें।
        • वार्षिक अभिलेखागार अच्छी तरह से काम करते हैं, और वर्ष के बाद पीएसटी फ़ाइल का नामकरण करते हैं। बेशक, यदि आप के पास किसी अन्य योजना से निपटने के लिए बहुत सारे बड़े मेल हैं तो आप मासिक अभिलेखागार चुन सकते हैं। बस सुनिश्चित करें कि परिणामस्वरूप पीएसटी फाइलों के आकार लगभग 1-2 जीबी हैं। बड़ी फाइलें कम कुशल होती हैं।
     4. ठीक क्लिक करें।
     5. नाम के तहत संग्रह PST फ़ाइल का वांछित नाम टाइप करें:।
        • दोबारा, इसकी सामग्री के बाद आपके संग्रह को नामित करना समझदारी है (मेरे मामले में एक वर्ष का मेल)।

1. वैकल्पिक रूप से, पासवर्ड के साथ पहुंच की रक्षा करें ।
2. ठीक क्लिक करें।
3. अब बंद करें पर क्लिक करें ।

मेल को पुरालेख में ले जाएं

अपने नए बनाए गए संग्रह पीएसटी को पॉप्युलेट करने के लिए:

• मेल फ़ोल्डर के तहत दिखाई देने वाले रूट फ़ोल्डर में पूरे फ़ोल्डर को खींचें और छोड़ें।
  • यह आसान है अगर आपके पास पहले से ही "आर्काइव" फ़ोल्डर है जिसमें कहा गया है, पिछले साल के सभी मेल। बस इसे पीएसटी संग्रह में छोड़ दें।
• वैकल्पिक रूप से, अलग-अलग वस्तुओं को संग्रहित करने के लिए:
  1. दाहिने माउस बटन के साथ मेल फ़ोल्डर्स के तहत अपने संग्रह PST के नाम पर रूट फ़ोल्डर पर क्लिक करें।
  2. मेनू से नया फ़ोल्डर चुनें ...।
  3. वांछित फ़ोल्डर नाम टाइप करें।
  4. सुनिश्चित करें कि फ़ोल्डर के अंतर्गत मेल और पोस्ट आइटम चुने गए हैं: यदि आप ईमेल संग्रह करना चाहते हैं। अन्य वस्तुओं को संग्रहीत करने के लिए, उचित श्रेणी चुनें।
  5. ठीक क्लिक करें।
  6. नए बनाए गए फ़ोल्डर पर व्यक्तिगत या ईमेल के समूह खींचें और छोड़ें।
• किसी फ़ोल्डर (या नेस्टेड फ़ोल्डरों) में किसी निश्चित दिनांक से पहले सभी मेल को स्थानांतरित करने के लिए:
  1. • आउटलुक 2016 में:
       1. फ़ाइल पर क्लिक करें ।
       2. जानकारी श्रेणी पर जाएं।
       3. क्लीनअप उपकरण पर क्लिक करें।
       4. दिखाई देने वाले मेनू से संग्रह ... का चयन करें।
     • Outlook 2007 में:
       1. फ़ाइल का चयन करें | Outlook में मेनू से संग्रह ...।
  2. सुनिश्चित करें कि इस फ़ोल्डर और सभी उपफोल्डर्स को संग्रहीत करें: चुना गया है।
  3. वांछित फ़ोल्डर को हाइलाइट करें।
  4. इससे पहले की तारीख ईमेल निर्दिष्ट करें (कहें, इस वर्ष का जनवरी 1) आप पुराने संग्रहित वस्तुओं के तहत स्थानांतरित करना चाहते हैं : __ ।
  5. उपरोक्त बनाए गए संग्रह PST फ़ाइल का चयन करने के लिए ब्राउज़ करें ... बटन का उपयोग करें ।
  6. ठीक क्लिक करें।

• वैकल्पिक रूप से, नई मुक्त स्थान का दावा करने के लिए तुरंत अपनी लाइव पीएसटी फ़ाइल को कॉम्पैक्ट करें ।

पुरालेख पीएसटी फ़ाइल बंद करें

आपके द्वारा सभी आइटम संग्रहीत करने के बाद, आप Outlook में पीएसटी फ़ाइल बंद कर सकते हैं:

1. दाएं माउस बटन के साथ मेल फ़ोल्डरों के नीचे अपने संग्रह पीएसटी के रूट फ़ोल्डर पर क्लिक करें।
2. मेनू से "___" बंद करें का चयन करें ।

एक बंद पुरालेख पीएसटी फ़ाइल से मेल का उपयोग करें

आपके द्वारा बंद की गई एक संग्रह PST फ़ाइल से संदेशों को पुनर्प्राप्त करने के लिए:

1. • आउटलुक 2016 में:
     1. फ़ाइल पर क्लिक करें ।
     2. खोलें और निर्यात का चयन करें।
     3. Outlook डेटा फ़ाइल खोलें क्लिक करें।
   • Outlook 2007 में:
     1. फ़ाइल का चयन करें | ओपन | Outlook डेटा फ़ाइल ... Outlook में मेनू से।
2. वांछित संग्रह पीएसटी फ़ाइल को हाइलाइट करें।
3. ओपन पर क्लिक करें।

पीएसटी फ़ाइल और उसके फ़ोल्डर्स मेल फ़ोल्डर्स के तहत दिखाई देंगे, जो कार्रवाई के लिए तैयार हैं।