आपके लिए संदेशों को संग्रहीत करने के लिए Outlook को निर्देश देकर उत्पादक रहें
ईमेल आपके Outlook इनबॉक्स को तेज़ी से भर सकता है जिससे आप मेल और फ़ोल्डरों के लोगों द्वारा परेशान हो जाते हैं जो बड़े और बड़े होते रहते हैं । अपने इनबॉक्स को हल्का और साफ रखकर उत्पादक रहें। बेशक, आप आने वाले प्रत्येक व्यक्तिगत संदेश को मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं, लेकिन आप ऑटोआर्किव भी चालू कर सकते हैं और Outlook को पुराने संदेशों को आपके लिए संग्रह में ले जाने का काम करने दें।
Outlook AutoArchive का उपयोग कर स्वचालित रूप से पुरालेख मेल
ऑटोआर्किव सुविधा को Outlook के विंडोज संस्करण में शामिल किया गया है (यह मैक संस्करण में नहीं है)। विंडोज 2016 के लिए Outlook 2016, 2013 और 2010 में ऑटोआर्किव सुविधा चालू करने के लिए:
- फ़ाइल > विकल्प > उन्नत पर क्लिक करें।
- ऑटोआर्किव के तहत ऑटोआर्किव सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- ऑटो एनआरचिव में प्रत्येक एन दिन बॉक्स में, निर्दिष्ट करें कि कितनी बार ऑटोआर्किव चलाने के लिए।
- कोई अन्य विकल्प चुनें। उदाहरण के लिए, आप उन्हें संग्रहीत करने के बजाय पुराने आइटम को हटाने के लिए Outlook को निर्देश दे सकते हैं।
- ठीक क्लिक करें।
जब तक आप एक अलग समय निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो Outlook आपके Outlook संदेशों में मानक उम्र बढ़ने की अवधि लागू करता है। आपके इनबॉक्स के लिए, उम्र बढ़ने की अवधि छह महीने है, भेजे गए और हटाए गए आइटमों के लिए, यह दो महीने है, और आउटबॉक्स के लिए, उम्र बढ़ने की अवधि तीन महीने है। जब संदेश उनकी निर्दिष्ट उम्र बढ़ने की अवधि तक पहुंचते हैं, तो उन्हें अगले ऑटोआर्किव सत्र में संग्रहीत करने के लिए चिह्नित किया जाता है।
ऑटोआर्किव चालू करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आप उस फ़ोल्डर स्तर पर निर्दिष्ट करते हैं जो पुराने मेल का गठन करता है और इसका इलाज कैसे किया जाना चाहिए।
- फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण क्लिक करें।
- ऑटोआर्किव टैब पर , इच्छित विकल्पों का चयन करें।
यदि आपकी मुख्य Outlook फ़ाइल बहुत बड़ी हो जाती है तो आप आइटम मैन्युअल रूप से संग्रहीत भी कर सकते हैं।